Budgetposten planen und erstellen
Der Bereich „Budget" ist direkt über das Hauptmenü in der linken Sidebar zugänglich.
Hinweis:
- Um Budgetposten zu erstellen, benötigen Sie Verwaltungsrechte für den Bereich „Budget" sowie mindestens Leserechte für die Aktivitäten und Teilnehmer, denen Sie Budget zuweisen möchten (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte").
- Außerdem muss sich die aktuelle Version des Plans im Modus zum Bearbeiten befinden (siehe „Versionen der Arbeitsbereiche verwalten").
Tipp:
- Es wird empfohlen, Aktivitäten und Teilnehmer zu erstellen, bevor Sie Budgetposten in Ihrem Arbeitsbereich anlegen, da Budgetposten beiden zugewiesen werden.
- Wenn Sie Ihr Budget bereits außerhalb von EMDESK erstellt haben, können Sie Ihre Budgetdaten in Ihren EMDESK-Arbeitsbereich importieren.
Hinweis: Bei EU-finanzierten Forschungsprojekten stellen Budgetposten Ihre geplanten Kosten nach Kostenkategorien dar (Personalkosten, direkte Kosten, indirekte Kosten). Sie können Budgetposten in der Budget-Tabellenansicht anzeigen, filtern und sortieren sowie Budgetdaten im Excel- (.xlsx) oder CSV-Format exportieren.
Befolgen Sie diese Anweisungen, um eine Budgetposition zu erstellen.
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Klicken Sie auf das Menü „Budget" und dann unten auf „+ Budget Hinzufügen".
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Dadurch wird eine Sidebar geöffnet, in der Sie die neue Budgetposition erstellen können:
Füllen Sie die folgenden Pflichtfelder aus:
- Kosten (€): Geben Sie den Betrag der geplanten Kosten ein
- Aktivität: Wählen Sie die Aktivität aus, für die Sie das Budget planen
- Teilnehmer: Wählen Sie den Teilnehmer aus, bei dem die Kosten anfallen
- Kostenkategorie: Wählen Sie eine Kostenkategorie vom Typ „Fix"
Hinweis: Kostenkategorien können unter den Einstellungen für die Anpassung angepasst und konfiguriert werden. Es gibt zwei Arten von Kostenkategorien: feste Beträge (Fix) und tarifbasierte Beträge (Rate). Tarifbasiert sind z. B. Personalkosten, die von der Menge und dem Tarif abhängen, während die festen Beträge Kosten für Waren und Dienstleistungen sind.
Hinweis: Wenn Sie ein tarifbasiertes Personalbudget erstellen möchten, lesen Sie bitte „Personalbudget planen und erstellen".
Optionale Felder:
- Satz für indirekte Kosten: Sobald sowohl die Kostenkategorie als auch der Teilnehmer ausgewählt sind, wird der Satz für indirekte Kosten automatisch ausgewählt. Der Satz für indirekte Kosten hängt von der ausgewählten Kostenkategorie und dem Teilnehmer ab (er wird im Finanzprofil des Teilnehmers verwaltet)
- Beschreibung (optional): Geben Sie eine kurze Beschreibung zur Budgetposition ein
- Zeitraum festlegen (optional): Legen Sie einen festen Zeitraum innerhalb der Laufzeit der Aktivität fest, in dem das Budget geplant wird; standardmäßig wird davon ausgegangen, dass das Budget gleichmäßig über die Laufzeit der Aktivität verteilt wird
- Tags (optional): Klassifizieren und kennzeichnen Sie das Budget mit Tags
Tipp: Die Festlegung des Zeitraums ist optional. Wenn Sie jedoch einen bestimmten Zeitraum innerhalb der Laufzeit der Aktivität angeben möchten, aktivieren Sie „Zeitraum festlegen" und definieren Sie den Start- und Endmonat.
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Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf „Budget speichern".
Hinweis: Für jeden Budgetposten müssen Aktivität, Teilnehmer und Kostenkategorie definiert werden, andernfalls gilt der Budgetposten als nicht zugewiesen. Nicht zugewiesene Einträge werden in einer separaten Tabelle am Ende der Registerkarte „Budget" aufgeführt und nicht im Budget berücksichtigt.
Hinweis: Lesen Sie hier, wie Sie Budgetposten löschen können.