Aktivitäten erstellen, bearbeiten und organisieren (z.B. Arbeitspakete oder Aufgaben)
In EMDESK können Sie Ihre Projektarbeit mithilfe des Arbeitsplans planen und verwalten. Hier fügen Sie Aktivitäten (wie Arbeitspakete oder Aufgaben) und Ereignisse (wie Meilensteine und Ergebnisse) hinzu. Diese Elemente können flexibel strukturiert werden, beispielsweise als Arbeitspakete > Aufgaben > Unteraufgaben, um Ihren Projektanforderungen gerecht zu werden.
Wenn Sie Ihren Projektzeitplan bereits außerhalb der EMDESK-App erstellt haben, können Sie Ihre Projektdaten in den Arbeitsplan importieren.
⚠️ Hinweis:
- Bevor Sie Ihren Arbeitsplan erstellen, überprüfen Sie bitte die Ebenenbezeichnungen und ID-Konventionen Ihres Arbeitsbereichs unter den Anpassungseinstellungen.
- Um Aktivitäten oder Ereignisse hinzuzufügen oder zu ändern, stellen Sie bitte sicher, dass:
- Mindestens ein Projekt vorhanden ist (siehe „Neues Projekt erstellen“).
- Sie über Verwaltungsrechte für den Arbeitsplan, das Projekt oder die übergeordnete Aktivität verfügen (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte”).
- Die aktuelle Planversion befindet sich im Bearbeitungsmodus (siehe „Arbeitsbereichsplanversionen verwalten”).
In diesem Artikel:
Erstellen einer neuen Aktivität
- Gehen Sie im Menü „Startseite“ zu „Arbeitsplan“.
- Öffnen Sie das Aktionsmenü des Projekts oder eines übergeordneten Elements (Arbeitspakete oder Aufgabe) und wählen Sie „Unteraktivität hinzufügen”. Dadurch wird die Seitenleiste „Neue Aktivität” geöffnet.
- In der Seitenleiste können Sie Folgendes für die neue Aktivität festlegen:
- Name: Klicken Sie auf den Platzhalter und geben Sie einen Namen ein.
- Zugewiesene Personen (optional): Wählen Sie die für die Aktivität verantwortlichen Teammitglieder aus.
- ID: Eine ID wird automatisch generiert. Sie haben folgende Möglichkeiten:
- das ID-Format unter „Anpassungseinstellungen“ anpassen
- die Standardeinstellung manuell überschreiben, indem Sie auf das Symbol „Bearbeiten“ klicken und Ihre bevorzugte ID eingeben
- Beschreibung (optional): Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
- Ziele (optional): Fügen Sie ein Ziel hinzu.
- Vorgänger (optional): Wählen Sie andere Aktivitäten oder Ereignisse aus, die abgeschlossen sein müssen, bevor diese Aktivität beginnen kann.
- Leiter. Teilnehmer (optional): Weisen Sie den für die Aktivität verantwortlichen Teilnehmer zu. Sie können bis zu 3 leitende Teilnehmer hinzufügen.
- Weitere Teilnehmer (optional): Fügen Sie weitere Teilnehmer hinzu, die an der Aktivität beteiligt sind.
- Aktivitätstyp: Wählen Sie den entsprechenden Typ aus der Dropdown-Liste aus. Diese Typen werden durch die Arbeitsbereichsvorlage definiert (änderbar unter den Anpassungseinstellungen).
- Start: Wählen Sie einen Startmonat für die Aktivität aus, wobei M01 dem Startdatum des Projekts entspricht.
- Dauer: Legen Sie die Dauer der Aktivität in Monaten fest.
💡 Gut zu wissen: Wenn Sie einer Aktivität Unteraktivitäten hinzufügen, wird deren Dauer automatisch so aktualisiert, dass sie vom Beginn der frühesten Unteraktivität bis zum Ende der spätesten Unteraktivität reicht.
- Tags (optional): Kategorisieren Sie die Aktivität, indem Sie Tags hinzufügen.
- Aktualisierungsberichte aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um Statusberichte für diese Aktivität zu aktivieren.
💡 Tipp: Um die Aktivität an einer bestimmten Stelle einzufügen, klicken Sie auf das Symbol „Verschieben nach“ in der Seitenleiste und wählen Sie eine Position aus.
Durch Ändern der Position (außer auf den letzten Platz) wird die ID der verschobenen Aktivität und aller folgenden Elemente aktualisiert.
Wenn keine Position angegeben ist, wird die neue Aktivität am Ende der Aktivitätenliste des Projekts hinzugefügt.
- Klicken Sie auf „Aktivität speichern“, um sie Ihrem Arbeitsplan hinzuzufügen.
Aktivitäten bearbeiten und aktualisieren
Klicken Sie auf die Aktivität oder das Symbol „Bearbeiten“, um die Seitenleiste zu öffnen.
Aktualisieren Sie in der Seitenleiste alle Felder nach Bedarf:
- Name: Aktualisieren Sie den Namen der Aktivität.
- Zuweisungen auswählen: Klicken Sie auf das Plus-Symbol und aktualisieren Sie die Zuweisungen für die Aktivität.
- ID: Eine ID wird automatisch generiert. Sie können:
- das ID-Format unter den Anpassungseinstellungen anpassen
- die Standardeinstellung manuell überschreiben, indem Sie auf das Symbol „Bearbeiten“ klicken und Ihre bevorzugte ID eingeben
- Beschreibung: Bearbeiten Sie die Beschreibung.
- Ziele: Bearbeiten Sie die Ziele
- Vorgänger (optional): Wählen Sie andere Aktivitäten oder Ereignisse aus, die abgeschlossen sein müssen, bevor diese Aktivität beginnen kann.
- Leiter. Teilnehmer (optional): Weisen Sie den für die Aktivität verantwortlichen Teilnehmer zu. Sie können bis zu 3 leitende Teilnehmer hinzufügen.
- Weitere Teilnehmer (optional): Fügen Sie weitere Teilnehmer hinzu, die an der Aktivität beteiligt sind.
- Aktivitätstyp: Wählen Sie den entsprechenden Typ aus der Dropdown-Liste aus. Diese Typen werden durch die Arbeitsbereichsvorlage definiert (änderbar unter den Anpassungseinstellungen).
- Start: Wählen Sie einen Startmonat für die Aktivität aus, wobei M01 dem Startdatum des Projekts entspricht.
- Dauer: Legen Sie die Dauer der Aktivität in Monaten fest.
💡 Gut zu wissen: Wenn Sie einer Aktivität Unteraktivitäten hinzufügen, wird deren Dauer automatisch so aktualisiert, dass sie vom Beginn der frühesten Unteraktivität bis zum Ende der spätesten Unteraktivität reicht.
- Tags (optional): Kategorisieren Sie die Aktivität, indem Sie Tags hinzufügen.
- Aktualisierungsberichte aktivieren: Schalten Sie diese Option ein/aus, um die Statusberichte für diese Aktivität zu aktivieren.
Klicken Sie auf „Aktivität speichern“, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Aktivitäten an eine andere Position verschieben
Um eine Aktivität an eine andere Position oder unter ein anderes Projekt oder eine andere Aktivität zu verschieben, klicken Sie auf das Symbol „Verschieben nach“ in der Pfadanzeige oben in der Seitenleiste und wählen Sie die neue Position aus, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken:
💡 Gut zu wissen:
- Wenn Sie eine Aktivität unter ein anderes Projekt oder eine andere Aufgabe verschieben und diese früher beginnt oder später endet als ihre neue übergeordnete Aktivität, passt die übergeordnete Aktivität ihre Zeitleiste automatisch an.
- Wenn Sie eine Aktivität an eine neue Position verschieben (nicht ganz ans Ende), aktualisiert das System automatisch ihre ID sowie die IDs aller folgenden Aufgaben und Unteraufgaben, um die richtige Reihenfolge beizubehalten.