Budget importieren
Haben Sie Ihr Projektbudget in einer Tabelle vorbereitet, können Sie es in Budget importieren. Jede Zeile wird zu einem Budgetposten für eine Aktivität, einen Teilnehmer und eine Kostenkategorie. Die allgemeinen Regeln zu Dateien, Zuordnung und Fehlerdateien finden Sie unter Importieren in EMDESK.
💡 Hinweis:
- Sie benötigen Verwalten-Rechte für Budget und mindestens Lesen-Rechte für die Aktivitäten und Teilnehmer in der Datei (siehe Rollen und Zugriffsrechte). Die neueste Planversion muss bearbeitbar sein.
- Aktivitäten, Teilnehmer und Kostenkategorien müssen bereits vorhanden sein. Für Personalkosten brauchen die Teilnehmer außerdem Personalkostenraten, die für das Budget freigegeben sind.
Inhalt
Spalten der Datei
Die englische Spaltenüberschrift (in Klammern) wird automatisch zugeordnet; bei deutschen Überschriften der erforderlichen Spalten wählen Sie die Eigenschaft im Dropdown selbst. Diese Spalten sind erforderlich:
| Aktivität (Activity) | Das Projekt oder die Aktivität: ID, Kurzname oder Name, z.B. Task 1.1 oder WP 3.
|
| Teilnehmer (Participant) | ID, Kurzname oder Name, z.B. P1 oder AUR.
|
| Kostenkategorie (Cost Category) | Der Name einer Kostenkategorie Ihres Arbeitsbereichs, z.B. Personnel, Travel oder Equipment. |
| Betrag (Amount) | Die Kosten in der Währung des Arbeitsbereichs, z.B. 4500. Für Personalkosten können Sie stattdessen den Aufwand eingeben und die Einheit setzen, z.B. 6 mit Einheit PM. |
| Name der Personalkostenrate (Personnel Cost Rate Name) | Personalkosten: der Name einer Personalkostenrate dieses Teilnehmers, z.B. Senior researcher. Die Rate muss für das Budget freigegeben und im Zeitraum des Postens gültig sein. Alle anderen Kostenkategorien: leer lassen. Diese Spalte muss in der Datei stehen; sie kann nicht durch einen Standardwert ersetzt werden. |
Diese Spalten sind optional:
| Einheit (Unit) | Nur Personalkosten: PM (Personenmonate), PD (Personentage) oder PH (Personenstunden), wenn der Betrag ein Aufwand ist. EMDESK berechnet dann die Kosten aus der Personalkostenrate. Ist sie leer, gilt der Betrag als Kosten und EMDESK berechnet den Aufwand. Für alle anderen Kostenkategorien leer lassen. |
| Startmonat / Endmonat (Start month / End month) | Der Zeitraum des Postens innerhalb der Aktivität als Projektmonat, z.B. M02 und M12. Sind sie leer, umfasst der Posten die gesamte Dauer der Aktivität. |
| Beschreibung (Description) | Die Beschreibung des Postens. |
| Tags (Tags) | Tags, durch Kommas ohne Leerzeichen getrennt, z.B. jahr1,hardware. |
Dies ist ein Beispiel dafür, wie Ihre Datendatei aussehen könnte. Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle.
Eine Personalkostenzeile mit der Rate No rate (effort/time only) erfasst den Betrag als Aufwand ohne Kosten.
Tipp: Die „Importvorlage“ im Import-Dialog enthält alle diese Spalten mit Beispielzeilen aus Ihrem Arbeitsbereich, einschließlich Ihrer Teilnehmer und Kostenkategorien.
Importieren
- Öffnen Sie Budget, klicken Sie oben rechts auf den Pfeil neben „Budget hinzufügen“ und wählen Sie „Import“.
- Enthält Ihr Arbeitsbereich mehrere Projekte, wählen Sie das Projekt und klicken Sie auf „Weiter“.
- Klicken Sie auf „Durchsuchen oder Datei hineinziehen“ und wählen Sie Ihre Datei (nur XLSX-Dateien) oder ziehen Sie sie in das Feld.
- Prüfen Sie die Zuordnung: Spalten mit passender Überschrift sind automatisch zugeordnet (grün). Andere Spalten ordnen Sie rechts im Dropdown zu; Spalten ohne Eigenschaft werden nicht importiert.
- Klicken Sie auf „Jetzt importieren“. Fehlt eine erforderliche Spalte, klicken Sie zuerst auf „Weiter“ und geben Sie einen Standardwert ein, z.B. dieselbe Kostenkategorie für alle Zeilen.
Nach dem Import zeigt die Budget-Tabelle mit der Meldung „Import abgeschlossen.“ nur die gerade importierten Posten. Entfernen Sie den Filter, um wieder alle Posten zu sehen; später finden Sie den Import mit dem Filter „Importiert am“. Konnten einige Zeilen nicht importiert werden, lädt EMDESK eine Fehlerdatei herunter. Sie enthält nur die Zeilen, die nicht importiert wurden, und der falsche Wert ist rot markiert. Korrigieren Sie die Werte und importieren Sie die Fehlerdatei erneut, bis alle Zeilen akzeptiert werden; siehe Ergebnis und Fehlerdatei.
Lesen Sie weiter, wie Sie Aktivitäten und Ereignisse, Teilnehmer, Personalkostenraten und Ausgaben importieren.