Neue Benutzer zu einem Arbeitsbereich einladen und hinzufügen
Hinweis:
- Nur Benutzer mit der Rolle „Admin“ oder „Manager“ können Benutzer einladen oder verwalten. (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte“).
- Die Benutzerverwaltung erfolgt pro Arbeitsbereich und nicht für Ihr gesamtes Konto.
Was sind „Benutzer“ in EMDESK?
Ein Benutzer ist eine reale Person, die in Ihrem EMDESK-Arbeitsbereich tätig ist. Er kann im Auftrag eines oder mehrerer Projektteilnehmer arbeiten und sieht nur das, was seine Berechtigungen zulassen.
Personen können nur dann auf einen Arbeitsbereich zugreifen, wenn sie ausdrücklich per E-Mail eingeladen wurden.
Sie können jeden mit einer E-Mail-Adresse einladen. Falls diese Person noch kein EMDESK-Konto besitzt, wird sie während des Einladungsprozesses aufgefordert, eines zu erstellen.
So laden Sie neue Benutzer ein
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- Klicken Sie im Startmenü auf „Benutzer“, um den Bereich „Benutzer“ zu öffnen.
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Klicken Sie auf „+ Neuen Benutzer einladen“. Dadurch wird das Dialogfeld „Neue Teammitglieder einladen“ geöffnet.
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Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein. Sie können diese durch Kommas, Semikolons oder Leerzeichen trennen.
Klicken Sie anschließend auf „Einladen“.
Tipp: Viele E-Mail-Adressen? Sie können E-Mail-Adressen kopieren und in das Feld einfügen. Achten Sie nur darauf, dass sie durch Kommas, Semikolons oder Leerzeichen getrennt sind.
Hinweis:
- Die E-Mail-Einladung mit einem Link wird an jede der angegebenen E-Mail-Adressen gesendet. Die Eingeladenen treten über diese E-Mail-Einladung dem Arbeitsbereich bei.
- Der Link ist 7 Tage lang gültig. Nach Ablauf dieser Zeit oder falls der Nutzer die ursprüngliche E-Mail verlegt hat, können Sie eine Einladung erneut versenden.
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Eingeladene Benutzer werden auf der Registerkarte „Benutzer“ mit dem Status „Ausstehend“ angezeigt, bis sie die Einladung annehmen.
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- Sie können die Zugriffsrechte der eingeladenen Benutzer bereits überprüfen und verwalten, während diese sich im Status „Ausstehend“ befinden.
Hinweis: Alle neuen Benutzer erhalten standardmäßig den Status „Regulärer Benutzer“ mit Zugriffsrechten auf alle Bereiche: Projekte & Aktivitäten, Teilnehmer, Dokumente, Budget und Ausgaben (lesen Sie mehr unter „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte“).
Alternative Einladungsmethoden
Falls die Standard-E-Mail-Einladung nicht funktioniert, stehen Ihnen im Benutzermenü (drei Punkte neben dem Namen) weitere Optionen zur Verfügung:
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Einladung erneut senden
Sendet eine neue Einladungs-E-Mail mit einem neuen 7-Tage-Link. Verwenden Sie diese Option, wenn die ursprüngliche Einladung abgelaufen ist oder der Benutzer die E-Mail nicht finden kann.
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Einladungslink kopieren
Kopiert den Einladungslink in Ihre Zwischenablage, sodass Sie ihn manuell über Ihre eigene E-Mail, eine Messaging-App oder einen anderen Kommunikationskanal versenden können. Dies ist nützlich, wenn Probleme bei der E-Mail-Zustellung auftreten oder wenn Sie die Einladung lieber über Ihre eigenen Kanäle versenden möchten.
Nächster Schritt: Nachdem Sie Benutzer eingeladen und deren Zugriffsrechte festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, diese in Gruppen zu organisieren.