Konversationen / Nachrichten
Hinweis:
- Um eine Konversation zu einem Element im Arbeitsbereich zu starten, müssen Sie mindestens über Leserechte für dieses Element verfügen (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte“).
- Wenn jemand eine Nachricht zu einem Workspace-Element hinterlässt, werden alle Follower dieses Elements sowie alle Personen, die in der Nachricht @erwähnt wurden, per E-Mail und über eine In-App-Benachrichtigung darüber informiert.
Die Registerkarte „Konversationen“ befindet sich oben in der Sidebar eines Elements. Sie ermöglicht es Benutzern, Nachrichten zu senden und Konversationen zu Workspace-Elementen zu führen. Nachrichten werden in chronologischer Reihenfolge angezeigt, wobei die neueste unten steht. Darüber hinaus werden alle Nachrichten im Dashboard in chronologischer Reihenfolge angezeigt.
Die Nachrichtenfunktion ist für die folgenden Arten von Workspace-Elementen verfügbar:
- Projekte
- Aktivitäten
- Ergebnisse
- Meilensteine
- Teilnehmer
- Aufgaben
- Gruppen
- Budgets
- Ausgaben
Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um eine Nachricht zu einem Element im Arbeitsbereich zu verfassen.
- Klicken Sie auf ein Element im Arbeitsbereich, zu dem Sie eine Nachricht senden möchten, oder klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“. Dadurch wird eine Sidebar für das Element geöffnet.
- Wechseln Sie in der Sidebar zur Registerkarte „Konversationen“.
- Klicken Sie in den Nachrichtenbereich und geben Sie Ihre Nachricht ein:
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Markieren/verweisen Sie auf andere Arbeitsbereichselemente mit @mention: Klicken Sie auf das Symbol „@“ oder geben Sie einfach das Symbol „@“ ein und schreiben Sie den Namen des Benutzers, der Gruppe oder eines beliebigen Arbeitsbereichselements, um darauf zu verweisen, z. B. @Larry Davis, @Steering Group, @WP1, @D1.1.
Tipp: Da Benutzer Arbeitselemente in Kommentaren mit @mention markieren können, können Sie anschließend auf diese markierten Elemente (als blaue Links gekennzeichnet) klicken, um sie zu öffnen.
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Fügen Sie Ihrer Nachricht Dokumente bei: Klicken Sie auf das Symbol „Dokument“; dadurch wird der Abschnitt „Dokumente“ in einem modalen Fenster geöffnet. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument und klicken Sie auf „Auswählen“. Die ausgewählten Dokumente werden im Entwurf Ihrer Nachricht aufgelistet. Klicken Sie auf „X“, um einen Anhang zu entfernen.
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Ein Meeting starten oder planen: Klicken Sie auf das „Kamera-Symbol“; dadurch wird das Fenster „Meeting starten“ mit bereits vorausgewählten Teilnehmern (aktive Benutzer in der Diskussion) geöffnet. Geben Sie ein Thema für das Meeting ein, aktualisieren Sie die Teilnehmerliste bei Bedarf, klicken Sie auf „Jetzt starten“, um das Meeting sofort zu beginnen, oder aktivieren Sie den Schalter „Planen“, um Datum und Uhrzeit für das Meeting in der Zukunft festzulegen. Weitere Informationen zu anderen Möglichkeiten, ein Meeting zu starten oder zu planen, finden Sie hier.
- Klicken Sie anschließend auf „Nachricht senden“, um die Anfrage abzuschicken.
Integration von Besprechungen
Konversationen lassen sich nahtlos in die Besprechungsfunktion integrieren. Wenn Sie eine Besprechung aus einer Konversation heraus starten, werden die Teilnehmer, die in der Diskussion aktiv waren, automatisch als Teilnehmer vorausgewählt. Ebenso können Sie nach Beendigung einer Besprechung die Diskussion im Konversations-Thread fortsetzen, um die Ergebnisse der Besprechung oder Aktionspunkte weiterzuverfolgen.
Hinweis: Konversationen in Gruppen sind besonders nützlich für die Teamkoordination. Wenn Sie eine Nachricht an ein Gruppenelement senden, werden alle Gruppenmitglieder automatisch benachrichtigt, was die Kommunikation mit ganzen Teams auf einmal erleichtert.
Nach dem Erstellen einer Nachricht können Sie diese für kurze Zeit bearbeiten und löschen.
- Um die Nachricht zu bearbeiten, klicken Sie bei der Nachricht auf „Bearbeiten“, aktualisieren Sie sie und klicken Sie auf „Speichern“.
- Um die Nachricht zu löschen, klicken Sie auf das „X“ neben der Nachricht.
Hinweis: Wenn die Bearbeitungszeit abgelaufen ist, müssen Sie über die Benutzerrolle „Admin“ oder „Manager“ verfügen, um Nachrichten bearbeiten oder löschen zu können (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte“).