Ausgaben importieren

EMDESK ermöglicht die Nachverfolgung und Berichterstattung von Ausgaben, die von Teilnehmern für Projekte und Aktivitäten in Ihrem Arbeitsbereich getätigt wurden. Ausgaben (Kosten und Aufwand) werden für ein Projekt/eine Aktivität und einen Teilnehmer im Abschnitt „Ausgaben” erstellt und erfasst.

Wenn Sie Ihre Projektkosten bereits außerhalb von EMDESK erfasst haben, können Sie Ihre Kostenaufzeichnungen in Ihren EMDESK-Arbeitsbereich importieren.

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen zum Importieren von Ausgabendatensätzen in einen EMDESK-Arbeitsbereich.

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Um Ausgabensätze zu importieren, bereiten Sie Ihre Datendatei für den Import vor:

• Die Datei muss im XLSX-Format vorliegen, maximal 2 MB groß sein und nur 1 Blatt enthalten (weitere technische Anforderungen an die Datei finden Sie hier).
• Die XLSX-Datei muss die erforderlichen Spalten mit den folgenden Überschriften enthalten:

Einheit	Für Kostenkategorien vom Typ „Satz”: Um Kosten zu importieren, geben Sie EUR ein (oder lassen Sie das Feld leer). Um Personalaufwand zu importieren, geben Sie PH (Personenstunde), PD (Personentag) oder PM (Personenmonat) ein. Hinweis: Wenn nicht festgelegt, ist EUR die Standardeinstellung. Für Kostenkategorien vom Typ „fix“: Bitte leer lassen
Betrag	Je nach gewählter Einheit kann der Betrag entweder Kosten oder Personalaufwand sein. Geben Sie den Betrag in den folgenden Zahlenformaten ein: 1000,00; 1000.00; oder 1.000,00 (wenn nicht festgelegt, ist der Standardwert 0,00).
Aktivität	Verknüpftes Projekt oder verknüpfte Aktivität für einen Spesenbeleg – geben Sie den genauen Namen oder die ID des Projekts oder der Aktivität ein, wie im Abschnitt „Arbeitsplan“ Ihres Arbeitsbereichs* definiert, z. B. Aufgabe 1.1 oder Screening und Analyse.
Teilnehmer	Verknüpfter Teilnehmer für den Ausgabenbeleg – Geben Sie die genaue ID, den Kurznamen oder den Namen des Teilnehmers ein, wie im Abschnitt „Teilnehmer” Ihres Arbeitsbereichs* definiert, z. B. P1, BWE oder Wayne Enterprises.
Kostenkategorie	Kostenkategorie des Spesenbelegs – Geben Sie den genauen Kurznamen der Kostenkategorie ein, wie er in Ihrem Arbeitsbereich* definiert ist (lesen Sie hier, wo Sie die Übersicht über die Kostenkategorien Ihres Arbeitsbereichs finden).
Name des Personalkostensatzes	Für die Kostenkategorien vom Typ „Satz”: Geben Sie den genauen Namen des Personalkostensatzes des verknüpften Teilnehmers ein und stellen Sie sicher, dass der Satz für die Spesenabrechnung zulässig ist (lesen Sie hier, wo Sie die Personalkostensätze der Teilnehmer finden). Für die Kostenkategorien vom Typ „fix”: Bitte leer lassen
Datum	Datum für den Spesenbeleg im folgenden Format: JJJJ-MM-TT * Der Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein, der importierte Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugeordnet

• Die XLSX-Datei kann auch zusätzliche Informationen in den folgenden optionalen Spalten enthalten:

Enddatum	Ende des Zeitraums, für den die Ausgabe angefallen ist
Beschreibung	Beschreibung für den Spesenbeleg
Nicht förderfähig	Wenn der Ausgabenbeleg nicht förderfähig ist, geben Sie bitte „TRUE” ein. Wenn der Ausgabenbeleg förderfähig ist, geben Sie bitte „FALSE” ein.
Keine Gemeinkosten	Wenn der indirekte Kostensatz nicht angewendet werden soll, geben Sie bitte TRUE ein. Wenn der indirekte Kostensatz angewendet werden soll, geben Sie bitte FALSE ein.
Tags	Fügen Sie Tags für den Spesenbeleg hinzu und trennen Sie diese durch Kommas ohne Leerzeichen , z. B. tag1,tag2,tag3 * Der Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein. Der importierte Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugewiesen

Dies ist ein Beispiel dafür, wie Ihre Datendatei aussehen könnte:

Hinweis: Alle ausgeblendeten Zeilen in der Excel-Datei werden für den Import erkannt. Wenn diese Zeilen nicht importiert werden sollen, müssen sie entfernt werden.

Tipp: Um eine Beispiel-Excel-Datei herunterzuladen, gehen Sie zum Abschnitt „Ausgaben“, klicken Sie auf die Registerkarte „Ausgaben“ und dann auf die Schaltfläche „+ Importieren“ am unteren Rand des Abschnitts und anschließend auf die Schaltfläche „Beispiel-Tabelle“:

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Wenn die Datei zum Importieren bereit ist, klicken Sie im Menü „Startseite“ auf „Ausgaben“, um den Abschnitt „Ausgaben“ zu öffnen. 3

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Klicken Sie auf die Registerkarte „Ausgaben“ und anschließend unten auf „+ Importieren“. Daraufhin wird das Dialogfeld „Datei hochladen“ geöffnet.

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Klicken Sie auf den Bereich „Datei auswählen oder ablegen“, um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen, oder ziehen Sie die Datei einfach per Drag & Drop in diesen Bereich.   

Hinweis: Der Import unterstützt nur XLSX-Dateien.

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Ordnen Sie die Spaltenüberschriften aus Ihrer Datei den Ausgaben-Eigenschaften im angezeigten Fenster zu.

• Einige der Spalten sind möglicherweise bereits anhand ihrer Namen zugeordnet und werden grün markiert:

• Um die anderen Spalten zuzuordnen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie die entsprechende Eigenschaft aus:

Hinweis: Spalten, die nicht zugeordnet sind, werden nicht in den Arbeitsbereich importiert.

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Klicken Sie auf „Jetzt importieren“ am unteren Rand des Fensters.

• Wenn der Import ohne Probleme abgeschlossen wurde, erscheint eine grüne Meldung, die bedeutet, dass alle Datensätze in Ihrer Datei erfolgreich erkannt wurden:
  
  

  

Hinweis: Die importierten Ausgabendatensätze sind in der Währung angegeben, die in Ihren allgemeinen Arbeitsbereichseinstellungen festgelegt ist.
Tipp: Alle Ausgabendatensätze aus dem Import sind mit dem Tag „import_[Datum]_[Uhrzeit]“ versehen, z. B. „import_2022-10-20_12-10-13“. Um Datensätze aus dem Import schnell zu finden und zu aktualisieren/löschen, verwenden Sie das Tag zum Filtern der Daten .
• Wenn der Import mit einigen Problemen abgeschlossen wurde, erscheint eine orangefarbene Meldung, die darauf hinweist, dass nicht alle Datensätze in Ihrer Datei erkannt wurden (die Werte für die Eigenschaften hatten nicht das richtige Format oder konnten nicht mit vorhandenen Datensätzen abgeglichen werden) und dass eine Fehlerdatei heruntergeladen wurde:



Die Fehlerdatei enthält nur die Ausgabedatensätze, die nicht importiert wurden, und zeigt die fehlerhaften Werte in roter Farbe an. Bearbeiten Sie die fehlerhaften Daten und wiederholen Sie den Importvorgang für die neuen Daten, bis alle Datensätze akzeptiert werden.

Hinweis: Lesen Sie weiter, wie Sie Projektaktivitäten und -ereignisse, Teilnehmer, Personalkostensätze und Budgetposten in einen EMDESK-Arbeitsbereich importieren können.