Ausgaben verfolgen und melden
Mit EMDESK meldet jede Organisation und jede Person in einem Projekt die Kosten, die ihr entstehen, zum Beispiel Reisen, Ausrüstung, Waren und Dienstleistungen sowie Personalkosten, zu den Projekten, Arbeitspaketen und Aufgaben im Arbeitsplan. Alle Ausgaben stehen im Bereich Ausgaben in einer Tabelle, die Sie filtern, durchsuchen und exportieren können.
Dieser Artikel erklärt, wie Sie Ausgaben aller Art melden. Was speziell für Personalkosten und Aufwand gilt (Kostensätze, Personentage und Personenmonate), erklärt der Artikel „Personalkosten und Arbeitsaufwand erfassen“.
Hinweis: Um Ausgaben zu melden, zu bearbeiten und zu löschen, benötigen Sie Verwaltungsrechte (Verwalten) für den Bereich Ausgaben und mindestens Leserechte (Lesen) für den Teilnehmer und die Aktivität, mit denen die Ausgabe verknüpft ist. Um zum Beispiel eine Ausgabe zu WP2 für Organisation A zu melden, benötigen Sie Verwaltungsrechte für Ausgaben und mindestens Leserechte für Organisation A und für WP2. Benutzer mit der Zugriffsebene Admin oder Manager können Ausgaben zu allen Aktivitäten und Teilnehmern verwalten.
- Eine Ausgabe melden
- Kosten in einer anderen Währung
- Ausrüstung, die nur teilweise für das Projekt genutzt wird
- In welchem Berichtszeitraum eine Ausgabe zählt
- Eine Ausgabe bearbeiten, duplizieren oder löschen
- Nachweise anhängen und eine Ausgabe besprechen
Eine Ausgabe melden
- Klicken Sie in der linken Navigation auf Ausgaben.
- Klicken Sie oben rechts auf die grüne Schaltfläche Ausgaben hinzufügen. Die Seitenleiste für die neue Ausgabe öffnet sich.
Tipp: Um viele Ausgaben auf einmal aus einer Datei hinzuzufügen, klicken Sie auf den Pfeil neben Ausgaben hinzufügen und wählen Sie Import.
Tipp: Sie können eine Ausgabe auch direkt im Arbeitsplan oder im Bereich Teilnehmer melden. Öffnen Sie das Aktionsmenü am Ende der Zeile einer Aktivität oder eines Teilnehmers und wählen Sie Ausgabe berichten. Die Seitenleiste für die neue Ausgabe öffnet sich, und die Aktivität oder der Teilnehmer ist bereits ausgefüllt.
Hinweis: Einige Felder einer neuen Ausgabe können bereits ausgefüllt sein. Prüfen Sie jedes davon, bevor Sie speichern.
- Wählen Sie, wie die Ausgabe datiert wird:
- Datum: ein einzelnes Datum, zum Beispiel das Rechnungsdatum.
- Zeitraum: ein Start- und ein Enddatum, für Kosten, die zu einer Zeitspanne gehören, zum Beispiel drei Monate Reisekosten.
- Bericht: ein Berichtszeitraum. Die Ausgabe übernimmt das Start- und Enddatum dieses Berichtszeitraums. Berichtszeiträume legt der Projektadministrator an; Sie wählen nur einen aus.
Hinweis: Wenn Sie Zeitraum oder Bericht wählen, wird die Ausgabe bzw. der Aufwand gleichmäßig auf den gesamten Zeitraum verteilt.
- Wählen Sie die Aktivität: das Projekt, Arbeitspaket oder die Aufgabe, zu der die Kosten gehören.
- Wählen Sie den Teilnehmer: die Organisation oder eine Person dieser Organisation, der die Kosten entstanden sind.
- Wählen Sie die Kostenkategorie. Jede Kategorie zeigt ihren Typ: Fix für einen festen Betrag, zum Beispiel Reisen, Ausrüstung oder Waren und Dienstleistungen, oder Rate für Kosten, die aus einem Kostensatz und einem Aufwand berechnet werden, zum Beispiel Personalkosten.
Hinweis: Kostenkategorien werden für jeden Arbeitsbereich in den Einstellungen unter Customization festgelegt. Der Gemeinkostensatz für eine Ausgabe wird automatisch aus ihrer Kostenkategorie, ihrem Teilnehmer und ihrem Projekt ermittelt. Der daraus berechnete Gemeinkostenbetrag wird neben den Kosten angezeigt.
- Geben Sie den Betrag im Feld oben in der Seitenleiste ein. Bei einer Personalkostenkategorie vom Typ Rate geben Sie dort stattdessen den Aufwand ein; das erklärt der Artikel „Personalkosten und Arbeitsaufwand erfassen“.
- Geben Sie eine Beschreibung ein, die die Kosten begründet, damit jeder, der die Ausgabe später prüft, weiß, wofür die Kosten angefallen sind. Zum Beispiel: „Konsortialtreffen in Brüssel: Zug und Hotel, zwei Nächte“.
- Setzen Sie bei Bedarf diese Optionen:
- Nicht förderfähig: Schalten Sie diese Option ein, wenn die Ausgabe nicht förderfähig ist.
- Keine Gemeinkosten: Schalten Sie diese Option ein, wenn auf die Ausgabe kein Gemeinkostensatz angewendet werden soll.
- Tags: Fügen Sie Tags hinzu, um Ausgaben zu gruppieren und zu filtern, zum Beispiel in Analytics.
- Klicken Sie auf Speichern. Die Ausgabe erscheint in der Liste der Ausgaben.
Hinweis: Jede Ausgabe braucht eine Aktivität, einen Teilnehmer und eine Kostenkategorie. Eine Ausgabe, der eines davon fehlt, ist nicht zugeordnet: Sie wird weiterhin in der Ausgaben-Tabelle aufgeführt, aber nicht in den Summen im Arbeitsplan, bei den Teilnehmern und in Analytics berücksichtigt.
Kosten in einer anderen Währung
Bei Kostenkategorien vom Typ Fix können Sie einen Betrag in der Währung melden, in der Sie bezahlt haben. Klicken Sie auf die Währungsbezeichnung unter dem Betrag, zum Beispiel Kosten (€), und wählen Sie die Währung. Geben Sie im Dialog In Fremdwährung buchen den Betrag ein und wählen Sie, wie der Wechselkurs ermittelt wird. EMDESK rechnet den Betrag in die Währung des Arbeitsbereichs um. Einzelheiten finden Sie im Artikel „Ausgaben in einer Fremdwährung melden“.
Ausrüstung, die nur teilweise für das Projekt genutzt wird
Wenn ein Projekt ein Gerät nur teilweise oder nur einige Monate nutzt, wird nur dieser Anteil des Kaufpreises abgerechnet. Melden Sie die Ausrüstung mit dem vollen Kaufpreis und klicken Sie auf die Abschreibungsschaltfläche neben dem Betrag; EMDESK berechnet dann den Anteil. Einzelheiten finden Sie im Artikel „Ausrüstungskosten abschreiben“.
In welchem Berichtszeitraum eine Ausgabe zählt
Eine Ausgabe zählt in dem Berichtszeitraum, in den ihr Datum oder ihr Zeitraum fällt. Daraus folgt dreierlei:
- Sie müssen nicht warten, bis ein Berichtszeitraum existiert. Wird ein Berichtszeitraum später angelegt, enthält er die Ausgaben, deren Datum bereits in diesen Zeitraum fällt.
- Erscheint eine Ausgabe im falschen Berichtszeitraum, korrigieren Sie das Datum der Ausgabe, nicht den Berichtszeitraum.
- Ein einzelnes Datum oder ein Zeitraum ordnet die Kosten genauer zu als die Option Bericht. Das ist wichtig, wenn ein Finanzbericht nur einen Teil eines Berichtszeitraums abdeckt.
Eine Ausgabe bearbeiten, duplizieren oder löschen
Klicken Sie in der Liste der Ausgaben auf eine Zeile, um die Ausgabe in der Seitenleiste zu öffnen und zu ändern. Das Menü am Ende jeder Zeile bietet:
- Bearbeiten: öffnet die Ausgabe in der Seitenleiste.
- Duplizieren: erstellt eine Kopie, die Sie für ähnliche Kosten anpassen können.
- Löschen: entfernt die Ausgabe. Eine gelöschte Ausgabe kann nicht wiederhergestellt werden.
Gesperrte Ausgaben können nicht geändert werden; dasselbe gilt für alle Ausgaben, solange die Berichterstattung für den Arbeitsbereich deaktiviert ist.
Nachweise anhängen und eine Ausgabe besprechen
Wenn Sie eine bestehende Ausgabe öffnen, finden Sie oben in der Seitenleiste Symbole für weitere Registerkarten. Zwei davon sind:
- Dokumente (das Dokumentsymbol): Klicken Sie auf Dokumente anhängen, um die Rechnung, die Gehaltsabrechnung oder ein anderes Dokument hinzuzufügen, das die Kosten belegt.
- Conversation (das Sprechblasensymbol): Schreiben Sie Nachrichten zu der Ausgabe an Ihre Kolleginnen und Kollegen und an den Projektadministrator. Die Nachrichten werden mit der Ausgabe gespeichert.
