Ausgaben verfolgen und melden
Mit EMDESK können Sie andere Ausgaben, die von Teilnehmern wie Organisationen und Personen für Arbeitsaufgaben, z. B. Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben, angefallen sind, verfolgen und melden. Die Ausgabenverfolgung finden Sie im Abschnitt „Ausgaben”. Alle Datensätze sind in der Tabellenansicht organisiert und können gefiltert, durchsucht und exportiert werden.
Informationen zur Verwaltung und Berichterstattung von Personalausgaben und Arbeitsaufwand finden Sie hier.
Hinweis: Um Ausgaben zu verwalten, benötigen Sie die Zugriffsrechte „Verwalten” für Ausgaben. Darüber hinaus müssen Sie Zugriff auf die Aktivitäten und Teilnehmer haben, mit denen die Ausgaben verknüpft sind. Um beispielsweise Ausgaben zu verwalten, die für die Organisation A in WP2 und WP3 angefallen sind, benötigen Sie die Zugriffsrechte „Verwalten” für Ausgaben und Zugriff auf die Organisation A und die Aktivitäten WP2 und WP3 (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte”). Benutzer mit der Zugriffsebene „Admin” oder „Manager” können Ausgaben verwalten, die mit allen Aktivitäten und Teilnehmern verknüpft sind.
Hinweis: Lesen Sie hier, wie Sie Ausgaben importieren können.
Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen zur Meldung von Ausgaben.
- Klicken Sie im Startmenü auf „Ausgaben“, um den Abschnitt „Ausgaben“ zu öffnen.
- Klicken Sie anschließend unten auf „+ Ausgaben melden”. Daraufhin öffnet sich die neue Seitenleiste „Ausgaben”, in der Sie die Ausgaben melden können:
- Geben Sie den Kostenbetrag ein (Informationen zu Fremdwährungen finden Sie hier).
- Legen Sie das Datum oder den Zeitraum fest, in dem die Kosten angefallen sind.
- Standardmäßig ist das Datum voreingestellt.
- Klicken Sie auf „Zeitraum statt Datum auswählen“, um auch ein Enddatum festzulegen.
- Klicken Sie auf „Stattdessen Berichtszeitraum auswählen“, um einen Berichtszeitraum festzulegen (der zuvor erstellt werden muss).
Hinweis: Bei der Festlegung eines benutzerdefinierten Zeitraums oder Berichtszeitraums werden die Ausgaben/Aufwendungen gleichmäßig über den Zeitraum verteilt.
- Wählen Sie das Projekt oder die Aktivität aus, für die die Kosten angefallen sind.
- Wählen Sie den Teilnehmer (Organisation oder Person) aus, für den die Kosten angefallen sind.
- Wählen Sie eine Kostenkategorie (Typ „Fix“). Wenn Sie Personalkosten melden möchten, lesen Sie bitte hier weiter.
Hinweis:
- Kostenkategorien können in den Anpassungseinstellungen angepasst und konfiguriert werden. Es gibt zwei Arten von Kostenkategorien: Festbeträge (Fix) und tarifbasierte Beträge (Rate). Tarifbasierte Kosten, wie z. B. Personalkosten, hängen von der Menge und dem Tarif ab, während die Festbeträge die Kosten für Waren oder Dienstleistungen darstellen.
- Indirekte Kostenquote: Sobald das Projekt oder die Aktivität, die Kostenkategorie und der Teilnehmer ausgewählt sind, wird die indirekte Kostenquote automatisch ausgewählt. Um die indirekte Kostenquote zu bearbeiten, benötigen Sie mindestens Bearbeitungsrechte für den Teilnehmer und müssen die Kostenquote in dessen Finanzprofil anpassen (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte”).
- Geben Sie eine kurze Beschreibung der Kosten ein.
- Klicken Sie auf „Ausgabe speichern“, um die Ausgabe zu erstellen.
Optional können Sie:
- Nicht förderfähig: Aktivieren Sie die Umschaltfläche, wenn diese Ausgabe nicht förderfähig ist.
- Keine Gemeinkosten: Aktivieren Sie die Option, wenn der indirekte Kostensatz nicht auf diese Ausgabe angewendet werden soll.
- Tags: Klassifizieren und kennzeichnen Sie die Kosten mit Tags
Hinweis: Für jede Ausgabe müssen die Aktivität, der Teilnehmer und die Kostenkategorie definiert werden, andernfalls gilt die Ausgabe als nicht zugeordnet. Nicht zugeordnete Einträge werden in einer separaten Tabelle am Ende der Registerkarte „Ausgaben“ aufgeführt und nicht in den Ausgaben berücksichtigt, z. B. Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben.