Teilnehmer importieren

Teilnehmer sind Ihre Arbeitsbereichsmitglieder, die zu Projekten beitragen, Projektaufgaben zugewiesen bekommen, Projektressourcen bereitstellen und/oder nutzen. Durch Anpassen der ID-Einstellungen der Teilnehmer können Sie jede gewünschte hierarchische Struktur Ihres Projektteams und Konsortiums erstellen, z. B. „Organisationen > Abteilungen > Teams > Einzelpersonen”. 

Wenn Sie bereits über eine Liste Ihrer Arbeitsbereichsteilnehmer verfügen, können Sie diese in EMDESK importieren. 

Die Importfunktion ermöglicht es, Teilnehmer unter bestimmten „übergeordneten” Teilnehmern zu importieren. Dazu müssen diese „übergeordneten” Teilnehmer bereits in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein. Um eine hierarchische Struktur Ihres Konsortiums aufzubauen, empfehlen wir daher, die Teilnehmer entsprechend der hierarchischen Struktur Ebene für Ebene zu importieren, beginnend mit der höchsten Ebene. 

Nach dem Import haben Sie weiterhin die Möglichkeit, die Teilnehmer neu zu organisieren, indem Sie sie an neue Positionen verschieben (lesen Sie hier, wie Sie Teilnehmer verschieben können). 

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen zum Importieren von Teilnehmern in einen EMDESK-Arbeitsbereich.

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Um Teilnehmer zu importieren, bereiten Sie Ihre Datendatei für den Import vor:

• Die Datei muss im XLSX-Format vorliegen, maximal 2 MB groß sein und nur 1 Blatt enthalten (weitere technische Anforderungen an die Datei finden Sie hier).
• Die XLSX-Datei muss die erforderlichen Spalten mit den folgenden Überschriften enthalten:

Name des Teilnehmers	Geben Sie den Namen eines Teilnehmers an, z. B. Wayne Enterprises, Team A, Roland Meyer
Kurz	Geben Sie den Kurznamen des Teilnehmers an, z. B. WE, TeamA, Roland
Teilnehmertyp	Geben Sie den Typ des Teilnehmers an – geben Sie den genauen Kurznamen des Teilnehmertyps ein, wie er in Ihrem Arbeitsbereich definiert ist* (lesen Sie hier, was ein Teilnehmertyp ist und wo Sie ihn finden) * Der Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein, der importierte Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugewiesen

• Die XLSX-Datei kann auch zusätzliche Informationen in den folgenden optionalen Spalten enthalten:

Beschreibung	Beschreibung
Sonstiges	Weitere Informationen
Budgetlimit	Legen Sie das Budgetlimit für den Teilnehmer in einem der folgenden Zahlenformate fest: 1000,00; 1000.00; oder 1.000,00 (das Budgetlimit wird in der Währung importiert, die in Ihren allgemeinen Projekteinstellungen festgelegt ist). Adresse
Adresse 1	Adresse in beliebigem Format
Adresse 2	Zusätzliche Adresse in beliebigem Format
Postleitzahl	Postleitzahl in beliebigem Format
Postfach	Postfach in beliebigem Format
Stadt	Stadt
Land	Land
Telefon	Telefon in beliebigem Format
Fax	Fax in beliebigem Format
Website	Website in jedem Format
Tags	Fügen Sie Tags hinzu und trennen Sie diese durch Kommas ohne Leerzeichen , z. B. Tag1,Tag2,Tag3
Benutzerdefinierte Kennung	Bei Bedarf haben Sie die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte ID für den Teilnehmer festzulegen (wenn keine ID festgelegt ist, definiert das System IDs gemäß Ihren Arbeitsbereichs-ID-Einstellungen). Teilnehmer
Übergeordneter Teilnehmer	Übergeordneter Teilnehmer des Teilnehmers – geben Sie die genaue ID, den Kurznamen oder den Namen des Teilnehmers ein, wie er im Abschnitt „Teilnehmer” Ihres Arbeitsbereichs* definiert ist, z. B. P1, BWE oder Wayne Enterprises * Der Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein, der importierte Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugewiesen

Dies ist ein Beispiel dafür, wie Ihre Datendatei aussehen könnte:

Hinweis: Alle ausgeblendeten Zeilen in der Excel-Datei werden für den Import erkannt. Wenn diese Zeilen nicht importiert werden sollen, müssen sie entfernt werden.

Tipp: Um eine Beispiel-Excel-Datei herunterzuladen, gehen Sie zum Abschnitt „Teilnehmer”, klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche „+ Importieren” und dann auf die Schaltfläche „Beispiel-Tabelle”: 

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Wenn die Datei zum Importieren bereit ist, klicken Sie im Startmenü auf „Teilnehmer”, um den Abschnitt „Teilnehmer” zu öffnen. 3

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Klicken Sie unten auf „+ Importieren“, um das Dialogfeld „Datei hochladen“ zu öffnen.

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Klicken Sie auf den Bereich „Datei auswählen oder ablegen“, um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen, oder ziehen Sie die Datei einfach per Drag & Drop in diesen Bereich.   

Hinweis: Der Import unterstützt nur XLSX-Dateien.

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Ordnen Sie die Spaltenüberschriften aus Ihrer Datei den Eigenschaften der Teilnehmer im angezeigten Fenster zu.

• Einige der Spalten sind möglicherweise bereits anhand ihrer Namen zugeordnet und werden grün markiert:

• Um die anderen Spalten zuzuordnen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie die entsprechende Eigenschaft aus:

Hinweis: Spalten, die nicht zugeordnet sind, werden nicht in den Arbeitsbereich importiert.

Tipp: Für die erforderlichen Eigenschaften können Sie auch Standardwerte eingeben, die beim Import für jeden aus der Datei importierten Teilnehmer festgelegt werden. Ordnen Sie diese Eigenschaften dazu keiner der Spalten zu, sondern klicken Sie auf Weiter und geben Sie den Standardwert neben der entsprechenden Eigenschaft ein oder wählen Sie die Option aus der Dropdown-Liste aus:

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Klicken Sie unten im Fenster auf „Jetzt importieren“.

• Wenn der Import ohne Probleme abgeschlossen wurde, erscheint eine grüne Meldung, die bedeutet, dass alle Datensätze in Ihrer Datei erfolgreich erkannt wurden:
  
  

  

  Die importierten Teilnehmer werden im Abschnitt „Teilnehmer” am Ende der Liste der bereits vorhandenen Teilnehmer hinzugefügt (sofern vorhanden): 
  

  

Hinweis: Alle Teilnehmer aus dem Import haben das Tag „import_[Datum]_[Uhrzeit]”, z. B. „import_2022-10-20_12-10-13”. Um Datensätze aus dem Import schnell zu finden und zu aktualisieren/löschen, verwenden Sie das Tag zum Filtern der Daten . Wenn der Import mit Problemen abgeschlossen wurde, wird eine orangefarbene Meldung angezeigt, die darauf hinweist, dass nicht alle Datensätze in Ihrer Datei erkannt wurden (die Werte für die Eigenschaften hatten nicht das richtige Format oder konnten nicht mit vorhandenen Datensätzen abgeglichen werden), und dass eine Fehlerdatei erstellt wurde.
• Wenn der Import mit einigen Problemen abgeschlossen wurde, erscheint eine orangefarbene Meldung, die darauf hinweist, dass nicht alle Datensätze in Ihrer Datei erkannt wurden (die Werte für die Eigenschaften hatten nicht das richtige Format oder konnten nicht mit vorhandenen Datensätzen abgeglichen werden) und dass eine Fehlerdatei heruntergeladen wurde:



Die Fehlerdatei enthält nur die Teilnehmer, die nicht importiert wurden, und zeigt die fehlerhaften Werte in roter Farbe an. Bearbeiten Sie die fehlerhaften Daten und wiederholen Sie den Importvorgang für diese neuen Daten, bis alle Datensätze akzeptiert werden.