Personalkostensätze erstellen und bearbeiten

Personalkostensätze (Arbeits- oder Personalkostensätze) legen fest, wie die Personalkosten für einen bestimmten Teilnehmer im Projekt berechnet werden. Sie werden pro Teilnehmer im Finanzprofil konfiguriert und dienen sowohl für:

• Budgetplanung – wenn Sie den Aufwand für zukünftige Arbeiten planen
• Kostenabrechnung – wenn Sie den tatsächlichen Arbeitsaufwand oder Personalausgaben melden

Für jeden Teilnehmer können Sie so viele Personalkosten-Sätze erstellen, wie erforderlich. Diese Sätze können sein:

• Durchschnittliche Personalkosten für die Budgetierung auf einer übergeordneten Ebene, zum Beispiel: „Durchschnittlicher Personalkostensatz für Forschungsmitarbeiter“
• Personen- oder rollenspezifische Sätze für eine genauere Planung und Berichterstattung, zum Beispiel: „Projektleitersatz“ oder „Gehalt von Mark Johansen“

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Wie Personalkostensätze funktionieren
• Personalkostensätze erstellen
• Vorhandene Personalkosten aktualisieren

So funktionieren Personalkostensätze

Die Personalkostensätze, die Sie für einen Teilnehmer definieren, werden verwendet:

• Bei der Budgetierung

  Sie wählen einen Personalkostensatz aus und geben den geplanten Aufwand ein (in Personenmonaten, Personentagen oder Personenstunden, je nach Einheit). EMDESK berechnet die Personalkosten, indem es den Aufwand mit dem ausgewählten Satz multipliziert.

• Bei der Meldung von Personalkosten

  Sie wählen einen Personalkostensatz aus und melden den tatsächlichen Aufwand oder die tatsächliche Zeit. EMDESK berechnet die gemeldeten Personalkosten entsprechend der Konfiguration.

Personalkostensätze erstellen

Sie verwalten Personalkostensätze im Finanzprofil eines Teilnehmers.

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Klicken Sie im Startmenü auf „Teilnehmer“, um den Abschnitt „Teilnehmer“ zu öffnen.

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Klicken Sie auf den Teilnehmer, für den Sie Personalkostensätze erstellen möchten, oder klicken Sie auf dessen Symbol zum Bearbeiten.

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Eine Sidebar für diesen Teilnehmer wird geöffnet. Wählen Sie die Registerkarte „Finanzprofil“ aus.

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Klicken Sie unten in der Sidebar auf „+ Personalkostensatz Hinzufügen“.

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Es öffnet sich eine neue Sidebar, in der Sie den Satz für die Personalkosten festlegen:

• Personalkosten: Klicken Sie auf den blauen Platzhalter und geben Sie den Satz ein (z. B. den Betrag pro Monat, Tag oder Stunde).
• Name: Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Satz ein, zum Beispiel „Durchschnittlicher Tarif“, „Gehalt für Postdoktoranden“ oder „Mark Johansen“.
• Einheit: Wählen Sie die Einheit des Satzes: Personenmonat, Personentag oder Personenstunde. Diese Einheit wird später bei der Planung des Aufwands oder beim Erstellen von Berichten verwendet.
• Beschreibung (optional): Fügen Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung hinzu, beispielsweise um zu dokumentieren, wie der Satz berechnet wurde oder welche Mitarbeitergruppe er abdeckt.
• Stunden pro Tag und Tage pro Monat: Legen Sie die Arbeitsstunden pro Tag und die Arbeitstage pro Monat fest. EMDESK zeigt die berechneten jährlichen und monatlichen produktiven Stunden an, die bei Bedarf in Berechnungen verwendet werden und Ihnen helfen zu überprüfen, ob der Tarif Ihren internen Regeln entspricht.
• For Budgetierung aktivieren: Schalten Sie diesen Schalter ein, wenn der Tarif beim Erstellen oder Bearbeiten von Budgetposten verfügbar sein soll. Ist er ausgeschaltet, kann der Tarif in Budgetierungsansichten nicht ausgewählt werden.
• For Expensen aktivieren: Schalten Sie diesen Schalter ein, wenn der Tarif beim Erstellen oder Bearbeiten von Ausgabeneinträgen (Istkosten) verfügbar sein soll. Ist er ausgeschaltet, kann der Tarif bei der Erstellung von Berichten über Personalkosten nicht ausgewählt werden.
• Gültig ab und Gültig bis (optional): Legen Sie den Zeitraum fest, in dem der Satz For Budgetposten und Ausgaben gelten soll. Dies ist nützlich, wenn sich Ihre Sätze im Laufe der Zeit ändern und Sie möchten, dass EMDESK für jeden Zeitraum den richtigen Satz anwendet.

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Klicken Sie unten rechts auf „Kostensatz speichern“, um den Satz zu erstellen.

Vorhandene Personalkosten aktualisieren

So bearbeiten Sie einen bestehenden Personalkostensatz:

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Öffnen Sie „Teilnehmer“ im Startmenü und klicken Sie auf den Teilnehmer, den Sie bearbeiten möchten, um die Sidebar zu öffnen.

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Wählen Sie die Registerkarte „Finanzprofil“ aus.

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Bewegen Sie den Mauszeiger über den Personalkostensatz, den Sie ändern möchten, und klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“. Der Personalkostensatz wird in einer separaten Sidebar angezeigt.

Sie können Folgendes anpassen:

• Personalkosten-Satz: Klicken Sie auf den aktuellen blauen Wert und aktualisieren Sie den Satz.
• Name: Aktualisieren Sie den Namen bei Bedarf
• Einheit: Wechseln Sie zwischen den Einheiten „Personenmonat“, „Personentag“ oder „Personenstunde“
• Beschreibung (optional): Aktualisieren Sie die Beschreibung.
• Stunden pro Tag und Tage pro Monat: Passen Sie die Arbeitszeiten und -tage an
• For Budgetierung aktivieren: Schalten Sie den Schalter ein oder aus, je nachdem, ob dieser Satz For Budgetposten auswählbar sein soll.
• For Expensen aktivieren: Schalten Sie den Schalter ein oder aus, je nachdem, ob dieser Satz For Expenseneinträge auswählbar sein soll.
• Gültig ab und Gültig bis (optional): Passen Sie den Gültigkeitszeitraum an, falls der Tarif nur für einen bestimmten Zeitraum gelten soll.

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Klicken Sie unten rechts auf „Kostensatz speichern“, um Ihre Änderungen zu übernehmen.