Personalkostensätze erstellen und bearbeiten

Personalkostensätze (Arbeits- oder Personalkostensätze) legen fest, wie die Personalkosten für einen bestimmten Projektteilnehmer berechnet werden. Sie werden pro Teilnehmer im Finanzprofil konfiguriert und sowohl für die

• Budgetplanung – wenn Sie den Aufwand für zukünftige Arbeiten planen
• Kostenberichterstattung – wenn Sie den tatsächlichen Aufwand oder die Personalkosten melden

Für jeden Teilnehmer können Sie so viele Personalkostensätze erstellen, wie erforderlich sind. Diese Sätze können sein:

• Durchschnittliche Personalkostensätze für die Budgetierung auf höherer Ebene, zum Beispiel: „Durchschnittlicher Satz für Forschungsmitarbeiter”
• Personen- oder rollenspezifische Sätze für eine genauere Planung und Berichterstattung, zum Beispiel: „Satz für Projektmanager” oder „Gehalt von Mark Johansen”

In diesem Artikel finden Sie:

• Wie Personalkostensätze funktionieren
• Personalkostensätze erstellen
• Vorhandene Personalkostensätze aktualisieren

Wie Personalkostensätze funktionieren

Die Personalkostensätze, die Sie für einen Teilnehmer definieren, werden verwendet:

• Bei der Budgetierung

  Sie wählen einen Personalkostensatz aus und geben den geplanten Aufwand ein (in Personmonaten, Personentagen oder Personenstunden, je nach Einheit). EMDESK berechnet die Personalkosten, indem es den Aufwand mit dem ausgewählten Satz multipliziert.

• Bei der Meldung von Personalkosten

  Sie wählen einen Personalkostensatz aus und melden den tatsächlichen Aufwand oder die tatsächliche Zeit. EMDESK berechnet die gemeldeten Personalkosten entsprechend dem konfigurierten Satz.

Personalkostensätze anlegen

Sie verwalten Personalkostensätze im Finanzprofil eines Teilnehmers.

1. Klicken Sie im Startmenü auf „Teilnehmer”, um den Abschnitt „Teilnehmer” zu öffnen.

1. Klicken Sie auf den Teilnehmer, für den Sie Personalkostensätze erstellen möchten, oder klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten”.
2. Eine Seitenleiste für diesen Teilnehmer wird geöffnet. Wählen Sie die Registerkarte „Finanzprofil”.

1. Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf „+ Personalkostensatz hinzufügen”.

1. Es öffnet sich eine neue Seitenleiste, in der Sie den Personalkostensatz festlegen können:

• Personalkostensatz: Klicken Sie auf den blauen Platzhalter und geben Sie den Satz ein (z. B. den Betrag pro Monat, Tag oder Stunde).
• Name: Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Satz ein, z. B. „Durchschnittlicher Plansatz“, „PostDoc-Studentenlohn“ oder „Mark Johansen“.
• Einheit: Wählen Sie die Einheit des Satzes: Person-Monat, Person-Tag oder Person-Stunde. Diese Einheit wird später verwendet, wenn Sie den Aufwand planen oder die Zeit erfassen.
• Beschreibung (optional): Fügen Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung hinzu, beispielsweise um zu dokumentieren, wie der Satz berechnet wurde oder welche Mitarbeitergruppe er abdeckt.
• Stunden pro Tag und Tage pro Monat: Legen Sie die Arbeitsstunden pro Tag und die Arbeitstage pro Monat fest. EMDESK zeigt die berechneten jährlichen und monatlichen produktiven Stunden an, die bei Bedarf in Berechnungen verwendet werden und Ihnen helfen, zu überprüfen, ob der Tarif Ihren internen Regeln entspricht.
• Für Budgetierung aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Satz beim Erstellen oder Bearbeiten von Budgetposten verfügbar sein soll. Ist diese Option deaktiviert, kann der Satz in Budgetansichten nicht ausgewählt werden.
• Für Ausgaben aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Satz beim Erstellen oder Bearbeiten von Ausgabenposten (tatsächliche Kosten) verfügbar sein soll. Ist diese Option deaktiviert, kann der Satz bei der Meldung von Personalkosten nicht ausgewählt werden.
• Gültig von und Gültig bis (optional): Legen Sie den Zeitraum fest, in dem der Satz für Budgetposten und Spesenabrechnungen angewendet werden soll. Dies ist nützlich, wenn sich Ihre Sätze im Laufe der Zeit ändern und Sie möchten, dass EMDESK für jeden Zeitraum den richtigen Satz anwendet.
1. Klicken Sie unten rechts auf „Kostenrate speichern“, um den Tarif zu erstellen.

Vorhandene Personalkostensätze aktualisieren 

So bearbeiten Sie einen bestehenden Personalkostensatz:

1. Öffnen Sie im Menü „Startseite“ die Option „Teilnehmer“ und klicken Sie auf den Teilnehmer, den Sie bearbeiten möchten, um die Seitenleiste zu öffnen.

1. Wählen Sie die Registerkarte „Finanzprofil“.

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Personalkostensatz, den Sie ändern möchten, und klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“. Der Personalkostensatz wird in einer separaten Seitenleiste geöffnet.

Sie können Folgendes anpassen:

• Personalkostensatz: Klicken Sie auf den aktuellen blauen Wert und aktualisieren Sie den Satz.
• Name: Aktualisieren Sie den Namen bei Bedarf.
• Einheit: Ändern Sie die Einheit zwischen Personmonat, Personentag oder Personenstunde.
• Beschreibung (optional): Aktualisieren Sie die Beschreibung.
• Stunden pro Tag und Tage pro Monat: Passen Sie die Arbeitszeiten und -tage an.
• Für Budgetierung aktivieren: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option, je nachdem, ob dieser Satz für Budgetposten ausgewählt werden soll.
• Für Ausgaben aktivieren: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option, je nachdem, ob dieser Satz für Ausgabeneinträge ausgewählt werden soll.
• Gültig von und Gültig bis (optional): Passen Sie den Gültigkeitszeitraum an, wenn der Satz nur für einen bestimmten Zeitraum gelten soll.
1. Klicken Sie unten rechts auf „Kostensatz speichern“, um Ihre Änderungen zu übernehmen.