Daten in den Arbeitsplan importieren

Der Arbeitsplan ist ein Tool zur Projektplanung, -überwachung und -umsetzung, mit dem Sie mehrere Projektzeitpläne erstellen, geplante Aktivitäten und Ereignisse (z. B. Meilensteine, zu erbringende Leistungen) verwalten und durchführen können. Durch die Anpassung der ID-Einstellungen von Aktivitäten und Ereignissen ist es möglich, jede gewünschte Projektstruktur aufzubauen, z. B. „Arbeitspakete > Aufgaben > Unteraufgaben”.

Wenn Sie bereits einen Projektzeitplan außerhalb der EMDESK-App erstellt haben, können Sie Ihre Projektdaten in den Arbeitsplan importieren. 

Die Importfunktion ermöglicht den Import von Aktivitäten und Ereignissen unter bestimmten „übergeordneten“ Aktivitäten, wobei diese „übergeordneten“ Aktivitäten bereits in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein müssen. Um die Projektstruktur aufzubauen, empfehlen wir daher, Aktivitäten und Ereignisse entsprechend ihrer hierarchischen Struktur Ebene für Ebene zu importieren, beginnend mit der höchsten Ebene. 

Nach dem Import haben Sie weiterhin die Möglichkeit, Aktivitäten und Ereignisse neu zu organisieren, indem Sie sie an neue Positionen verschieben (lesen Sie hier, wie Sie Aktivitäten und Ereignisse verschieben können). 

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen zum Importieren von Aktivitäten und Ereignissen in einen EMDESK-Arbeitsbereich.

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Um Aktivitäten, Ergebnisse und Meilensteine zu importieren, bereiten Sie Ihre Datendatei für den Import vor:

• Die Datei muss im XLSX-Format vorliegen, maximal 2 MB groß sein und nur 1 Blatt enthalten (weitere technische Anforderungen an die Datei finden Sie hier).
• Die Datei muss die erforderlichen Spalten mit den folgenden Überschriften enthalten:

Typ	Geben Sie den Typ des Arbeitsplanelements an – es muss entweder „Aktivität”, „Ergebnis” oder „Meilenstein” sein.
Name	Geben Sie den Namen des Arbeitsplanelements an, z. B. „Marktforschung“ oder „Technischer Bericht“.
Aktivitätstyp	Für Aktivitäten: Geben Sie den Typ der Aktivität an – geben Sie den genauen Kurznamen des Aktivitätstyps ein, wie er in Ihrem Arbeitsbereich* definiert ist, z. B. RIA oder IA (lesen Sie hier, was ein Aktivitätstyp ist und wo Sie ihn finden). Für Ereignisse: Lassen Sie das Feld leer.
Planungsdatum	Für Aktivitäten: Geben Sie das Startdatum im folgenden Format ein: JJJJ-MM-TT Für Ereignisse: Geben Sie das Fälligkeitsdatum im folgenden Format ein: JJJJ-MM-TT
Dauer (in Monaten)	Für Aktivitäten: Geben Sie die Dauer in Monaten mit numerischen Zeichen ein, z. B. 24. Für Ereignisse: Bitte leer lassen . * Der Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein, der importierte Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugewiesen.

• Die Datei kann auch zusätzliche Informationen in den folgenden optionalen Spalten enthalten:

Beschreibung	Beschreibung für das Arbeitsplanelement
Ziele	Ziele des Arbeitsplanelements
Teilnehmer	Hauptteilnehmer des Arbeitsplanelements – Geben Sie die genaue ID, den Kurznamen oder den Namen des Teilnehmers ein, wie im Abschnitt „Teilnehmer” Ihres Arbeitsbereichs* definiert, z. B. P1, BWE oder Wayne Enterprises.
Weitere Teilnehmer	Weitere an dem Arbeitsplanelement beteiligte Teilnehmer – geben Sie die genauen IDs, Kurznamen oder Namen der Teilnehmer ein, wie sie im Abschnitt „Teilnehmer” Ihres Arbeitsbereichs* definiert sind, und trennen Sie die Einträge durch Kommas ohne Leerzeichen , z. B. P2,P3 oder FGE,SIZ. Tags
Tags	Fügen Sie Tags für den Arbeitsplanpunkt hinzu und trennen Sie diese durch Kommas ohne Leerzeichen , z. B. Tag1,Tag2,Tag3.
Benutzerdefinierte Kennung	Bei Bedarf haben Sie die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte ID für den Arbeitsplanpunkt festzulegen (wenn keine festgelegt ist, definiert das System IDs gemäß Ihren Arbeitsbereichs-ID-Einstellungen).
Übergeordnete Aktivität	Übergeordnete Aktivität des Arbeitsplanelements – geben Sie den genauen Namen oder die ID der Aktivität ein, wie sie im Abschnitt „Arbeitsplan” Ihres Arbeitsbereichs* definiert ist, z. B. WP1 oder Bewertung relevanter Märkte * Der Wert muss in Ihrem Arbeitsbereich vorhanden sein, der importierte Datensatz wird dem ersten gefundenen Element mit diesem Wert zugewiesen

Dies ist ein Beispiel dafür, wie Ihre Datendatei aussehen könnte:

Hinweis: Alle ausgeblendeten Zeilen in der Excel-Datei werden für den Import erkannt. Wenn diese Zeilen nicht importiert werden sollen, müssen sie entfernt werden.

Tipp: Um eine Beispiel-Excel-Datei herunterzuladen, gehen Sie zum Abschnitt „Arbeitsplan“, klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche „+ Importieren“, wählen Sie ein Projekt aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Beispiel-Tabelle“: 

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Wenn die Datei zum Importieren bereit ist, klicken Sie im Menü „Startseite“ auf „Arbeitsplan“, um den Abschnitt „Arbeitsplan“ zu öffnen. 3

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Klicken Sie unten auf „+ Importieren“, um das Dialogfeld „Projekt auswählen“ zu öffnen.

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Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, wählen Sie das Projekt aus, in das Sie Aktivitäten und Ereignisse importieren möchten, und klicken Sie auf „Weiter ”.

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Ein neues Dialogfeld wird angezeigt. Klicken Sie auf den Bereich „Datei auswählen oder ablegen“, um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen, oder ziehen Sie die Datei einfach per Drag & Drop in diesen Bereich.   

Hinweis: Der Import unterstützt nur XLSX-Dateien.

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Ordnen Sie die Spaltenüberschriften aus Ihrer Datei den Eigenschaften der Arbeitsplanelemente im angezeigten Fenster zu.

• Einige der Spalten sind möglicherweise bereits anhand ihrer Namen zugeordnet und werden grün markiert:

• Um die anderen Spalten zuzuordnen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie die entsprechende Eigenschaft aus:

Hinweis: Spalten, die nicht zugeordnet sind, werden nicht in den Arbeitsbereich importiert.

Tipp: Für die erforderlichen Eigenschaften können Sie auch Standardwerte eingeben, die beim Import für jedes aus der Datei importierte Arbeitsplanelement festgelegt werden. Ordnen Sie diese Eigenschaften dazu keiner der Spalten zu, sondern klicken Sie auf Weiter und geben Sie den Standardwert neben der entsprechenden Eigenschaft ein oder wählen Sie die Option aus der Dropdown-Liste aus:

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Klicken Sie unten im Fenster auf Jetzt importieren.

• Wenn der Import ohne Probleme abgeschlossen wurde, erscheint eine grüne Meldung, die bedeutet, dass alle Datensätze in Ihrer Datei erfolgreich erkannt wurden:
  
  

  

  Die importierten Arbeitsplanelemente werden im Abschnitt „Arbeitsplan” am Ende der Liste der bereits vorhandenen Aktivitäten und Ereignisse (sofern vorhanden) hinzugefügt.

  Hinweis: Alle Aktivitäten und Ereignisse aus dem Import sind mit dem Tag „import_[Datum]_[Uhrzeit]“ gekennzeichnet, z. B. „import_2022-10-20_12-10-13“. Um Datensätze aus dem Import schnell zu finden und zu aktualisieren/löschen, verwenden Sie das Tag zum Filtern der Daten . Wenn der Import mit Problemen abgeschlossen wurde, wird eine orangefarbene Meldung angezeigt, die darauf hinweist, dass nicht alle Datensätze in Ihrer Datei erkannt wurden (die Werte für die Eigenschaften hatten nicht das richtige Format oder konnten nicht mit vorhandenen Datensätzen abgeglichen werden) und dass eine Fehlerdatei erstellt wurde.
• Wenn der Import mit einigen Problemen abgeschlossen wurde, erscheint eine orangefarbene Meldung, die bedeutet, dass nicht alle Datensätze in Ihrer Datei erkannt wurden (die Werte für die Eigenschaften hatten nicht das richtige Format oder konnten nicht mit vorhandenen Datensätzen abgeglichen werden) und dass eine Fehlerdatei heruntergeladen wurde:



Die Fehlerdatei enthält nur die Arbeitsplanelemente, die nicht importiert wurden, und zeigt die fehlerhaften Werte in roter Farbe an. Bearbeiten Sie die fehlerhaften Daten und wiederholen Sie den Importvorgang für diese neue Datendatei, bis alle Datensätze akzeptiert werden.