Verstehen der Budgetierung von Personalkosten in EU-Projekten

Personalkosten sind in der Regel die größte Budgetkategorie in EU-finanzierten Forschungsprojekten und machen oft 60–80 % der gesamten Projektkosten aus. Die richtige Budgetierung der Personalkosten ist entscheidend – sowohl in der Antragsphase als auch während der Projektdurchführung.

Dieser Artikel erläutert, wie die Budgetierung der Personalkosten in EMDESK im Kontext von EU-finanzierten Projekten funktioniert, wie Aufwand, Sätze und Kosten miteinander in Beziehung stehen und wie die verschiedenen Teile von EMDESK zusammenwirken, um Sie bei der Planung und Überwachung Ihres Personalbudgets zu unterstützen.

So funktionieren Personalkosten in EU-Projekten

In EU-finanzierten Programmen wie Horizon Europe werden Personalkosten auf der Grundlage des tatsächlichen Aufwands (geleistete Arbeitszeit) und des Kostensatzes der betreffenden Person oder Mitarbeiterkategorie berechnet.

Die Kernformel lautet:

Personalkosten = Tagessatz × Anzahl der für das Projekt geleisteten Arbeitstage

Dabei ergibt sich der Tagessatz aus den jährlichen Personalkosten einer Person geteilt durch 215 – der EU-Standardzahl für produktive Arbeitstage pro Jahr.

Aus diesem Standard leiten sich die gängigen Aufwandseinheiten ab:

• 1 Personenmonat (PM) ≈ 17,92 Arbeitstage (215 ÷ 12) ≈ 143,33 Stunden
• 1 Personentag (PD) = 8 Arbeitsstunden
• 1 Personstunde (PH) = 1 Arbeitsstunde

Personenmonate sind die in EU-Anträgen und -Berichten verwendete Standardaufwandeinheit. Sie erscheinen in den Beschreibungen der Arbeitspakete und in den Aufwands-Tabellen (z. B. Tabellen 3.1a und 3.1f in „Horizon Europe Teil B“).

Indirekte Kosten (Gemeinkosten)

In „Horizon Europe“ werden indirekte Kosten als Pauschale von 25 % auf die förderfähigen direkten Kosten berechnet (ausgenommen sind die Unterauftragsvergabe und Sachleistungen, die nicht vor Ort genutzt werden). EMDESK berechnet die indirekten Kosten automatisch auf der Grundlage der indirekten Kostensätze, die Sie pro Teilnehmer und Kostenkategorie konfigurieren.

Was Sie vor dem Start benötigen

Bevor Sie Personalbudgets in EMDESK planen können, müssen einige Grundlagen vorhanden sein:

1. Aktivitäten – Erstellen Sie Ihre Arbeitspakete und Aufgaben im Abschnitt „Arbeitsplan“. Budgeteinträge sind immer mit einer Aktivität verknüpft.

2. Teilnehmer – Richten Sie die Organisationen (Konsortialpartner) und gegebenenfalls einzelne Personen im Abschnitt „Teilnehmer“ ein.

3. Personalkosten – Definieren Sie mindestens einen Personalkosten-Satz für jeden Teilnehmer in dessen Finanzprofil. Ein Kosten-Satz umfasst den Geldwert, die Zeiteinheit (PM, PD oder PH) und die Arbeitszeit-Konfiguration (Hours/Day, Days/Month). Detaillierte Anweisungen finden Sie unter „Personalkosten-Sätze erstellen und bearbeiten“.

4. Kostenkategorien – Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Arbeitsbereich eine Personalkostenkategorie vom Typ „Satz“ vorhanden ist. Kostenkategorien werden in den Einstellungen für die Anpassung konfiguriert.

5. Satz für indirekte Kosten – Konfigurieren Sie den Gemeinkostenprozentsatz pro Teilnehmer und Kostenkategorie. Für „Horizon Europe“ beträgt dieser in der Regel 25 %. Die Sätze für indirekte Kosten werden im Finanzprofil des Teilnehmers oder arbeitsbereichsweit in der Anpassung festgelegt.

Wie Aufwand, Sätze und Kosten miteinander in Beziehung stehen

Die zentrale Berechnung in der EMDESK-Personalbudgetierung lautet:

Direkte Personalkosten = Personalkostensatz × Aufwand

Beispiel:

Diese Berechnung funktioniert in beide Richtungen: Sie können entweder den geplanten Aufwand eingeben und EMDESK berechnet die Kosten, oder Sie geben die Kosten ein und EMDESK berechnet den entsprechenden Aufwand auf Basis des ausgewählten Tarifs.

Hinzu kommen dann die indirekten Kosten:

Gesamtkosten = Direkte Kosten + (Direkte Kosten × Satz für indirekte Kosten in %)

Beispiel bei einem indirekten Kostensatz von 25 %:

• Direkte Kosten: 30.000 €
• Indirekte Kosten: 30.000 € × 25 % = 7.500 €
• Gesamtkosten: 37.500 €

Erstellen eines Personalbudget-Eintrags

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter „Personalbudget planen und erstellen“. Hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Schritte:

1. Gehen Sie im Hauptmenü auf „Budget“ und klicken Sie auf „+ Budget Hinzufügen“.
2. Wählen Sie die Aktivität (Arbeitspaket oder Aufgabe) und den Teilnehmer (Organisation) aus.
3. Wählen Sie eine Kostenkategorie für Personal vom Typ „Satz“ aus.
4. Der Satz für indirekte Kosten wird automatisch basierend auf dem Teilnehmer und der Kostenkategorie ausgewählt.
5. Wählen Sie den Satz für die Personalkosten aus der Dropdown-Liste aus. Es werden nur Sätze angezeigt, die für die Budgetierung freigegeben sind und deren Gültigkeitszeitraum noch nicht abgelaufen ist. Der Standardsatz (sofern festgelegt) ist bereits ausgewählt.
6. Geben Sie den geplanten Aufwand (PM, PD oder PH) ein – die Kosten werden automatisch berechnet. Oder geben Sie die Kosten ein, und der Aufwand wird berechnet.
7. Legen Sie optional einen Zeitraum fest, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und fügen Sie Tags hinzu.
8. Klicken Sie auf „Budget speichern“.

Personalkosten und das Finanzprofil

Personalkosten-Sätze werden pro Teilnehmer in dessen Finanzprofil konfiguriert (Teilnehmer → klicken Sie auf den Teilnehmer → Registerkarte „Finanzprofil“). Jeder Satz umfasst:

• Einen Satzwert (z. B. 5.000 € pro Personenmonat)
• Eine Zeiteinheit: Personenmonat (PM), Personentag (PD) oder Personenstunde (PH)
• Eine Konfiguration der Arbeitszeit: Stunden pro Tag (Standard: 8) und Tage pro Monat (Standard: ~17,92, angepasst an den EU-Standard von 215 Tagen)
• Einen Namen (z. B. „Senior Researcher“, „Projektmanager“)
• Gültigkeitsdaten – optionale Datumsbereiche, die steuern, wann der Tarif für das Budget und For Expensen verfügbar ist
• Ein Umschaltfeld „For Budgetierung aktivieren“ / „For Expensen aktivieren“

Sie können mehrere Sätze pro Teilnehmer erstellen, um verschiedene Mitarbeiterkategorien (z. B. Forscher, Techniker, Verwaltungsmitarbeiter) abzubilden oder um Satzänderungen im Laufe der Zeit zu berücksichtigen (z. B. jährliche Gehaltserhöhungen). Verwenden Sie Gültigkeitsdaten, um zu steuern, welcher Satz für welchen Zeitraum gilt.

Ausführliche Anweisungen finden Sie unter „Personalkostensätze erstellen und bearbeiten“ und „Finanzprofil eines Teilnehmers“.

Was passiert, wenn Sie einen Satz ändern

Wenn Sie einen Personalkostensatz ändern, der bereits in Budgeteinträgen verwendet wird, fragt EMDESK, wie mit den bestehenden Einträgen verfahren werden soll:

• Kosten aktualisieren – Der Aufwand bleibt unverändert, und die Kosten werden anhand des neuen Satzes neu berechnet.
• Aufwand aktualisieren – Der Aufwand bleibt unverändert, und die Kosten werden entsprechend dem neuen Satz neu berechnet.

Sie können die betroffenen Einträge vor der Bestätigung überprüfen.

Zeiträume

Jeder Budgetposten kann optional einen Zeitraum mit einem Start- und Endmonat innerhalb der Dauer der verknüpften Aktivität haben:

• Ohne Zeiträume: Es wird davon ausgegangen, dass das Budget gleichmäßig über die gesamte Dauer der Aktivität verteilt wird. Wenn die Aktivität beispielsweise von M1 bis M36 läuft, wird ein Eintrag von 12 PM mit 0,33 PM pro Monat verteilt.
• Mit einem Zeitraum: Das Budget wird innerhalb eines bestimmten Zeitraums geplant. Bei einem Eintrag, der beispielsweise von M6 bis M12 geplant ist, konzentrieren sich der gesamte Aufwand und die Kosten auf diese 7 Monate.

Die Periodenplanung ist wichtig für genaue zeitbasierte Analysen und Berichte, insbesondere beim Vergleich des geplanten Budgets mit den tatsächlichen Ausgaben über bestimmte Quartale oder Jahre hinweg.

Kostenkategorien: Festbetrag vs. Satz

EMDESK unterscheidet zwischen zwei Arten von Kostenkategorien:

• Satz – Für satzbasierte Kosten, bei denen Kosten = Satz × Aufwand. Verwenden Sie dies für Personalbudgets, bei denen Sie sowohl den Aufwand als auch die Kosten planen möchten.
• Fest – Für Kosten mit festem Betrag (z. B. Reisen, Ausrüstung, Materialien). Wenn eine Kostenkategorie auf „Fest“ gesetzt ist, können Sie nur einen Pauschalbetrag eingeben, ohne den Aufwand zu erfassen.

Um Personalkosten mit Aufwand- und Tarifberechnung zu planen, wählen Sie immer eine Personalkostenkategorie vom Typ „Tarif“ aus. Kostenkategorien werden in den Einstellungen der Anpassung konfiguriert.

Importieren des Personalbudgets aus Excel

Wenn Sie Ihr Personalbudget bereits außerhalb von EMDESK erstellt haben (z. B. in der Angebotsphase), können Sie Budgetdaten aus einer Excel-Datei (.xlsx) importieren. Der Import unterstützt sowohl Kostenbeträge als auch Aufwandswerte (PM, PD, PH) und ordnet diese den vorhandenen Aktivitäten, Teilnehmern, Kostenkategorien und Personalkostensätzen in Ihrem Arbeitsbereich zu.

Ausführliche Anweisungen zum Importieren finden Sie unter „Budget importieren“.

Erfassung der tatsächlichen Personalkosten und des Aufwands

Während der Projektdurchführung erfassen Sie die tatsächlichen Personalkosten und den Aufwand im Abschnitt „Ausgaben“. Für die Budgetplanung und die Ausgabenerfassung werden dieselben Personalkostensätze aus dem Finanzprofil verwendet, wodurch die Konsistenz zwischen Ihrem Plan und den Ist-Werten gewährleistet ist.

Wenn Sie Personalkosten melden, wählen Sie dieselbe Kombination aus Aktivität, Teilnehmer, Kostenkategorie und Kostensatz aus. Die Kosten werden anhand des gemeldeten Aufwands unter Verwendung derselben Formel „Satz × Aufwand“ berechnet.

Ausführliche Anweisungen finden Sie unter „Personalkosten und -Aufwand erfassen“. Informationen zu anderen (Nicht-Personal-)Ausgaben finden Sie unter „Ausgaben erfassen und melden“.

Vergleich von Budget- und Ist-Ausgaben

Im Bereich „Analysen“ in EMDESK können Sie Ihr geplantes Personalbudget mit den tatsächlich gemeldeten Ausgaben vergleichen. Dies ist besonders nützlich für EU-Projekte, bei denen Sie den Budgetverbrauch während der Berichtszeiträume überwachen müssen.

Die folgenden Analysen sind für die Budgetierung der Personalkosten relevant:

• Aktivitäten / Personalkosten – Vergleichen Sie das Budget mit den Ausgaben für jede Aktivität und jeden Personalkosten-Satz. So sehen Sie beispielsweise, wie viel des geplanten Aufwands für leitende Forscher in WP2 bereits verbraucht wurde.
• Teilnehmer / Kostenkategorien – Vergleichen Sie Budget und Ausgaben pro Kostenkategorie und Teilnehmer. Dies gibt Ihnen eine Übersicht über den Personalkostenverbrauch jedes Partners.
• Aktivitäten / Zeit – Vergleichen Sie Budget und Ausgaben pro Aktivität über einen bestimmten Zeitraum (Monate, Quartale, Jahre). Nützlich, um Aktivitäten zu identifizieren, bei denen zu viel oder zu wenig ausgegeben wird.
• Teilnehmer / Zeit – Vergleichen Sie das Budget mit den Ausgaben pro Teilnehmer im Zeitverlauf.

In den Einstellungen für die Ansichten können Sie:

• die Ressourceneinheit zwischen PM, PD und PH umschalten, um den Aufwand in verschiedenen Einheiten anzuzeigen
• Indirekte Kosten in den Vergleich einbeziehen oder davon ausschließen
• Abweichungen (absolut oder relativ) und den Prozentsatz des verbrauchten Tarifs anzeigen
• die Zeitskala anpassen (Jahr, Halbjahr, Quartal, Monat)

Schutz sensibler Tarifinformationen

Wenn Personalkosten sensible Gehaltsinformationen enthalten, können Sie diese vor Benutzern verbergen, die die tatsächlichen Werte nicht sehen sollen. Aktivieren Sie im Profil des Teilnehmers den Schalter „Personalkosten verbergen“. Benutzer mit nur Lesezugriff auf diesen Teilnehmer sehen dann in den Ansichten „Budget“, „Ausgaben“ und „Analysen“ unscharfe Werte anstelle der tatsächlichen Zahlen.

Benutzer mit mindestens Berechtigung zum Bearbeiten des Teilnehmers können weiterhin die tatsächlichen Sätze sehen.

Tipps zur Budgetierung des Personals für EU-Projekte

Zugriffsrechte

Weitere Informationen finden Sie unter „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte“.