Personalkosten und Arbeitsaufwand erfassen
Mit EMDESK können Sie Personalkosten und -aufwand, wie Organisationen und Personen, für Arbeitsaufgaben, z. B. Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben, verfolgen und melden. Die Ausgabenverfolgung finden Sie im Abschnitt „Ausgaben”. Alle Datensätze sind in der Tabellenansicht organisiert und bieten Optionen zum Filtern, Suchen und Exportieren von Ausgabendatensätzen.
Informationen zur Erfassung regelmäßiger Ausgaben, wie Reisen oder Waren und Dienstleistungen, finden Sie hier.
Hinweis: Um Personalkosten zu melden, zu bearbeiten und zu löschen, benötigen Sie Verwaltungsrechte für den Bereich „Ausgaben”. Darüber hinaus müssen Sie Zugriff auf Projekte, Aktivitäten und Teilnehmer haben, mit denen die Ausgaben verknüpft sind.
Um beispielsweise eine Ausgabe zu melden, die bei WP2 und WP3 für Teilnehmer A angefallen ist, benötigen Sie Verwaltungszugriff auf den Abschnitt „Ausgaben“ und mindestens Leserechte für Organisation A und die Aktivitäten WP2 und WP3 (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte“).
Benutzer mit der Zugriffsebene „Admin“ oder „Manager“ können Ausgaben verwalten, die mit allen Aktivitäten und Teilnehmern verknüpft sind.
Hinweis: Lesen Sie hier, wie Sie Ausgaben importieren können.
Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um Personalkosten und Arbeitsaufwand zu melden.
- Klicken Sie im Startmenü auf „Ausgaben“, um den Abschnitt „Ausgaben“ zu öffnen.
- Klicken Sie anschließend unten auf „+ Ausgaben melden“. Daraufhin öffnet sich die neue Seitenleiste „Ausgaben“, in der Sie die Ausgaben melden können:
Hinweis: Sie können Ausgaben auch über das Optionsmenü bei jedem Projekt oder jeder Aktivität unter „Arbeitsplan“ oder bei jedem Teilnehmer unter „Teilnehmer“ melden.
- Legen Sie das Datum, den Zeitraum oder den Berichtszeitraum fest.
- Standardmäßig ist das Datum voreingestellt.
- Klicken Sie auf „Zeitraum statt Datum auswählen“, um auch ein Enddatum festzulegen.
- Klicken Sie auf „Stattdessen Berichtszeitraum auswählen“, um einen Berichtszeitraum festzulegen (der zuvor erstellt werden muss).
Hinweis: Wenn Sie einen benutzerdefinierten Zeitraum oder Berichtszeitraum festlegen, werden die Ausgaben/Aufwendungen gleichmäßig über den Zeitraum verteilt.
- Wählen Sie das Projekt oder die Aktivität aus, für die die Kosten angefallen sind.
- Wählen Sie den Teilnehmer (Organisation oder Person) aus, für den die Kosten angefallen sind.
- Wählen Sie die Personalkostenkategorie (Typ „Satz”) aus, um Kosten und Aufwand auf der Grundlage eines Satzes einzugeben; um nur Kosten einzugeben, wählen Sie die Personalkostenkategorie vom Typ „Fest” aus.
Hinweis:
- Es kann mehrere Personalkostenkategorien geben. Kostenkategorien können in den Anpassungseinstellungen angepasst und konfiguriert werden. Es gibt zwei Arten von Kostenkategorien: Festbeträge (Fix) und tarifbasierte Beträge (Tarif). Tarifbasierte Kosten, wie z. B. Personalkosten, hängen von der Menge und dem Tarif ab, während Festbeträge Kosten für Waren oder Dienstleistungen darstellen.
- Indirekte Kostenquote: Sobald das Projekt oder die Aktivität, die Kostenkategorie und der Teilnehmer ausgewählt sind, wird die indirekte Kostenquote automatisch ausgewählt. Um die indirekte Kostenquote zu bearbeiten, benötigen Sie mindestens Bearbeitungsrechte für den Teilnehmer und müssen die Kostenquote in dessen Finanzprofil anpassen (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte”).
- Wählen Sie den richtigen Kostensatz aus den verfügbaren Optionen aus, die vom ausgewählten Teilnehmer abhängen (nur verfügbar, wenn Sie die Personalkostenkategorie vom Typ „Satz” auswählen).
Hinweis:
- Um Kostensätze zu bearbeiten, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für den Teilnehmer und müssen den Kostensatz in dessen Finanzprofil aktualisieren (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte”).
- Um Aufwand/Zeit ohne Kosten zu melden, wählen Sie „Kein Satz“, die Eingabe für Kosten verschwindet dann:
- Sobald Sie den Kostensatz ausgewählt haben, erscheint das Eingabefeld für den Aufwand oben rechts. Geben Sie den Aufwand ein.
Hinweis:
Die Einheit wird entsprechend der in der Kostensatzangabe festgelegten Einheit (Person/Monat (PM), Person/Tag (PD) oder Person/Stunde (PH)) festgelegt. Um die Einheit zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü:
Um die Standardzeiteinheit für den Kostensatz anzupassen, benötigen Sie mindestens Bearbeitungszugriffsrechte für den Teilnehmer, über den Sie berichten, und müssen den Kostensatz in dessen Finanzprofil aktualisieren (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte”).
- Die Kosten werden automatisch auf der Grundlage des Aufwands und des Satzes berechnet (optional können Sie zuerst die Kosten eingeben, der Aufwand wird dann auf der Grundlage des Satzes berechnet).
- Geben Sie eine kurze Beschreibung der Ausgabe ein.
- Klicken Sie auf „Ausgabe speichern“, um die Ausgabe zu erstellen.
Optional können Sie:
- Nicht förderfähig: Aktivieren Sie die Umschaltfläche, wenn diese Ausgabe nicht förderfähig ist.
- Keine Gemeinkosten: Aktivieren Sie die Option, wenn der indirekte Kostensatz nicht auf diese Ausgabe angewendet werden soll.
- Tags: Klassifizieren und kennzeichnen Sie die Kosten mit Tags.
Hinweis: Für jede Ausgabe müssen die Aktivität, der Teilnehmer und die Kostenkategorie definiert werden, andernfalls wird die Ausgabe als nicht zugeordnet betrachtet. Nicht zugeordnete Einträge werden in einer separaten Tabelle am Ende der Registerkarte „Ausgaben“ aufgeführt und nicht in den Ausgaben berücksichtigt.