Personalkosten und Arbeitsaufwand erfassen
Mit EMDESK melden Organisationen und Personen ihre Personalkosten als Aufwand (die gearbeiteten Stunden, Tage oder Monate) multipliziert mit einem Personalkostensatz. EMDESK berechnet die Kosten aus dem Aufwand oder den Aufwand aus den Kosten. Alle Ausgaben stehen im Bereich Ausgaben in einer Tabelle, die Sie filtern, durchsuchen und exportieren können.
Dieser Artikel erklärt, wie Sie Personalkosten und Aufwand melden. Andere Kosten, zum Beispiel Reisen, Ausrüstung oder Waren und Dienstleistungen, erklärt der Artikel „Ausgaben verfolgen und melden“.
Hinweis: Um Ausgaben zu melden, zu bearbeiten und zu löschen, benötigen Sie Verwaltungsrechte (Verwalten) für den Bereich Ausgaben und mindestens Leserechte (Lesen) für den Teilnehmer und die Aktivität, mit denen die Ausgabe verknüpft ist. Benutzer mit der Zugriffsebene Admin oder Manager können Ausgaben zu allen Aktivitäten und Teilnehmern verwalten. Um einen Kostensatz hinzuzufügen oder zu ändern, benötigen Sie mindestens Bearbeitungsrechte (Bearbeiten) für den Teilnehmer.
- Personalkosten und Aufwand melden
- Aufwand ohne Kosten
- Woraus ein Kostensatz besteht
- In Stundenzetteln erfasste Zeit
- Nach dem Speichern
Personalkosten und Aufwand melden
- Klicken Sie in der linken Navigation auf Ausgaben.
- Klicken Sie oben rechts auf die grüne Schaltfläche Ausgaben hinzufügen. Die Seitenleiste für die neue Ausgabe öffnet sich.
Tipp: Sie können Personalkosten auch über das Aktionsmenü einer Aktivität im Arbeitsplan oder eines Teilnehmers im Bereich Teilnehmer melden: Wählen Sie Ausgabe berichten. Die Aktivität oder der Teilnehmer ist dann bereits ausgefüllt.
Hinweis: Einige Felder einer neuen Ausgabe können bereits ausgefüllt sein. Prüfen Sie jedes davon, bevor Sie speichern.
- Wählen Sie, wie die Ausgabe datiert wird:
- Datum: ein einzelnes Datum, zum Beispiel der letzte Tag des gemeldeten Monats.
- Zeitraum: ein Start- und ein Enddatum, zum Beispiel die drei Monate, in denen die Arbeit geleistet wurde.
- Bericht: ein Berichtszeitraum. Die Ausgabe übernimmt das Start- und Enddatum dieses Berichtszeitraums. Berichtszeiträume legt der Projektadministrator an; Sie wählen nur einen aus.
Hinweis: Wenn Sie Zeitraum oder Bericht wählen, wird die Ausgabe bzw. der Aufwand gleichmäßig auf den gesamten Zeitraum verteilt.
- Wählen Sie die Aktivität: das Projekt, Arbeitspaket oder die Aufgabe, zu der die Arbeit gehört.
- Wählen Sie den Teilnehmer: die Organisation oder eine Person dieser Organisation, deren Aufwand Sie melden.
- Wählen Sie eine Personal-Kostenkategorie vom Typ Rate. Eine Personalkostenkategorie vom Typ Fix nimmt nur einen Kostenbetrag auf, ohne Aufwand.
- Wählen Sie die Kostenrate. Die Liste zeigt die Kostensätze des gewählten Teilnehmers.
Hinweis: Wenn Sie einen Kostensatz wählen, der nicht für Ausgaben aktiviert oder am Datum der Ausgabe nicht gültig ist, weist EMDESK darauf hin, dass die Kostenrate für Ausgaben deaktiviert ist. Prüfen Sie dann im Kostensatz den Schalter Für Ausgaben aktivieren mit den Datumsfeldern Gültig ab und Gültig bis. Fehlt der benötigte Kostensatz, kann ein Benutzer mit mindestens Bearbeitungsrechten für den Teilnehmer ihn im Finanzprofil des Teilnehmers hinzufügen.
- Wählen Sie oben in der Seitenleiste die Einheit, in der Sie melden möchten, Personenstunden (PS), Personentage (PT) oder Personenmonate (PM), und geben Sie den Aufwand ein. Die Einheit des Kostensatzes ist vorausgewählt; Sie können eine andere wählen.
EMDESK berechnet die Kosten aus dem Aufwand und dem Kostensatz. Sie können auch die Kosten eingeben; EMDESK berechnet dann den Aufwand.
- Geben Sie eine Beschreibung ein, die die Kosten begründet, damit jeder, der die Ausgabe später prüft, weiß, wofür die Kosten angefallen sind. Zum Beispiel: die geleistete Arbeit.
- Setzen Sie bei Bedarf diese Optionen:
- Nicht förderfähig: Schalten Sie diese Option ein, wenn die Ausgabe nicht förderfähig ist.
- Keine Gemeinkosten: Schalten Sie diese Option ein, wenn auf die Ausgabe kein Gemeinkostensatz angewendet werden soll.
- Tags: Fügen Sie Tags hinzu, um Ausgaben zu gruppieren und zu filtern, zum Beispiel in Analytics.
- Klicken Sie auf Speichern. Die Ausgabe erscheint in der Liste der Ausgaben.
Hinweis: Jede Ausgabe braucht eine Aktivität, einen Teilnehmer und eine Kostenkategorie. Eine Ausgabe, der eines davon fehlt, ist nicht zugeordnet: Sie wird weiterhin in der Ausgaben-Tabelle aufgeführt, aber nicht in den Summen im Arbeitsplan, bei den Teilnehmern und in Analytics berücksichtigt.
Aufwand ohne Kosten
Um Zeit ohne Kosten zu erfassen, wählen Sie als Kostensatz Nur Zeit. Die Kosten entfallen, und nur der Aufwand wird erfasst.
Woraus ein Kostensatz besteht
Personalkostensätze werden im Finanzprofil des jeweiligen Teilnehmers geführt, also bei der Organisation oder bei einer ihrer Personen. Ein Kostensatz hat:
- einen Namen, zum Beispiel „Project officer“
- eine Einheit (Personenstunden, Personentage oder Personenmonate) und einen Betrag je Einheit
- die Stunden pro Tag und die Tage pro Monat
- zwei Schalter, Für Budgetierung aktivieren und Für Ausgaben aktivieren, jeweils mit dem Zeitraum, in dem der Kostensatz gilt
Die Stunden pro Tag und die Tage pro Monat dienen zur Umrechnung zwischen den Einheiten. Mit 8 Stunden pro Tag und 17,92 Tagen pro Monat (215 Arbeitstage im Jahr geteilt durch 12) entspricht ein Personenmonat 17,92 Personentagen oder 143,36 Personenstunden. Der Kostensatz zeigt dies als seine monatlichen und jährlichen produktiven Stunden an. Deshalb können Sie in jeder Einheit melden, gleich welche Einheit der Kostensatz verwendet.
Wie Sie Kostensätze anlegen und ändern, erklären die Artikel „Personalkostensätze erstellen und bearbeiten“ und „Finanzielles Profil eines Teilnehmers“.
In Stundenzetteln erfasste Zeit
Wenn Sie Ihre Zeit in EMDESK-Stundenzetteln erfassen, können Sie die Stunden als Ausgaben buchen, statt den Aufwand hier einzugeben. Das erklärt der Artikel „Buchen Sie Stundenzettel als Ausgaben“.
Nach dem Speichern
Um eine Ausgabe zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu löschen oder die Dokumente anzuhängen, die sie belegen, öffnen Sie sie in der Liste der Ausgaben. Wie das funktioniert, erklärt der Artikel „Ausgaben verfolgen und melden“.