Buchen Sie Stundenzettel als Ausgaben

Erfasste Zeit können Sie als Ausgaben buchen: EMDESK wandelt die erfasste Arbeitszeit eines Zeitraums in Personalausgaben um, berechnet mit dem Personalkostensatz des Benutzers. So werden erfasste Stunden zu Kosten im Bereich Ausgaben und in Ihren Finanzberichten.

• Zeit als Ausgaben buchen
• Mehrere Projekte mit unterschiedlichen Kostensätzen
• Was passiert
• Buchung rückgängig machen

Zeit als Ausgaben buchen

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Zeit“. Wählen Sie in „Meine Zeiten“ (oder „Alle Zeiten“) den zu buchenden Zeitraum: eine Woche, einen Monat oder ein Jahr.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Zeit als Aufwand buchen“.
3. Der Dialog listet die erfasste, noch nicht gebuchte Arbeitszeit des ausgewählten Benutzers, mit einer Zeile je Projekt. Klicken Sie auf „Alle verfügbaren Benutzer anzeigen“, um die Zeit mehrerer Benutzer auf einmal zu buchen, und wählen Sie sie aus.

• Erfasste Zeit: die Arbeitszeit, die gebucht wird. Abwesenheiten und bereits gebuchte Zeit sind nicht enthalten.
• Kostenrate: der Personalkostensatz, mit dem die Kosten berechnet werden. Angeboten werden die Personalkostensätze des Teilnehmers bzw. der Teilnehmer, deren Mitglied der Benutzer ist, und nur solche, bei denen „Für Ausgaben aktivieren“ eingeschaltet ist und deren Zeitraum „Gültig ab“ / „Gültig bis“ den Buchungszeitraum überschneidet. Vorausgewählt ist der Standardsatz (oder der zuletzt gewählte Satz); Nur Zeit bucht die Stunden ohne Kosten. Gilt ein Satz nur für einen Teil des Zeitraums, werden nur die Stunden in diesem Teil gebucht; buchen Sie den Rest danach mit einem anderen Satz.
  Fehlt der erwartete Satz: Fügen Sie den Benutzer zu den „Mitgliedern“ des Teilnehmers hinzu (siehe Benutzer als Mitglieder zu Teilnehmern hinzufügen) und legen Sie den Satz im „Finanzprofil“ des Teilnehmers an bzw. bearbeiten Sie ihn, mit eingeschaltetem „Für Ausgaben aktivieren“ und passender Gültigkeit (siehe Personalkostensätze erstellen und bearbeiten). Ist der Benutzer Mitglied keines Teilnehmers, werden die Sätze aller Teilnehmer angeboten.
• Kostenkategorie: die Kostenkategorie der Ausgaben (für jede ausgewählte Zeile erforderlich). Angeboten werden nur Kostenkategorien vom Typ Rate, zum Beispiel Personnel. Sie werden unter „Einstellungen“ › Anpassungen (Customisation) › „Kostenkategorien“ verwaltet; gibt es keine vom Typ Rate, muss ein Admin zuerst eine anlegen.
• Teilnehmer: der Teilnehmer, dem die Kosten zugeordnet werden.

4. Klicken Sie auf „Zeit als Aufwand buchen“.

Mehrere Projekte mit unterschiedlichen Kostensätzen

Hat ein Benutzer im Zeitraum an mehr als einem Projekt gearbeitet, zeigt der Dialog eine Zeile je Projekt, und alle können in einem Schritt gebucht werden. Wählen Sie die Kostenrate für jedes Projekt separat. So wenden Sie den Satz an, den das jeweilige Projekt oder Förderprogramm verlangt, zum Beispiel einen tatsächlichen Stundensatz für eine Förderung und einen Einheitskostensatz für eine andere. Ihr Browser merkt sich die zuletzt gewählte Rate und Kategorie, sodass die nächste Buchung vorausgefüllt ist.

Entfernen Sie das Häkchen bei einem Projekt, um dessen Zeit vorerst nicht zu buchen.

Was passiert

• Je Benutzer und Aktivität wird eine Ausgabe mit den Gesamtstunden des Zeitraums angelegt. Sie heißt Time tracked by <Benutzer> for <Zeitraum> (auch in der deutschen Oberfläche auf Englisch) und listet die Anmerkungen der Zeiteinträge; der Betrag wird aus diesen Stunden und dem Kostensatz berechnet.
• Eine Meldung bestätigt, dass die Ausgaben angelegt wurden; mit „Aufzeigen“ sehen Sie sie im Bereich Ausgaben.
• Die gebuchten Zeiteinträge erhalten im Stundenzettel ein Häkchen und können nicht mehr gelöscht werden. Der Kreis neben dem Benutzer zeigt den Anteil gebuchter Zeit.
• In der Sidebar einer Ausgabe listet der Tab „Erfasste Zeit“ (Uhr-Symbol) die darin gebuchten Zeiteinträge.

Buchung rückgängig machen

Um eine Buchung rückgängig zu machen, löschen Sie die daraus erzeugte Ausgabe. Ihre Zeiteinträge sind dann wieder ungebucht und können gelöscht oder neu gebucht werden. Das ist nicht möglich, wenn die Ausgabe gesperrt ist oder in einem gesperrten Zeitraum liegt.

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Ausgaben“ und geben Sie im Suchfeld Time tracked by und den Namen des Benutzers ein (zum Beispiel Time tracked by Elena Rossi). Direkt nach dem Buchen öffnet „Aufzeigen“ in der Bestätigungsmeldung diese Suche für Sie.

2. Um sicherzugehen, dass es die richtige Ausgabe ist, klicken Sie darauf und öffnen Sie in der Sidebar den Tab „Erfasste Zeit“ (Uhr-Symbol): Er listet die darin gebuchten Zeiteinträge. Schließen Sie die Sidebar dann wieder.

3. Klicken Sie in der Liste auf die Schaltfläche … am Ende der Zeile der Ausgabe und wählen Sie „Löschen“.

4. Bestätigen Sie mit „Ja“. Wiederholen Sie dies für die weiteren Ausgaben der Buchung (eine je Aktivität). Die Zeiteinträge sind sofort wieder ungebucht; die Häkchen verschwinden aus dem Stundenzettel.