Buchen Sie Stundenzettel als Ausgaben

Mit EMDESK können Sie die von Benutzern erfassten Zeiten genehmigen und als Personalkosten im Abschnitt „Ausgaben” verbuchen. Durch die Verbuchung der Zeiten wandeln Sie diese Zeiterfassungen in Ausgaben um. Dieser Vorgang ist auch widerrufbar. Die Option zur Zeitverbuchung finden Sie in der Zeiterfassungsansicht auf der Registerkarte „myTimesheet” im Abschnitt „Zeit”.

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um eine Zeiterfassung als Ausgaben zu buchen. 

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Bevor Sie Zeiten buchen, stellen Sie bitte sicher, dass die Benutzer als Mitglieder zu den Teilnehmern hinzugefügt wurden (siehe „Benutzer zu Teilnehmermitgliedern hinzufügen”).

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Klicken Sie im Startmenü auf „Zeit“, um den Abschnitt „Zeit“ zu öffnen.

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Gehen Sie zur Zeiterfassungsansicht, wählen Sie den Zeiterfassungszeitraum (wöchentlich, monatlich oder jährlich) und den Benutzer aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Zeit als Aufwand buchen”.

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Dadurch wird das Buchungsdialogfeld geöffnet, in dem alle Benutzer, auf die Sie Zugriff haben, mit ihrer insgesamt erfassten Zeit für Aktivitäten in der aktuellen Zeit aufgelistet sind.

• Benutzer: Standardmäßig wird der aktuelle Benutzer angezeigt. Klicken Sie auf „Alle verfügbaren Benutzer anzeigen“, um Zeit für mehrere Benutzer zu buchen.
• Erfasste Zeit: Gesamtzahl der vom Benutzer für diesen Zeiterfassungsbogen erfassten Stunden. Beachten Sie, dass bereits gebuchte Zeitdatensätze nicht berücksichtigt werden.
• Kostensatz: Wählen Sie den Kostensatz, zu dem die Stunden gebucht werden sollen. Wenn Sie keine Personalkosten zuordnen möchten, wählen Sie „Kein Satz”.
Hinweis: Bei der Auswahl der Kostensätze werden nur diejenigen angezeigt, die die folgenden Kriterien erfüllen:
• Verbunden mit dem Teilnehmer, dem der Benutzer als Mitglied zugewiesen ist. („Benutzer zu Teilnehmermitgliedern hinzufügen”)
• Aktiviert für Ausgaben und anwendbar für den ausgewählten Zeitraum. (siehe „So bearbeiten Sie den Personalkostensatz”)
• Wenn der ausgewählte Personalkostensatz nur für einen Teil des ausgewählten Zeitraums gilt, werden nur die Stunden innerhalb dieses bestimmten Zeitraums zu diesem Satz gebucht. Stunden außerhalb dieses Zeitraums müssen mit einem anderen Satz gebucht werden. Dies können Sie nach der ersten Buchung tun.
• Teilnehmer: Teilnehmer, dem der Benutzer als Mitglied zugewiesen ist.

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Klicken Sie auf „Zeit als Aufwand buchen“, um die Buchung der Zeit als Aufwand zu bestätigen. Pro Benutzer und für jede in der aktuellen Zeiterfassung aufgeführte Aktivität wird ein Aufwandsdatensatz erstellt. Dieser Datensatz fasst die Gesamtzeit zusammen, die von den Benutzern für diese bestimmte Aktivität innerhalb des angegebenen Zeitraums erfasst wurde. Gebuchte Zeitdatensätze werden in der Zeiterfassung mit dem Symbol „Gebucht“ angezeigt.