Über Zeiterfassung

EMDESK ermöglicht es Benutzern, ihre für Aktivitäten wie Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben aufgewendete Zeit, die im Arbeitsplan geplant sind, mithilfe von Zeiterfassungsbögen zu erfassen und zu verfolgen. Um auf Ihren Zeiterfassungsbogen oder den eines bestimmten Benutzers zuzugreifen, klicken Sie im Startmenü auf den Abschnitt „Zeit“. 

Die Zeitverfolgungsansicht ist in einem Tabellenformat organisiert und enthält Spalten, die die im Abschnitt „Arbeitsplan“ geplanten Aktivitäten einschließlich ihrer tatsächlichen Start- und Enddaten (ebenfalls durch weiße Zellen gekennzeichnet) darstellen. Je nach ausgewählter Ansicht zeigt die Tabelle in der Wochenansicht die Wochentage, in der Monatsansicht die Kalendertage und in der Jahresansicht die Kalendermonate an, jeweils zusammen mit der Gesamtzahl der für den ausgewählten Zeitraum erfassten Stunden.

Für jedes Projekt oder jede Aktivität, die im Abschnitt „Arbeitsplan“ aufgeführt ist und über mindestens Lesezugriff verfügt, können Benutzer die an einem bestimmten Tag geleisteten Arbeitsstunden eingeben, indem sie auf die Tabellenzelle für einen Tag/Monat und eine Aktivität klicken, wobei das System automatisch die vertikalen und horizontalen Summen berechnet. Das Arbeitszeitblatt ermöglicht auch die Erfassung verschiedener Urlaubsarten, wie z. B. Jahresurlaub, Elternzeit oder Krankheitsurlaub, wodurch sichergestellt wird, dass alle Abwesenheiten genau dokumentiert werden.

Über der Zeiterfassung befinden sich wichtige Steuerelemente wie die Navigation zu einer anderen Woche, einem anderen Monat oder Jahr, das Umschalten in einen anderen Ansichtsmodus, das Umschalten zu einem anderen Benutzer, das Exportieren der Zeiterfassung als Excel- oder CSV-Datei oder das Buchen der Zeiterfassung als Ausgaben.

Weiter zu:

• Anzeige der Kapazität, der verbleibenden Arbeitszeit und der Überstunden
• Navigieren Sie durch Wochen, Monate oder Jahre
• Auf die Arbeitszeitnachweise anderer Benutzer zugreifen und diese verwalten
• Zwischen „Meine Aktivitäten” und „Alle Aktivitäten” wechseln
• Wechseln Sie von der Arbeitszeitblattansicht zur Zeitlistenansicht
• Erfasste und gebuchte Zeit
• Exportieren Sie die Arbeitszeitblatt in Excel oder CSV

Anzeige der Kapazität, der verbleibenden Arbeitszeit und der Überstunden

Die Zeiterfassungsansicht zeigt auch die Benutzerkapazität für den Tag (für die Wochen- und Monatsansicht) oder den Monat (für die Jahresansicht) in der Zeile mit den insgesamt geleisteten Arbeitsstunden als Balkendiagramm an. Sobald ein Benutzer mit der Zeiterfassung begonnen hat, füllt sich der Balken:

• Grau: Kapazität
• Grün: Erfasste Stunden
• Rot: Überstunden

Wechseln Sie zwischen Wochen-, Monats- oder Jahresansicht

Auf der Registerkarte „Zeit“ können Sie Arbeitszeittabellen auf wöchentlicher, monatlicher oder jährlicher Basis anzeigen. Um dies zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü oben rechts und wählen Sie den gewünschten Zeitrahmen aus.

Navigieren Sie durch Wochen, Monate oder Jahre

Oben links können Sie durch die Wochen, Monate oder Jahre navigieren, um die aktuell angezeigte Woche/den aktuell angezeigten Monat/das aktuell angezeigte Jahr zu ändern. Alternativ können Sie auf das Dropdown-Menü klicken und zum gewünschten Zeitraum in der Kalenderansicht springen.

Auf die Arbeitszeitnachweise anderer Benutzer zugreifen und diese verwalten

Benutzer mit den Zugriffsrollen „Admin” und „Manager” sowie Benutzer mit den Zugriffsrechten „Verwalten” für den Bereich „Ausgaben” und „Lesen” für bestimmte Teilnehmer können die Arbeitszeitnachweise anderer Benutzer einsehen, die diesen Teilnehmern als Mitglieder zugewiesen sind (siehe „So verwalten Sie Zugriffsrechte” und „Benutzer zu Teilnehmermitgliedern hinzufügen”). Um zwischen den Arbeitszeitnachweisen verschiedener Benutzer zu wechseln, klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Bild/Namen des Benutzers und wählen Sie den Benutzer aus, dessen Arbeitszeitnachweis Sie anzeigen möchten:

Zwischen „Meine Aktivitäten“ und „Alle Aktivitäten“ wechseln

Standardmäßig werden in der Zeiterfassung nur die Aktivitäten angezeigt, denen Sie zugewiesen sind und für die Sie bereits Zeiten erfasst haben. Um alle Aktivitäten anzuzeigen, für die Sie mindestens Leserechte haben (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte”), deaktivieren Sie die Option „Meine Aktivitäten”:

Wechseln Sie von der Arbeitszeitblatt- zur Zeitlistenansicht

Die Zeitlistenansicht enthält eine Liste aller erfassten Zeiten für verschiedene Benutzer und Projekte. Um zur Zeitlistenansicht zu wechseln, klicken Sie auf das Listensymbol.

Die Zeitlistenansicht organisiert die Zeiterfassungen in einer Liste mit mehreren Spalten:

• Datum: Zeigt den genauen Tag an, an dem die Zeit erfasst wurde.
• Aktivität: Aufgabe oder Aktivität, die mit der Zeiterfassung verknüpft ist.
• Projekt: Gibt das Projekt an, das mit dem Zeiteintrag verbunden ist.
• Hinweis: Enthält zusätzliche Kommentare, die mit der Zeiterfassung eingegeben wurden.
• Erfasste Zeit: Zeigt die erfasste Zeit an.
• Typ: Gibt die Art der erfassten Zeit an (z. B. Arbeitszeit, Urlaub).
• Benutzer: Listet den Benutzer auf, der die Zeit erfasst hat.
• Teilnehmer: Zeigt den mit dem Benutzer verknüpften Teilnehmer an.

Wählen Sie aus, ob Sie die Zeitaufzeichnungen aller oder eines bestimmten Benutzers anzeigen möchten:

Sie können die Liste nach jeder Spalte sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken. Zusätzlich können Filter angewendet werden, um Datensätze für bestimmte Daten, Zeittypen, Projekte oder Aktivitäten, Teilnehmer oder Notizen anzuzeigen.

Erfasste und gebuchte Zeit

Neben der Benutzerauswahl sehen Sie ein Kreisdiagramm, das anzeigt, wie viel Zeit in % und Stunden für den aktuellen Benutzer und den angezeigten Zeitraum gebucht wurde. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Diagramm, um die Gesamtzahl der für den Benutzer erfassten und gebuchten Stunden anzuzeigen.

Exportieren Sie die Zeiterfassung nach Excel oder CSV

Um die Daten der aktuellen Ansicht zu exportieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Exportieren” auf der rechten Seite. Die Daten werden als Excel-Datei heruntergeladen. Um die Daten in eine CSV-Datei zu exportieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „CSV”.