Wie Sie Zeit (und Urlaub) erfassen
Mit EMDESK können Sie die Zeit erfassen und aufzeichnen, die Benutzer für Projekte und Aktivitäten, z. B. Arbeitspakete oder Aufgaben, aufgewendet haben. Die Zeiterfassung finden Sie auf der Registerkarte „Meine Zeiterfassung” im Abschnitt „Zeit”. Alle Zeitaufzeichnungen sind in der Zeiterfassungsansicht organisiert.
Hinweis:
- Um Zeiten zu erfassen, benötigen Sie Zugriff auf „Ausgaben” sowie auf Projekte und Aktivitäten, für die Sie Zeiten erfassen möchten (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte”).
- Um die Zeiten anderer Benutzer zu erfassen, benötigen Sie Verwaltungsrechte für „Ausgaben“ und mindestens Leserechte für die Aktivitäten, für die Sie die Zeit erfassen möchten, sowie für die Teilnehmer, denen die Benutzer, für die Sie die Zeit erfassen, als Mitglieder zugewiesen sind (siehe „So verwalten Sie Zugriffsrechte“ und „Benutzer zu Teilnehmermitgliedern hinzufügen“).
- Benutzer mit den Zugriffsrollen „Admin“ und „Manager“ können die Zeiten für alle Aktivitäten und für alle Benutzer verwalten (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte“).
- Die Zeiterfassung ist für Gastbenutzer nicht verfügbar.
Weiter zu:
- So erfassen Sie Zeiten
- Wie man Abwesenheitszeiten (Urlaub) meldet
- Löschen eines Zeit- oder Abwesenheitsdatensatzes (Urlaub)
Wie man die Zeit erfasst
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Klicken Sie im Startmenü auf „Zeit“, um den Abschnitt „Zeit“ zu öffnen. Wählen Sie die Registerkarte „Meine Zeiterfassung“.
Wählen Sie die richtige Woche aus, indem Sie mit den Navigationspfeilen oben durch die Wochen blättern.
Klicken Sie auf das „Stift“-Symbol in der Zelle, die der gewünschten Aktivität und dem gewünschten Tag entspricht, um die Zeit zu erfassen.
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Wechseln Sie optional zu einem anderen Benutzer (nur Benutzer mit Verwaltungsrechten für Teilnehmer).
Dadurch wird das Dialogfeld „Zeit erfassen“ geöffnet, in dem Sie die Zeit erfassen können.
- Benutzer: Vorab entsprechend der angezeigten Zeiterfassung festgelegt.
- Aktivität: Voreingestellt entsprechend der von Ihnen ausgewählten Zelle, kann jedoch durch Klicken auf das Dropdown-Menü geändert werden.
- Zeit: Geben Sie Stunden und Minuten im Format HH:MM ein.
- Typ: Wählen Sie „Arbeitszeit“ aus. Optional können Sie über das Dropdown-Menü zu einem Urlaubstyp wechseln, um die Abwesenheitszeit zu melden.
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Datum: Voreingestellt entsprechend der von Ihnen ausgewählten Zelle. Klicken Sie zum Ändern oder klicken Sie auf das Symbol „+“, um die Zeit für einen Zeitraum zu melden. Für den Zeitraum werden die eingegebenen Stunden für jeden Tag protokolliert.
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Hinweis (optional): Geben Sie einen Hinweis oder Kommentar zur Zeiterfassung ein.
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Klicken Sie auf „Zeit erfassen“, um einen neuen Zeitdatensatz zu erfassen. Dieser Eintrag wird unter der ausgewählten Aktivität und dem ausgewählten Tag erfasst und zusätzlich kumulativ zu den übergeordneten Aktivitäten hinzugefügt.
So melden Sie Ihre Abwesenheitszeit (Urlaub)
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Klicken Sie im Startmenü auf „Zeit“, um den Abschnitt „Zeit“ zu öffnen.
Öffnen Sie die Ansicht „Zeiterfassung“, indem Sie auf dieses Symbol klicken.
Wählen Sie die richtige Zeitwoche aus, indem Sie mit den Navigationspfeilen oben durch die Wochen blättern.
Klicken Sie auf das „Bleistift“-Symbol in der Zelle, die der gewünschten Urlaubsart und dem gewünschten Tag entspricht, um die Abwesenheit (den Urlaub) zu melden.
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Wechseln Sie optional zu einem anderen Benutzer (nur Benutzer mit Verwaltungsrechten für Teilnehmer).
Dadurch wird das Dialogfeld „Abwesenheitszeit verfolgen“ geöffnet, in dem Sie die Abwesenheitszeit eingeben können.
- Benutzer: Vorab entsprechend der angezeigten Zeiterfassung festgelegt.
- Zeit: Geben Sie die Stunden und Minuten des Urlaubs im Format HH:MM ein.
- Art: Sie können die Urlaubsart optional aus der Dropdown-Liste auswählen.
- Datum: Vorausgewählt entsprechend der von Ihnen ausgewählten Zelle. Klicken Sie zum Ändern oder klicken Sie auf das Symbol „+“, um die Abwesenheitszeit für mehrere Tage gleichzeitig zu melden. Für den Zeitraum werden die eingegebenen Stunden für jeden Tag protokolliert.
- Hinweis (optional): Geben Sie einen Hinweis oder Kommentar für den Abwesenheitsdatensatz ein.
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- Klicken Sie auf „Zeit erfassen“, um einen neuen Urlaubsdatensatz zu erfassen. Dieser Eintrag wird unter dem ausgewählten Urlaubstyp und Tag oder Zeitraum erfasst.
Zeit- oder Abwesenheitsdatensatz löschen
- Um einen Zeitdatensatz zu löschen, öffnen Sie bitte die Zeiterfassungsliste.
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol in der Zelle mit dem Zeit- oder Abwesenheitsdatensatz. Dadurch wird das Dialogfeld „Zeit erfassen“ angezeigt.
- Im unteren Teil sehen Sie eine Liste aller Zeiteinträge für diesen Tag. Im Jahresansichtsmodus, in dem jede Spalte einen Monat darstellt, zeigt eine Zelle die Summe aller Zeitdatensätze für die Tage innerhalb dieses Monats an. Im Zeitdialog werden alle diese Datensätze aufgelistet.
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Suchen Sie den Eintrag, den Sie löschen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf das „X“-Symbol.
Hinweis: Wenn Sie mehrere Zeiteinträge für ein Projekt und dessen Unteraktivitäten am selben Tag protokolliert haben, wird jeder Eintrag im unteren Teil des Dialogfelds „Zeit erfassen“ angezeigt. Die Gesamtstunden für diese Einträge werden berechnet und als Summe in der Zeiterfassung angezeigt.
Hinweis: Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Zeit als Aufwand buchen können.