Erstellen und Verwalten von Berichtszeiträumen
Berichte werden durch ihren Berichtszeitraum definiert und dienen der Analyse von Daten, der Berichterstattung und der Steuerung des Berichtsprozesses für definierte Zeiträume. Sobald Sie Berichtszeiträume angelegt haben, werden diese in anderen Bereichen als Optionen oder Filter angezeigt, z. B. bei der Abrechnung von Ausgaben pro Berichtszeitraum.
Berichtszeiträume helfen dabei, den Berichtsprozess innerhalb definierter Zeitrahmen zu strukturieren und zu steuern. Nach ihrer Einrichtung werden diese Zeiträume als Filter oder Auswahloptionen im gesamten System angezeigt, beispielsweise bei der Eingabe oder Überprüfung von Ausgaben oder bei der Erstellung einer Finanzübersicht nach Berichtszeitraum.
So erstellen oder bearbeiten Sie einen Berichtszeitraum
- Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Allgemein“.
- Scrollen Sie zum Abschnitt „Berichte“.
- Klicken Sie auf „+ Bericht hinzufügen“, um einen neuen Berichtszeitraum zu erstellen, oder klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“, um einen bestehenden zu ändern.
- Die Seitenleiste „Berichtszeitraum“ wird geöffnet. Hier können Sie die Eigenschaften des Zeitraums definieren oder aktualisieren:
- Name: Geben Sie einen eindeutigen Namen ein (z. B. Periodischer Bericht M01–M12).
- Beschreibung (optional): Fügen Sie zusätzliche Details zum Zeitraum hinzu.
- Start- und Endmonat: Legen Sie den Zeitraum fest, den der Bericht abdeckt.
- Zeitraum für gemeldete Daten festlegen (optional): Wenn Ihre gemeldeten Daten über den Berichtszeitraum hinausgehen, können Sie einen separaten Zeitraum für die Erfassung der Dateneinträge festlegen (z. B. Arbeiten, die nach dem offiziellen Ende des Berichts durchgeführt wurden).
- Fälligkeitsdatum: Legen Sie die Einreichungsfrist für diesen Bericht fest.
- Klicken Sie auf „Bericht speichern“, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
✅ Hinweis:
Durch Festlegen des Start- und Endmonats eines Berichtszeitraums definieren Sie den Zeitraum für die Erfassung und Analyse von Daten in Berichten. Sobald ein Berichtszeitraum erstellt wurde:
- können Sie Berichte für diesen bestimmten Zeitraum erstellen.
- In Abschnitten wie „Ausgaben“ oder „Analysen“ werden Filter angezeigt, mit denen Sie Daten nach Berichtszeitraum anzeigen oder sortieren können.
- Bei der Eingabe von Ausgaben können Sie diese direkt einem Berichtszeitraum zuordnen, wodurch Sie Ihre Daten entsprechend einfach nachverfolgen und organisieren können.
EMDESK berücksichtigt automatisch alle geplanten oder gemeldeten Daten, die in den definierten Zeitrahmen fallen. Das System erkennt Einträge anhand ihres Berichtsdatums, des ausgewählten Berichtszeitraums oder des verknüpften Berichts.
Einen Berichtszeitraum löschen
Wenn Sie einen Berichtszeitraum nicht mehr benötigen, können Sie ihn jederzeit löschen:
- Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Allgemein“.
- Scrollen Sie zum Abschnitt „Berichte”.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Berichtszeitraum, den Sie entfernen möchten.
- Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Zeile, um die Seitenleiste „Berichtszeitraum“ zu öffnen.
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie im Menü die Option „Löschen“ und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
⚠️ Hinweis: Durch das Löschen eines Berichtszeitraums
- Es werden keine tatsächlichen Daten (wie Ausgaben oder Aktivitätsaktualisierungen) gelöscht.
- Es wird lediglich der Zeitrahmen entfernt, der zum Organisieren und Filtern dieser Daten verwendet wird.
- Der Zeitraum verschwindet aus allen zugehörigen Filtern und Ansichten.
- Alle zuvor mit dem Zeitraum verknüpften Daten bleiben im System erhalten, sind jedoch nicht mehr mit diesem Berichtszeitraum verbunden.