Ausgaben in einer Fremdwährung melden
Sie können Ausgaben in anderen Währungen als der Währung Ihres Arbeitsbereichs melden. EMDESK rechnet den Betrag in die Währung des Arbeitsbereichs um und speichert den Originalbetrag. So erstellen Sie Ihre Finanzberichte in Euro, und jeder umgerechnete Betrag lässt sich bis zur Originalrechnung nachvollziehen.
Hinweis: Fremdwährungen sind für Kostenkategorien vom Typ Fix verfügbar, nicht für Personalkosten, die aus einem Kostensatz berechnet werden. Für Ausrüstung, die Sie abschreiben, wählen Sie die Fremdwährung im Dialog Abschreibungsberechnung, nicht über die Währungsbezeichnung.
Inhalt
Die Methode wählen, die Ihre Finanzhilfevereinbarung verlangtEine Ausgabe in einer Fremdwährung meldenDie drei Wechselkurs-OptionenWie EMDESK umgerechnete Beträge aktualisiertUmgerechnete Beträge vor dem Bericht prüfenEine Fremdwährungsumrechnung ändern oder entfernenKosten, die Sie in der Währung des Arbeitsbereichs erfassen
Die Methode wählen, die Ihre Finanzhilfevereinbarung verlangt
Ihr Förderprogramm legt fest, wie Kosten in anderen Währungen in Euro umgerechnet werden. Prüfen Sie den Artikel zur Währungsumrechnung in Ihrer Finanzhilfevereinbarung (in Horizon Europe: Artikel 21.3) und verwenden Sie die passende Methode in EMDESK:
| Situation | Regel | In EMDESK |
|---|---|---|
| EU-Förderung mit der EU-Muster-Finanzhilfevereinbarung (zum Beispiel Horizon Europe, Digital Europe, LIFE, Erasmus+). Der Begünstigte führt seine Buchhaltung in einer anderen Währung als Euro, zum Beispiel SEK, CHF, NOK oder PLN. | Durchschnitt der täglichen EZB-Wechselkurse über den Berichtszeitraum. | Geben Sie den Betrag in der Währung Ihrer Buchhaltung ein. Wählen Sie Zeitraum mit dem ersten und dem letzten Tag des Berichtszeitraums. |
| EU-Förderung. Der Begünstigte führt seine Buchhaltung in Euro, und die Kosten wurden in einer anderen Währung bezahlt. | Die übliche Buchführungspraxis des Begünstigten. | Geben Sie den Euro-Betrag ein, der in Ihrer Buchhaltung gebucht ist, ohne Umrechnung. Wenn Ihre Praxis den EZB-Kurs eines Tages verwendet (zum Beispiel des Rechnungsdatums), wählen Sie Datum. Wenn Sie den Kurs Ihrer Bank verwenden, wählen Sie Eigene Rate. |
| Interreg | Monatlicher Buchungskurs der Europäischen Kommission (InforEuro) für den Monat, in dem die Ausgaben zur Prüfung eingereicht werden. | Wählen Sie Eigene Rate (siehe Hinweis unten). |
| Andere Programme und nationale Förderung | Wie in Ihrer Finanzhilfevereinbarung oder den Programmregeln festgelegt. | Wählen Sie die Option, die der Regel entspricht: Datum, Zeitraum oder Eigene Rate. |
Zeitraum bei EU-Förderung: Verwenden Sie für alle Ausgaben eines Berichtszeitraums dasselbe Start- und Enddatum, damit sie mit demselben Durchschnittskurs umgerechnet werden. Ist ein Begünstigter während des Berichtszeitraums dem Projekt beigetreten, beginnt der Zeitraum mit dem Beitrittsdatum. Wenn Sie Kosten eines früheren Berichtszeitraums korrigieren, verwenden Sie die Daten dieses früheren Zeitraums. Kosten für die Abschlussberichte, die nach dem Projektende entstehen, verwenden den letzten Berichtszeitraum.
Eigene Rate: EMDESK erwartet den Wert von 1 Einheit der Fremdwährung in der Währung des Arbeitsbereichs, zum Beispiel SEK 1 = € 0,0896. InforEuro und die EZB zeigen die umgekehrte Richtung (€ 1 = SEK 11,16). Geben Sie 1 geteilt durch den veröffentlichten Kurs ein.
EMDESK bietet die Währungen an, für die die Europäische Zentralbank tägliche Referenzkurse veröffentlicht. Wenn Ihre Währung nicht in der Liste steht, rechnen Sie den Betrag so um, wie es Ihre Finanzhilfevereinbarung verlangt (bei EU-Förderung: Durchschnitt der monatlichen InforEuro-Kurse über den Berichtszeitraum), geben Sie ihn in der Währung des Arbeitsbereichs ein und bewahren Sie die Berechnung bei Ihren Belegen auf.
Eine Ausgabe in einer Fremdwährung melden
Öffnen Sie den Bereich Ausgaben. Sie können eine Fremdwährung wählen, wenn Sie eine neue Ausgabe melden oder eine bestehende bearbeiten.
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Klicken Sie auf die Währungsbezeichnung unter dem Betrag, zum Beispiel Kosten (€).
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Ein Dropdown-Menü mit den verfügbaren Währungen erscheint. Wählen Sie die Währung, in der Sie bezahlt haben. Der Dialog In Fremdwährung buchen öffnet sich.
- Geben Sie den Betrag in der Fremdwährung ein.
- Ändern Sie bei Bedarf die Währung im Dropdown-Menü Währung.
- Wählen Sie eine Wechselkurs-Option und geben Sie das Datum, die Daten oder den Kurs ein. Siehe Die drei Wechselkurs-Optionen weiter unten.
- Klicken Sie auf Speichern. Der Betrag wird mit der gewählten Methode in die Währung des Arbeitsbereichs umgerechnet.
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Speichern, um die Ausgabe zu speichern.
Die drei Wechselkurs-Optionen
Wählen Sie im Dialog In Fremdwährung buchen unter Wechselkurs eine von drei Optionen. Die Zahlen in den Screenshots entsprechen den Schritten.
Datum
Verwenden Sie Datum, wenn die Kosten mit dem EZB-Kurs eines Tages umgerechnet werden, zum Beispiel des Rechnungs- oder Zahlungsdatums.
- Klicken Sie auf Datum.
- Wählen Sie das Datum.
- Klicken Sie auf das Berechnen-Symbol neben dem Datum.
- EMDESK zeigt den Kurs an, zum Beispiel R$ 1 = € 0,1677.
- Der umgerechnete Betrag erscheint unter der Währung, zum Beispiel Kosten (R$) = € 197,96.
- Klicken Sie auf Speichern.
Ist für das Datum kein Kurs veröffentlicht (Wochenende, Feiertag oder ein Datum in der Zukunft), verwendet EMDESK den neuesten Kurs davor. Ein Info-Symbol neben dem Kurs zeigt, welches Datum verwendet wurde.
Zeitraum
Verwenden Sie Zeitraum für den Durchschnittskurs über mehrere Monate. Bei EU-Förderung geben Begünstigte, deren Buchhaltung nicht in Euro geführt wird, den ersten und den letzten Tag des Berichtszeitraums ein.
- Klicken Sie auf Zeitraum.
- Wählen Sie das Start- und das Enddatum. Der Zeitraum kann bis zu drei Jahre lang sein.
- Klicken Sie auf das Berechnen-Symbol.
- EMDESK zeigt den Durchschnittskurs für den Zeitraum an.
- Der umgerechnete Betrag erscheint unter der Währung.
- Klicken Sie auf Speichern.
Das Enddatum darf in der Zukunft liegen. EMDESK verwendet dann für die fehlenden Tage den neuesten Kurs und aktualisiert den Betrag jede Nacht, bis alle Kurse veröffentlicht sind.
Eigene Rate
Verwenden Sie Eigene Rate, wenn Sie einen Kurs verwenden müssen, den EMDESK nicht abruft, zum Beispiel den Kurs Ihrer Bank oder den InforEuro-Kurs bei Interreg.
- Klicken Sie auf Eigene Rate.
- Geben Sie den Wert von 1 Einheit der Fremdwährung in der Währung des Arbeitsbereichs ein, zum Beispiel 0,1675 für R$ 1 = € 0,1675. Zeigt Ihre Quelle € 1 = R$ 5,97, geben Sie 1 geteilt durch 5,97 ein.
- Der umgerechnete Betrag erscheint unter der Währung.
- Klicken Sie auf Speichern.
Eine eigene Rate wird nie automatisch geändert.
Wie EMDESK umgerechnete Beträge aktualisiert
EMDESK verwendet die Euro-Referenzkurse der Europäischen Zentralbank (EZB) und ruft jede Nacht neue Kurse ab.
- Bei Datum oder Zeitraum dürfen das Datum bzw. das Ende des Zeitraums in der Zukunft liegen. Für Tage ohne veröffentlichten Kurs verwendet EMDESK den neuesten Kurs.
- Jede Nacht berechnet EMDESK den umgerechneten Betrag gespeicherter Ausgaben mit den neuen Kursen neu, bis alle Kurse für das Datum bzw. den Zeitraum veröffentlicht sind. Sie müssen die Ausgabe dazu nicht erneut öffnen oder speichern. Das gilt auch für Ausgaben in einem gesperrten Berichtszeitraum.
- Eine Eigene Rate wird nie automatisch geändert.
Sie können Ausgaben also schon während des Berichtszeitraums melden. Nach dem Ende des Zeitraums erreichen die Beträge den endgültigen Durchschnittskurs von selbst.
Umgerechnete Beträge vor dem Bericht prüfen
Erstellen Sie Ihren Finanzbericht nach dem Ende des Berichtszeitraums. Die EZB veröffentlicht den Kurs für den letzten Tag am nächsten Arbeitstag, und EMDESK aktualisiert die Beträge in der folgenden Nacht.
Um die Originalbeträge zu sehen, öffnen Sie die Tabelle Ausgaben, klicken Sie auf Tabellen-Optionen und blenden Sie diese Spalten ein:
- Direkte Kosten (Fremdwährung): der Betrag in der Fremdwährung.
- Währung (Fremdwährung)
- Wechselkurs (Fremdwährung): der Kurs, den EMDESK verwendet hat.
- Datum (Fremdwährung) und Enddatum (Fremdwährung): das Datum bzw. der Zeitraum der Umrechnung.
Mit diesen Spalten prüfen Sie, ob alle Ausgaben eines Berichtszeitraums denselben Zeitraum verwenden, und zeigen Prüfern, wie jeder Betrag umgerechnet wurde.
Eine Fremdwährungsumrechnung ändern oder entfernen
Öffnen Sie die Ausgabe im Bereich Ausgaben.
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Klicken Sie auf die Währungsbezeichnung unter dem Betrag. Ein Dropdown-Menü mit den Währungen erscheint.
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben der aktiven Währung, um den Dialog In Fremdwährung buchen erneut zu öffnen.
- Ändern Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Speichern.
Um die Umrechnung zu entfernen, öffnen Sie den Dialog auf dieselbe Weise, klicken Sie auf Umrechnung entfernen und bestätigen Sie.
Kosten, die Sie in der Währung des Arbeitsbereichs erfassen
- Personalkosten aus einem Kostensatz: Kostensätze sind immer in der Währung des Arbeitsbereichs. Geben Sie die Kostensätze in Euro ein.
- Importierte Ausgaben: Der Excel-Import liest den Betrag in der Währung des Arbeitsbereichs. Um eine importierte Ausgabe umzurechnen, öffnen Sie sie und fügen Sie die Fremdwährung wie oben beschrieben hinzu.