Verwalten von Gruppen und Mitgliedern

Während der Lebensdauer eines Arbeitsbereichs können Sie neue Gruppen erstellen, Gruppen löschen, die Eigenschaften von Gruppen aktualisieren sowie Mitglieder hinzufügen und entfernen.

Alle Gruppen werden im Abschnitt „Gruppen“ des Startmenüs in einer sortierbaren und durchsuchbaren Tabellenansicht mit Details wie Gruppenname, Mitglieder, Gruppenmanager, E-Mail-Adresse der Gruppe, Zugriffsebene, Kurzname, Beschreibung und Tags aufgelistet. Mit dem „+“-Symbol oben rechts in der Tabelle können Sie Spalten ein- oder ausblenden.

Um eine Gruppe zu finden, verwenden Sie die Suchfelder in den Spaltenüberschriften oder klicken Sie auf eine beliebige Spaltenüberschrift, um die Sortierung zu ändern.

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, wie Sie:

• Mitglieder der Gruppe hinzufügen
• Gruppenmitglieder entfernen
• Anfragen zum Beitritt zu einer eingeschränkten Gruppe genehmigen
• Gruppen-Eigenschaften aktualisieren
• eine Gruppe löschen

Mitglieder der Gruppe hinzufügen

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Klicken Sie im Startmenü auf „Gruppen“ ; dadurch wird der Abschnitt „Gruppen“ geöffnet.

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Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie bearbeiten möchten, oder klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“; dadurch wird eine Sidebar für die Gruppe geöffnet.

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Wählen Sie in der Sidebar die Registerkarte „Mitglieder“ aus.

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Die Liste der Gruppenmitglieder wird angezeigt. Klicken Sie über der Tabelle „Mitglieder“ auf „Mitglied hinzufügen“.

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Die Liste der Nicht-Gruppenmitglieder wird angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem/den hinzuzufügenden Mitgliedern und klicken Sie auf „Mitglied hinzufügen“.

Tipp

• Sie können das Feld für die Suche oben in der Liste verwenden, um schnell nach Mitgliedern zu suchen, indem Sie deren Namen eingeben.
• Eingeladene Benutzer, deren Arbeitsbereichszulassung noch aussteht, sind in der Mitgliederliste enthalten und können bereits zu einer Gruppe hinzugefügt werden.

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Um der Gruppe neue Mitglieder hinzuzufügen, klicken Sie unten in der Sidebar auf „Gruppe speichern“.

Gruppenmitglieder entfernen

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Klicken Sie im Startmenü auf „Gruppen“ ; dadurch wird der Abschnitt „Gruppen“ geöffnet.

2

Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie bearbeiten möchten, oder klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“; dadurch wird eine Sidebar für die Gruppe geöffnet.

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Wählen Sie in der Sidebar die Registerkarte „Mitglieder“ aus.

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Die Liste der Gruppenmitglieder wird angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben den Mitgliedern, die entfernt werden sollen, und klicken Sie oben auf X.

Tipp: Sie können das Feld für die Suche oben in der Liste verwenden, um Mitglieder schnell zu finden, indem Sie deren Namen eingeben.

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Klicken Sie im angezeigten Fenster auf „Entfernen“.

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Um die Mitglieder der Gruppe zu entfernen, klicken Sie unten in der Sidebar auf Gruppe speichern.

Anfragen zur Teilnahme an einer eingeschränkten Gruppe genehmigen

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Klicken Sie im Startmenü auf „Gruppen“ ; dadurch wird der Bereich „Gruppen“ geöffnet.

2

Klicken Sie auf die Gruppe, bei der in der Spalte „Mitglieder“ ausstehende Anträge angezeigt werden, oder klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“; dadurch wird eine Sidebar für die Gruppe geöffnet.

3

Wählen Sie in der Sidebar die Registerkarte „Mitglieder“ aus.

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Die Liste der Gruppenmitglieder wird angezeigt. Scrollen Sie nach unten zur Liste der ausstehenden Anfragen und lehnen Sie die Anfragen ab oder nehmen Sie sie an.

Tipp: Bewegen Sie den Mauszeiger über den grünen Pfeil, um zu sehen, wann der Benutzer die Aufnahme in die Gruppe beantragt hat.

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Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie unten in der Sidebar auf „Gruppe speichern“.

Gruppeneigenschaften aktualisieren

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Klicken Sie im Startmenü auf „Gruppen“ ; dadurch wird der Abschnitt „Gruppen“ geöffnet.

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Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie aktualisieren möchten, oder klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“; dadurch wird eine Sidebar für die Gruppe geöffnet.

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In der Sidebar können Sie die folgenden Eigenschaften der Gruppe aktualisieren:

• Bild: Um ein Bild für die Gruppe zu aktualisieren, klicken Sie auf das Fotosymbol oder ziehen Sie eine Bilddatei per Drag & Drop dorthin
• Name: Klicken Sie in das blaue Platzhalterfeld und aktualisieren Sie den Namen der Gruppe
• Kurzname: Klicken Sie in das Feld und aktualisieren Sie den Kurznamen der Gruppe  
• Kurzbeschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für die Gruppe ein bzw. bearbeiten Sie diese
• Gruppenmanager: Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um einen anderen Benutzer auszuwählen; es kann nur einen Gruppenmanager pro Gruppe geben
• Zugriffsebene: Wechseln Sie zu „Offen“ (Benutzer können ohne Genehmigung beitreten/austreten) oder „Eingeschränkt“ (Benutzer benötigen die Genehmigung des Verwalters der Gruppe, um beizutreten/auszutreten)
• Privat: Schalten Sie diese Option um, um die Gruppe für alle Nicht-Gruppenmitglieder auszublenden bzw. einzublenden (mit Ausnahme von Admins und Managern, siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte“)
• Gruppen-E-Mail aktivieren: Schalten Sie diese Option um, um die Mailinglisten-Funktion für die Gruppe zu aktivieren bzw. zu deaktivieren – bei Aktivierung erscheint das Feld „E-Mail-Adresse“; geben Sie den Teil der E-Mail-Adresse vor dem @-Zeichen (lokaler Teil) ein, z. B. „financereps“ für die E-Mail-Adresse „financereps@groups.EMDESK.com“:

Hinweis:

• Die E-Mail-Adresse darf keine nicht unterstützten Zeichen enthalten und muss mindestens 3 und höchstens 63 Zeichen lang sein.
• Die E-Mail-Adresse muss innerhalb der Domain @groups.emdesk.com eindeutig sein und unterliegt der Verfügbarkeit.
• Die E-Mail-Domain ist fest vorgegeben und kann nicht geändert werden.
• Standardmäßig haben alle Benutzer der Gruppe das Recht, E-Mails zu senden und zu empfangen; um diese Rechte anzupassen, lesen Sie bitte „Mailinglisten-Option für Gruppen“.

• Gruppenrechte aktivieren: Um die Zugriffsrechte für alle Gruppenmitglieder auf Gruppenebene zu verwalten, aktivieren Sie den Schalter für Gruppenrechte:

Hinweis:

• Standardmäßig sind die Zugriffsrechte für Gruppen auf „Zugriffsrechte für alle Bereiche verwalten“ eingestellt. Gehen Sie zum Abschnitt „Benutzer“, um die Zugriffsrechte für Gruppen anzupassen.
• Alle Gruppenmitglieder erben die für diese Gruppe festgelegten Zugriffsrechte.
• Durch die Mitgliedschaft in Gruppen können Benutzer verschiedene Sätze von Zugriffsrechten erwerben. In diesem Fall sind die Zugriffsrechte hierarchisch angeordnet, beginnend mit „Verwalten“ als stärkster Berechtigung, wobei die höchste Berechtigung alle untergeordneten Rechte außer Kraft setzt.
  
  Beispiel: Ein Benutzer verfügt über Lesezugriffsrechte für den Bereich „Dokumente“ und ist gleichzeitig Mitglied einer Gruppe mit Berechtigungen zum Bearbeiten von Dokumenten für den Bereich „Dokumente“. Der Benutzer erhält die stärkeren Rechte der Gruppe und verfügt somit über Rechte zum Bearbeiten des Bereichs „Dokumente“.

• Tags: Klicken Sie hier und kategorisieren Sie die Gruppe durch Hinzufügen von Tags; geben Sie Ihr individuelles Tag ein oder wählen Sie aus der Liste der vorgeschlagenen verfügbaren Tags (klicken Sie auf das X bei einem Tag, um es zu entfernen)

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Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie unten in der Sidebar auf „Gruppe speichern“.

Gruppe löschen

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Klicken Sie im Startmenü auf „Gruppen“ ; dadurch wird der Abschnitt „Gruppen“ geöffnet.

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Klicken Sie auf das Schnellaktionsmenü der Gruppe, die Sie löschen möchten, und wählen Sie „Löschen“ aus der Dropdown-Liste.

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Um die Gruppe zu löschen, klicken Sie im angezeigten Fenster auf „Ja“.