Über Gruppen

Eine Gruppe fasst Benutzer zusammen, damit Sie sie gemeinsam behandeln können. Gruppen dienen zwei Zwecken:

• E-Mail: Eine Gruppe kann eine eigene Mailinglisten-Adresse erhalten, z.B. wp3-team@groups.emdesk.com. Eine E-Mail an diese Adresse erreicht alle Gruppenmitglieder (siehe Mailinglisten-Option für Gruppen).
• Zugriffsrechte: Mit „Gruppenrechte aktivieren“ legen Admins und Manager die Rechte einmal für die Gruppe fest, und alle Mitglieder erhalten sie (siehe Rollen und Zugriffsrechte).

Zugriffsebene und Sichtbarkeit

• „Offen (Jeder kann beitreten)“: Jeder Benutzer des Arbeitsbereichs kann der Gruppe ohne Genehmigung beitreten und sie verlassen.
• „Eingeschränkt (auf Anfrage)“: Benutzer stellen eine Anfrage zum Beitreten oder Verlassen; der Gruppenmanager, ein Admin oder ein Manager nimmt sie an oder lehnt sie ab. Admins, Manager und der Gruppenmanager können Benutzer auch jederzeit zu einer eingeschränkten Gruppe hinzufügen.
• „Verbergen“ (privat): Die Gruppe ist für Nicht-Mitglieder unsichtbar, sie kann also niemand von sich aus finden oder ihr beitreten. Benutzer können nur von einem Admin, einem Manager oder dem Gruppenmanager hinzugefügt werden. Admins und Manager sehen weiterhin jede Gruppe.

Wer was darf

• Admins und Manager legen Gruppen an und verwalten alle Gruppen.
• Jede Gruppe hat genau einen Gruppenmanager, der Mitglied sein muss, jede Gruppe hat also mindestens ein Mitglied. Er kann die Gruppe und ihre Mitglieder bearbeiten, sie aber nicht löschen und keine Gruppenrechte aktivieren. Um den Gruppenmanager zu ändern, wählen Sie in den Angaben der Gruppe ein anderes Mitglied.
• Alle Benutzer sehen die Gruppenliste (außer verborgenen Gruppen, in denen sie nicht Mitglied sind) und können offenen Gruppen beitreten oder den Beitritt zu eingeschränkten Gruppen anfragen (siehe Einer Gruppe beitreten oder sie verlassen).
• Wird ein Benutzer einer Gruppe hinzugefügt und die Gruppe gespeichert, erhält er sofort die E-Mails der Gruppe (wenn sie eine Mailingliste hat) und die Zugriffsrechte der Gruppe (wenn Gruppenrechte aktiviert sind).