Gruppen erstellen

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen zum Erstellen einer neuen Gruppe.

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Klicken Sie im Startmenü auf „Gruppen“, um den Bereich „Gruppen“ zu öffnen.

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Klicken Sie unten im Abschnitt auf „+Gruppe hinzufügen“; dadurch wird die Sidebar „Neue Gruppe“ geöffnet.

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In der Sidebar müssen Sie die folgenden Grundeinstellungen für die neue Gruppe festlegen: 

• Bild (optional): Um ein Bild für die Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf das „Kamera“-Symbol oder ziehen Sie eine Bilddatei per Drag & Drop dorthin
• Name: Klicken Sie auf den Platzhalter „Geben Sie einen Gruppennamen ein“ und geben Sie einen Namen für die Gruppe ein
• Kurzname (optional): Legen Sie einen Kurznamen für die Gruppe fest
• Kurzbeschreibung (optional): Geben Sie eine Beschreibung für die Gruppe ein

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Konfigurieren Sie die Einstellungen für die Gruppenverwaltung und den Zugriff:

• Gruppenmanager: Standardmäßig ist der Benutzer, der eine Gruppe erstellt, der Gruppenmanager. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um einen anderen Benutzer für die Rolle des Gruppenmanagers auszuwählen (nur Gruppenmitglieder können Gruppenmanager werden, daher müssen Sie zunächst Mitglieder zur Gruppe hinzufügen, wie in Schritt 6 beschrieben). Es kann nur einen Gruppenmanager pro Gruppe geben.
• Zugriffsebene: Wählen Sie „Offen“ (Benutzer können ohne Genehmigung beitreten/austreten) oder „Eingeschränkt“ (Benutzer benötigen die Genehmigung eines Gruppenmanagers, um beizutreten/auszutreten)
• Privat (optional): Aktivieren Sie diese Option, um die Gruppe vor allen Nicht-Gruppenmitgliedern zu verbergen (Benutzer mit Administrator- und Manager-Berechtigungen können private Gruppen weiterhin sehen, siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte“)

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Richten Sie optionale erweiterte Funktionen ein:

• Gruppen-Mail aktivieren (optional): Aktivieren Sie diese Option, um die Mailinglisten-Funktion für die Gruppe zu aktivieren – das Feld „E-Mail-Adresse“ wird dann angezeigt; geben Sie den Teil der E-Mail-Adresse vor dem @-Zeichen ein, z. B. „geniusfame-all-user“ für die E-Mail-Adresse „geniusfame-all-user@groups.emdesk.com“:
  
  

  

  Hinweis:

  • Die E-Mail-Adresse darf keine nicht unterstützten Zeichen enthalten und muss mindestens 3 und höchstens 63 Zeichen lang sein.
  • Die E-Mail-Adresse muss innerhalb der Domain @groups.emdesk.com eindeutig sein.
  • Die E-Mail-Domain ist fest vorgegeben und kann nicht geändert werden.
  • Standardmäßig haben alle Benutzer der Gruppe das Recht, E-Mails zu senden und zu empfangen; um diese Rechte anzupassen, lesen Sie bitte „Mailinglisten-Option für Gruppen“.
• Gruppenrechte aktivieren (optional): Aktivieren Sie die Option „Gruppenrechte“ für eine Gruppe, um die Zugriffsrechte für alle Gruppenmitglieder auf Gruppenebene zu verwalten:
  
  

  

  Hinweis:

  • Standardmäßig sind die Zugriffsrechte für Gruppen auf „Zugriffsrechte für alle Bereiche verwalten“ eingestellt. Gehen Sie zum Abschnitt „Benutzer“, um die Zugriffsrechte für Gruppen anzupassen. 
  • Alle Gruppenmitglieder erben die für diese Gruppe festgelegten Zugriffsrechte. Wenn Benutzer mehreren Gruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen angehören, hat die höchste Zugriffsebene Vorrang.
  • Zugriffsrechte sind hierarchisch angeordnet, beginnend mit „Verwalten“ als stärkster Berechtigung, wobei die höchste Berechtigung alle untergeordneten Rechte außer Kraft setzt.
    
    

    Beispiel: Ein Benutzer verfügt über Lesezugriffsrechte für den Bereich „Dokumente“ und ist gleichzeitig Mitglied einer Gruppe mit Bearbeitungszugriffsrechten für den Bereich „Dokumente“. Der Benutzer erhält die stärkeren Rechte der Gruppe und verfügt somit über Bearbeitungszugriffsrechte für den Bereich „Dokumente“.

• Tags (optional): Kategorisieren Sie die Gruppe, indem Sie Tags hinzufügen.

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Um Mitglieder zur Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie oben in der Sidebar auf die Registerkarte „Mitglieder“, dann auf die Schaltfläche „Mitglied hinzufügen“, aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen bei den hinzuzufügenden Mitgliedern und klicken Sie auf Mitglied hinzufügen. Um Mitglieder aus der Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen links neben den Benutzern auf der Registerkarte „Mitglieder“, klicken Sie auf die Schaltfläche „X“, die in der Spaltenüberschrift erscheint, und bestätigen Sie, um die ausgewählten Benutzer zu entfernen. Oder überspringen Sie diesen Schritt und fügen Sie Mitglieder später hinzu.

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Um die Gruppe zu erstellen, klicken Sie auf Gruppe speichern.