Gruppen erstellen
💡 Hinweis: Nur Admins und Manager können Gruppen anlegen (siehe Rollen und Zugriffsrechte). Wofür Gruppen gedacht sind, lesen Sie unter Über Gruppen.
- Öffnen Sie Gruppen und klicken Sie unten auf „Gruppe hinzufügen“.
- Geben Sie in der Sidebar die Angaben zur Gruppe ein:
| Bild, Name | Klicken Sie auf den Bildbereich (oder ziehen Sie eine Bilddatei darauf), um ein Bild hinzuzufügen, und geben Sie einen Namen ein, z.B. WP3-Team. Der Name ist erforderlich. |
| „Kurzname“, „Kurzbeschreibung“ | Optional. |
| „Gruppenmanager“ | Standardmäßig Sie. Nur Mitglieder können Gruppenmanager werden; fügen Sie also zuerst Mitglieder hinzu (Schritt 3), wenn jemand anderes es sein soll. Es gibt einen Gruppenmanager pro Gruppe, und jede Gruppe braucht mindestens ein Mitglied. |
| „Zugriffsebene“ | „Offen (Jeder kann beitreten)“: Benutzer treten ohne Genehmigung bei und aus. „Eingeschränkt (auf Anfrage)“: Benutzer brauchen die Genehmigung des Gruppenmanagers, eines Admins oder eines Managers, um beizutreten oder auszutreten. |
| „Verbergen“ | Blendet die Gruppe für Nicht-Mitglieder aus. Admins und Manager sehen weiterhin jede Gruppe. |
| „Gruppenmail aktivieren“ | Gibt der Gruppe eine Mailingliste. Geben Sie unter „E-Mail-Adresse“ den Teil vor @groups.emdesk.com ein, z.B. wp3-team. Die Adresse muss eindeutig sein, die Domain lässt sich nicht ändern. Standardmäßig dürfen alle Mitglieder senden und empfangen. Siehe Mailinglisten-Option für Gruppen. |
| „Gruppenrechte aktivieren“ | Die Gruppe erhält eine eigene Zeile unter Nutzer, in der Sie die Rechte für alle Mitglieder auf einmal festlegen. Nur Admins und Manager sehen diesen Schalter. |
| „Tags“ | Optionale Stichwörter. Geben Sie eigene ein oder wählen Sie vorhandene (siehe Tags verwenden). |
- Klicken Sie oben in der Sidebar auf den Reiter „Mitglieder“ (Personen-Symbol), dann auf „Mitglied hinzufügen“ und wählen Sie die Benutzer. Sie können Mitglieder auch später hinzufügen.
- Klicken Sie auf „Gruppe speichern“.
Tipp: Mit aktivierten Gruppenrechten erscheint die Gruppe unter Nutzer mit eigenen Rechten, die alle ihre Mitglieder erben. Eine neue Gruppe startet mit Verwalten-Rechten für alle Bereiche; legen Sie dort die gewünschten Rechte fest, z.B. Lesen für Budget. Gehört ein Benutzer mehreren Gruppen an, zählt das stärkste Recht. Denken Sie daran, dass Gruppenrechte nur Rechte hinzufügen: Senken Sie die eigenen Zeilen der Mitglieder, wenn diese weniger dürfen sollen (siehe Über Gruppen).
Nächster Schritt: Sobald die Gruppe eingerichtet ist, legen Sie die Zugriffsrechte für Gruppen fest und laden Sie Benutzer in Ihren Arbeitsbereich ein, falls das noch nicht geschehen ist.