Zugriffsrechte von Benutzern und Gruppen verwalten

Der Abschnitt „Benutzer“ in der Arbeitsbereichsnavigation listet alle Benutzer und Gruppen mit ihren aktuellen Zugriffsrollen und -rechten in Ihrem Arbeitsbereich auf.

In der Tabellenüberschrift des Abschnitts „Benutzer“ können Sie die Suchoption verwenden, um nach einem bestimmten Benutzer oder einer bestimmten Gruppe zu suchen.

Die Person, die den Arbeitsbereich erstellt hat, ist der Eigentümer des Arbeitsbereichs. Diese wird durch das „Kronen“-Symbol gekennzeichnet und standardmäßig automatisch als Benutzer mit Admin-Rechten zugewiesen. Alle hinzugefügten Benutzer werden standardmäßig der Ebene „Regulärer Benutzer“ (Admin AUS und Manager AUS) zugeordnet, mit standardmäßigen Zugriffsrechten auf alle Bereiche: „Projekte & Aktivitäten“, „Teilnehmer“, „Dokumente“ und „Ressourcen“. Sie können anschließend die Rollen der Benutzer und deren Zugriffsrechte auf alle Bereiche wie unten beschrieben verwalten.

Gruppen sind durch eine blaue Kopfzeile in ihrem Gruppenbild gekennzeichnet. Es ist nicht möglich, Gruppen die Zugriffsebenen „Admin“ oder „Manager“ zuzuweisen, aber Sie können die Zugriffsrechte von Gruppen auf alle Bereiche verwalten: „Projekte & Aktivitäten“, „Teilnehmer“, „Dokumente“ und „Ressourcen“.

Durch die Verwaltung der Zugriffsebenen und -rechte von Benutzern und Gruppen können Sie steuern, was Benutzer und Gruppenmitglieder in einem Arbeitsbereich sehen und ändern können. Zugriffsrechte können sowohl auf Bereichsebene als auch auf Elementebene verwaltet werden. Die Festlegung der Zugriffsrechte auf Elementebene ist nützlich, wenn die Rechte für bestimmte Elemente von den Rechten auf Bereichsebene abweichen sollen.

Wenn ein Benutzer beispielsweise auf Bereichsebene über „Verwalten“-Zugriffsrechte für „Aktivitäten“ und „Aus“-Zugriffsrechte für WP4 und WP7 verfügt, bedeutet dies, dass der Benutzer „Verwalten“-Zugriff auf alle Elemente im Bereich „Aktivitäten“ hat, mit Ausnahme von WP4 und WP7, auf die der Benutzer keinen Zugriff hat.

• Zugriffsrolle des Benutzers aktualisieren
• Zugriffsrechte für Abschnitte festlegen und aktualisieren
• Zugriffsrechte für bestimmte Elemente festlegen und aktualisieren
• Zugriffsrechte über die Element-Sidebar verwalten

Zugriffsrolle des Benutzers festlegen und aktualisieren

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Klicken Sie auf „Benutzer“ in der Arbeitsbereichsnavigation, um den Abschnitt „Benutzer“ zu öffnen.

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Suchen Sie den Benutzer, dessen Zugriffsrolle aktualisiert werden soll, und passen Sie die Schaltflächen „Admin“ und „Manager“ an, um die neue Zugriffsrolle festzulegen. 

• Schalten Sie „Admin“ auf EIN, um die Admin-Rolle zu aktivieren, oder schalten Sie „Manager“ auf EIN, um die Manager-Rolle zu aktivieren. Es kann jeweils nur eine dieser Rollen aktiviert sein.
• Schalten Sie sowohl „Admin“ als auch „Manager“ auf AUS, um die Admin- und Manager-Rollen zu deaktivieren. Der Benutzer erhält dann die Rolle „Normaler Benutzer“ mit standardmäßigen Verwaltungszugriffsrechten für alle Bereiche. Sie können nun spezifische Zugriffsrechte für den Benutzer pro Bereich oder pro Element festlegen.

Hinweis : Lesen Sie hier, wie Sie die Eigentumsrechte an einem Arbeitsbereich auf einen anderen Benutzer übertragen .

Zugriffsrechte für Bereiche festlegen und aktualisieren

Mit dieser Option können Sie die genauen Zugriffsrechte eines Benutzers oder einer Gruppe für jeden der Bereiche festlegen: „Projekte & Aktivitäten“, „Teilnehmer“, „Dokumente“ und „Ressourcen“. Der Benutzer oder die Gruppe erhält dann entweder Verwaltungs-, Bearbeitungs-, Lese- oder keine Zugriffsrechte für alle Elemente in diesem Bereich.

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Klicken Sie in der Arbeitsbereichsnavigation auf „Benutzer“, um den Bereich „Benutzer“ zu öffnen.

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Suchen Sie den Benutzer oder die Gruppe, deren Zugriffsrechte aktualisiert werden müssen, und stellen Sie sicher, dass die Zugriffsrollen „Admin“ und „Manager“ deaktiviert sind. 

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Klicken Sie auf das Dropdown-Menü eines Abschnitts und wählen Sie die entsprechende Zugriffsberechtigung für den Benutzer oder die Gruppe für alle Elemente in diesem Abschnitt aus (lesen Sie mehr über die Definition von Zugriffsberechtigungen).

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Um die Aktualisierung der Zugriffsrechte zu bestätigen, klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf „Ja“. 

Tipp: Wenn Sie die Rolle „Admin“ oder „Manager“ von „Aus“ auf „Ein“ ändern, werden die Rechte auf Abschnitts-Ebene gespeichert und wiederhergestellt, wenn Sie zurück zur Rolle „Normaler Benutzer“ wechseln.

Zugriffsrechte für bestimmte Elemente festlegen und aktualisieren

Mit dieser Option können Sie die Zugriffsrechte eines Benutzers oder einer Gruppe auf bestimmte Elemente im Arbeitsbereich verfeinern. Dies ist für alle Elemente in den Abschnitten „Projekte & Aktivitäten“, „Teilnehmer“ und „Dokumente“ verfügbar (gilt nicht für „Ressourcen“). Sie können die benutzerdefinierten Zugriffsrechte eines Benutzers oder einer Gruppe für bestimmte Elemente über die Sidebar des Elements oder im Abschnitt „Benutzer“ wie unten beschrieben festlegen.

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Klicken Sie in der Arbeitsbereichsnavigation auf „Benutzer“, um den Abschnitt „Benutzer“ zu öffnen.

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Suchen Sie den Benutzer oder die Gruppe, deren Zugriffsrechte aktualisiert werden müssen, und stellen Sie sicher, dass die Umschaltfunktion für die Rollen „Admin“ und „Manager“ deaktiviert ist.

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Klicken Sie auf „Verfeinern“ in dem Bereich, in dem sich das Element befindet, für das der Benutzer bestimmte Zugriffsrechte benötigt.

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Passen Sie die benutzerdefinierten Rechte für bestimmte Elemente an und klicken Sie auf Änderungen speichern. Sie müssen Zugriffsrechte auf Elementebene nur dann festlegen, wenn sich die Zugriffsrechte für bestimmte Elemente von den Rechten auf Abschnitts-Ebene unterscheiden sollen. Beispielsweise verfügt ein Benutzer mit „Verwalten“-Zugriffsrechten auf Abschnitts-Ebene und „Aus“-Zugriffsrechten für WP1 über „Verwalten“-Zugriffsrechte für alle Elemente im Abschnitt mit Ausnahme von WP1, auf das der Benutzer keinen Zugriff hat.

Tipp :

• Sie können die Suchoption verwenden, um schnell nach bestimmten Elementen zu suchen.



• Um alle Rechte auf Elementebene unter dem Abschnitt zu löschen, klicken Sie einfach auf „Löschen“ und speichern Sie.

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Die Zugriffsrechte werden aktualisiert. Bewegen Sie den Mauszeiger über „Verfeinern“, um die aktuell definierten benutzerdefinierten Rechte für bestimmte Elemente anzuzeigen (für alle anderen Elemente im Abschnitt gelten die Zugriffsrechte auf Abschnittsebene).

Tipp: Wenn Sie die Rolle „Admin“ oder „Manager“ von „Aus“ auf „Ein“ ändern, werden die benutzerdefinierten Zugriffsrechte auf Elementebene gespeichert und wiederhergestellt, wenn Sie zurück zur Rolle „Normaler Benutzer“ wechseln. Wenn Sie den Zugriff auf Abschnittsebene ändern, werden die benutzerdefinierten Zugriffsrechte auf Elementebene entsprechend dem neuen Zugriff auf Abschnittsebene zurückgesetzt.  

Verwalten Sie Zugriffsrechte über die Sidebar des Elements

Sie können Zugriffsrechte auch direkt über die Sidebar eines beliebigen Elements auf der Registerkarte „Zugriff“ verwalten. Dies bietet eine schnelle Möglichkeit, bestimmte Elemente freizugeben oder Berechtigungen anzupassen, ohne zum Abschnitt „Benutzer“ navigieren zu müssen.