Team- und Benutzerkapazitäten festlegen
Mit EMDESK können Sie die wöchentliche Kapazität Ihres Teams verwalten und dabei Ausfallzeiten wie Jahresurlaub, Elternzeit, Krankheitsurlaub, sonstige Urlaubsarten und Feiertage berücksichtigen.
Die wöchentliche Kapazität spiegelt die regulären Arbeitsstunden pro Wochentag wider, die ein Teammitglied voraussichtlich leisten wird. Diese Einstellung wird für die Berechnung der Stundenzettel verwendet, um die Verfügbarkeit und die Auslastungsraten zu ermitteln.
So funktioniert es: Die Standard-Teamkapazität wird auf Ebene des Arbeitsbereichs festgelegt und gilt für alle Teammitglieder. Einzelne Benutzer können diese durch ihre eigenen persönlichen Kapazitätseinstellungen überschreiben.
Standard-Teamkapazität festlegen
So legen Sie eine Standardkapazität für alle Benutzer fest, die als Basiswert dient, sofern keine individuellen Anpassungen vorgenommen werden:
- Navigieren Sie zu „Einstellungen“ > „Anpassung“.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Standard-Teamkapazität“.
- Die aktuelle wöchentliche Gesamtkapazität wird angezeigt (z. B. „40 Std. pro Woche“).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ (Bleistift-Symbol), um die Einstellungen zu ändern.
Im sich öffnenden Dialogfeld:
- Geben Sie die Arbeitszeiten für jeden Wochentag (Montag bis Sonntag) ein.
- Verwenden Sie die Zeitauswahl, um Stunden und Minuten festzulegen (z. B. 8:00 für 8 Stunden).
- Stellen Sie arbeitsfreie Tage auf 0:00 ein (z. B. Samstag und Sonntag).
- Die wöchentliche Gesamtkapazität wird unten automatisch berechnet.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.
Standardwerte: Wenn keine Kapazität festgelegt wurde, verwendet das System 8 Stunden für Wochentage (Montag–Freitag) und 0 Stunden für Wochenenden, was insgesamt 40 Stunden pro Woche ergibt.
Benutzer-Spezifische Kapazität festlegen
Einzelne Teammitglieder können ihre eigene Kapazität anpassen, wodurch die Standardkapazität des Arbeitsbereichs überschrieben wird:
Option 1: Über die Zeit-/Kapazitäts-Übersicht (Administratoren)
- Navigieren Sie zu „Zeit“ > „Alle Zeiten“, um die Zeitkapazitäts-Übersicht zu öffnen.
- Suchen Sie den Benutzer, dessen Kapazität angepasst werden muss.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zelle in der Spalte „Gesamtkapazität“ und klicken Sie auf das Stiftsymbol.
- Legen Sie die spezifischen Stunden pro Wochentag für dieses Teammitglied fest.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.
Option 2: Über die Einstellungen der Benutzer (Einzelne Benutzer)
- Navigieren Sie zu „Einstellungen“ > „Einstellungen für Benutzer“.
- Suchen Sie den Abschnitt „Zeitkapazität“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, um Ihre persönliche Kapazität anzupassen.
- Legen Sie Ihre Arbeitszeiten für jeden Tag fest und klicken Sie auf „Speichern“.
Tipp: Um die benutzerspezifische Kapazität auf die Standardwerte des Arbeitsbereichs zurückzusetzen, klicken Sie auf das Symbol zum Zurücksetzen am unteren Rand des Dialogfelds oder klicken Sie auf „Standardkapazitäten verwenden“.
Häufige Anwendungsfälle
Standard-Vollzeitplan (40 Stunden)
- Montag–Freitag: jeweils 8 Stunden
- Samstag–Sonntag: 0 Stunden
Teilzeitplan (20 Stunden)
- Montag–Freitag: jeweils 4 Stunden
- Samstag–Sonntag: 0 Stunden
Verlängerte Arbeitswoche (44 Stunden)
- Montag–Freitag: jeweils 8 Stunden
- Samstag: 4 Stunden
- Sonntag: 0 Stunden
Wirkung auf die Stundenzettel
Die Kapazitätseinstellungen wirken sich auf mehrere Bereiche aus:
- Anzeige der Verfügbarkeit: Der Stundenzettel zeigt die erwarteten Arbeitsstunden basierend auf der Kapazität an.
- Auslastungsberechnung: Prozentsatz der genutzten Kapazität = Erfasste Stunden / Kapazitätsstunden.
- Kapazitätsindikatoren: Visuelle Balken zeigen den Status von Unter- oder Überkapazität an.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel zur Zeit- und Kapazitäts-Übersicht.
Berechtigungen
| Aktion | Erforderliche Rolle |
|---|---|
| Standardkapazität des Arbeitsbereichs bearbeiten | Projektadministrator oder Projektmanager |
| Ansicht der Standardkapazität des Arbeitsbereichs | Jedes Mitglied des Arbeitsbereichs |
| Persönliche Kapazität bearbeiten | Jeder Benutzer (nur eigene Einstellungen) |
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn ich keine Kapazität festlege?
Das System verwendet Standardwerte: 8 Stunden für Wochentage (Mo–Fr) und 0 Stunden für Wochenenden (Sa–So), insgesamt 40 Stunden pro Woche.
Kann ich für verschiedene Projekte unterschiedliche Kapazitäten festlegen?
Nein, die Kapazität wird auf Ebene des Arbeitsbereichs festgelegt. Alle Projekte innerhalb des Arbeitsbereichs teilen sich dieselbe Standardkapazität. Einzelne Benutzer können ihre persönliche Kapazität überschreiben.
Kann ich die Kapazität in Halbstunden-Schritten festlegen?
Ja, die Zeitauswahl erlaubt beliebige Minutenwerte, sodass Sie 7:30 (7 Stunden 30 Minuten) oder jede andere Kombination festlegen können.
Was passiert, wenn ein Benutzer die Standardeinstellungen zurücksetzt?
Alle persönlichen Kapazitätseinträge für diesen Benutzer werden gelöscht, und er übernimmt automatisch die Standardwerte des Arbeitsbereichs.
Wird die Kapazität For Budgetberechnungen verwendet?
Nein, die Kapazität dient in erster Linie der Erfassung von Stundenzetteln und der Auslastung der Ressourcen. For Budgetberechnungen werden Personalkosten-Sätze und geplante Aufwände herangezogen.