Erstellen eines Kontoauszugs im EC-Teilnehmerportal mit EMDESK

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Melden Sie sich zunächst mit Ihren Zugangsdaten beim EU-Teilnehmerportal an. Auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie die Registerkarten „Meine Organisation“ und „Meine Projekte“. Klicken Sie auf „Meine Projekte“, um alle Projekte anzuzeigen, denen Sie zugewiesen sind .

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Jedes Projekt verfügt über eine Schaltfläche „Aktionen”. Wählen Sie das Projekt aus, an dem Sie arbeiten möchten, klicken Sie auf „Aktionen” und wählen Sie „Projekt verwalten”. Daraufhin öffnet sich ein separates Browserfenster, in dem alle offenen Sitzungen angezeigt werden, die mit dem Projekt in Verbindung stehen.

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Gehen Sie zum Abschnitt „Regelmäßige Berichterstattung“. Dieser Abschnitt enthält sowohl technische als auch finanzielle Teile, die ausgefüllt werden müssen. Alle Begünstigten müssen zum technischen Teil des regelmäßigen Berichts beitragen und ihre eigene Finanzaufstellung ausfüllen. 3

Hinweis: Nach dem Ausfüllen beider Teile müssen die Begünstigten diese elektronisch unterschreiben und beim Koordinator einreichen. Der Koordinator hat dann die Möglichkeit, die eingereichten Unterlagen zu prüfen. Sind Korrekturen erforderlich, kann der Koordinator sie zurücksenden. Ist alles korrekt, kann der Koordinator sie bei der EU einreichen.

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Um die Finanzaufstellung auszufüllen, klicken Sie auf den Link „Finanzteil”. Daraufhin öffnet sich ein neues Browserfenster, in dem Sie Ihre Finanzdaten eingeben können.

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Überprüfen Sie zunächst die Finanzinformationen aus dem Kontakt – ein schreibgeschütztes Feld, das Informationen über das Bankkonto anzeigt, auf das die Zahlung erfolgen soll.

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Für den Zwischen- oder Abschlussbericht legen Sie bitte die Bescheinigung zum Finanzbericht (CFS) für jeden Begünstigten vor, jedoch nur, wenn der CFS-Schwellenwert erreicht ist (diese Schwellenwerte variieren je nach EU-Programm und Art der Maßnahme).

Hinweis: Die CFS ist ein Sachbericht, der von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer oder einem Beamten erstellt wird. Ihr Zweck besteht darin, der Europäischen Kommission oder der fördermittelvergabenden Stelle zu ermöglichen, zu überprüfen und zu kontrollieren, ob die angegebenen Kosten förderfähig sind. Für den MFR 2021–2027 gilt in der Regel ein einziger Schwellenwert von 325.000 EUR, der von der EU gefordert wird. Jeder Begünstigte muss einen separaten CFS einreichen.

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Um den CFS einzureichen, wählen Sie das Optionsfeld „Ja“, füllen Sie die Felder „Name des Wirtschaftsprüfers“ und „Kosten des Zertifikats“ aus und laden Sie die CFS-Datei hoch.

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Begeben Sie sich anschließend zum Abschnitt „Finanzberichte“, um die förderfähigen Kosten pro Kategorie anzugeben.

Hinweis: Für jeden Berichtszeitraum muss ein Finanzbericht vorliegen, und es besteht die Möglichkeit, im zweiten Berichtszeitraum Anpassungen vorzunehmen. Diese Anpassungen können aus dem vorherigen Zeitraum stammen, für den Sie nicht alle Kosten und beantragten Beiträge für den aktuellen periodischen Bericht angegeben haben. Alle Finanzberichte und Anpassungen können im Abschnitt „Finanzberichte” eingesehen werden. 9

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Tragen Sie die Finanzdaten mit den Gesamtkosten in die Spalte „Gesamtbetrag” pro Kostenkategorie für den ausgewählten Teilnehmer für diesen Zeitraum ein.

Für einige Kategorien müssen Sie zusätzliche Informationen melden, indem Sie auf das Symbol „R” (Ressourcennutzung) rechts neben dem Eingabefeld klicken.

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Um die erforderlichen Daten aus EMDESK abzurufen, melden Sie sich bitte in Ihrem Projektarbeitsbereich auf EMDESK an und navigieren Sie zum Abschnitt „Ausgaben”. Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte „Ausgaben”, um Ihre Ausgabendaten anzuzeigen, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter hinzufügen”, um die Daten für den erforderlichen Berichtszeitraum zu filtern. 11

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Klicken Sie im angezeigten Fenster auf das Dropdown-Menü neben dem Abschnitt „Bericht“, wählen Sie den entsprechenden periodischen Bericht aus und klicken Sie auf „Übernehmen“, um den Filter so einzustellen, dass nur Datensätze angezeigt werden, die mit dem gewünschten Berichtszeitraum in Verbindung stehen.

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Befolgen Sie anschließend die nachstehenden Anweisungen zum Ausfüllen:

• Personalkosten (A)
• Kosten für Unteraufträge (B)
• Beschaffungskosten (C)
• Andere Kostenkategorien (D) kommen nicht so häufig vor und sind sehr spezifisch für die jeweilige Ausschreibung. Dazu gehören Kosten wie finanzielle Unterstützung für Dritte, intern in Rechnung gestellte Waren und Dienstleistungen, transnationale Zugangsgebühren für Forschungsinfrastrukturen, virtuelle Zugangsgebühren für Forschungsinfrastrukturen, PCP/PPI-Beschaffungskosten, Euratom-Kofinanzierungskosten für die Mobilität von Mitarbeitern, zusätzliche ERC-Finanzierung und zusätzliche ERC-Finanzierung (Unteraufträge, FSTP und intern in Rechnung gestellte Waren und Dienstleistungen).
  
  Sollten solche Kosten in Ihrem Projekt angefallen sein, füllen Sie diese bitte nach derselben Logik aus, wie sie unten für die übrigen Kostenkategorien beschrieben ist.


• Indirekte Kosten (E)

Hinweis: Sollten Sie Dokumente anhängen müssen, können Sie dies ganz einfach tun, indem Sie auf die Schaltfläche „Hochladen“ unten auf der Seite klicken. Nach dem Hochladen haben Sie die Möglichkeit, das Dokument anzuzeigen oder zu löschen, indem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen klicken.

Meldung von Personalkosten mit EMDESK

Für Personalkosten benötigen Sie die folgenden Informationen aus EMDESK, die in das Teilnehmerportal übertragen werden müssen: 1.

• Gesamtbetrag der Personalkosten
• Der Personalaufwand pro Arbeitspaket (WP)

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Legen Sie zunächst einen Tabellenfilter in der Spalte „Kostenkategorie” fest, um nur Datensätze für die „Personalkosten” anzuzeigen. Wenn Sie Zugriff auf mehr als einen Teilnehmer in EMDESK haben, legen Sie einen weiteren Tabellenfilter in der Spalte „Teilnehmer” fest, um nur Daten für den relevanten Teilnehmer anzuzeigen. Tipp: Passen Sie bei Bedarf die Spalten in Ihren Tabellenansichten mithilfe der Tabelleneinstellungen an.

Hinweis: Passen Sie bei Bedarf die Spalten in Ihren Tabellenansichten mithilfe der Tabelleneinstellungen an.

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Kopieren Sie den Gesamtbetrag der Personalkosten aus der Spalte „Direkte Kosten” in EMDESK in das Eingabefeld für die Kostenkategorie „Personalkosten” im Teilnehmerportal.

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Um den Personalaufwand pro WP zu melden, klicken Sie auf das Symbol „R“ neben dem Eingabefeld für Personalkosten. Dadurch öffnet sich ein neues Dialogfenster. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „+Details hinzufügen“, um eine neue Eingabezeile für jedes WP hinzuzufügen.

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Um diese Daten aus EMDESK zu erhalten, fügen Sie einen weiteren Filter in der Spalte „Aktivitäten” hinzu – jedes WP in einem Schritt.

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Kopieren Sie die Gesamtzahl der Personenmonate aus der Spalte „Ressource (PM)” in EMDESK in die Eingabespalte „Personenmonate” im Dialogfenster des Teilnehmerportals und klicken Sie auf „+” neben dem gemeldeten WP in der Spalte „Zugehöriges Arbeitspaket”.

Hinweis: Sollte die Spalte „Ressource (PM)” nicht vorhanden sein, fügen Sie sie mithilfe der Tabelleneinstellungen hinzu.

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Kehren Sie zu Schritt 4 zurück und wiederholen Sie die Schritte 4 und 5 für jedes WP, um die Eingabezeilen für jedes WP in Ihrem Projekt auszufüllen. Klicken Sie anschließend unten im Dialogfenster auf „OK”.

Meldung von Unterauftragskosten mit EMDESK

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Legen Sie einen Tabellenfilter in der Spalte „Kostenkategorie“ fest, um nur Datensätze für die „Subunternehmerkosten“ anzuzeigen. Wenn Sie Zugriff auf mehr als einen Teilnehmer in EMDESK haben, legen Sie einen weiteren Tabellenfilter in der Spalte „Teilnehmer“ fest, um nur Daten für den relevanten Teilnehmer anzuzeigen.

Hinweis: Passen Sie bei Bedarf die Spalten in Ihren Tabellenansichten mithilfe der Tabelleneinstellungen an.

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Sortieren Sie die Tabelle, um die Ausgabenaufzeichnungen beginnend mit den höchsten anzuzeigen, indem Sie auf die Tabellenspaltenüberschrift „Direkte Kosten” klicken.

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Kehren Sie zum Teilnehmerportal zurück und klicken Sie auf das Symbol „R“ neben dem Eingabefeld für Unterauftragskosten.

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Es öffnet sich ein neues Dialogfenster. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+Hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke, um eine neue Eingabezeile hinzuzufügen. Übertragen Sie die Daten aus EMDESK, beginnend mit dem ersten und größten Kostendatensatz:

• Name des Unterauftragnehmers : Kopieren Sie den Namen aus der Spalte „Beschreibung” in EMDESK.

  

• In Anhang 1 vorgesehen? : Wählen Sie „Ja“ oder „Nein“. Wenn „Ja“, müssen Sie keine Erläuterungen zum Unterauftrag abgeben. Wenn „Nein“, müssen Sie eine Erläuterung zum Unterauftrag abgeben, indem Sie auf das Symbol in der Spalte „Erläuterung“ klicken.
  Hinweis: Dies muss dem Projektbeauftragten mitgeteilt werden, der den unvorhergesehenen Unterauftrag im Rahmen des sogenannten vereinfachten Genehmigungsverfahrens genehmigen kann. Möglicherweise ist eine formelle Änderung der Finanzhilfevereinbarung erforderlich.
• Kosten: Bitte kopieren Sie die Kosten für die Ausgabenaufstellung aus der Spalte „Direkte Kosten” in EMDESK.

  

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Kehren Sie zu Schritt 4 zurück und wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Unterauftragseintrag in EMDESK. Sobald alle Einträge übertragen wurden, klicken Sie unten im Dialogfenster auf „Bestätigen”.

Abrechnung von Anschaffungskosten mit EMDESK

Die Anschaffungskosten werden in folgende Kategorien unterteilt:

• Reise- und Aufenthaltskosten
• Ausrüstung
• Sonstige Waren, Arbeiten und Dienstleistungen

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Legen Sie einen Tabellenfilter in der Spalte „Kostenkategorie” fest, um nur Datensätze für die Kosten „Reise- und Aufenthaltskosten” anzuzeigen. Wenn Sie Zugriff auf mehr als einen Teilnehmer auf EMDESK haben, legen Sie einen weiteren Tabellenfilter in der Spalte „Teilnehmer” fest, um nur Daten für den relevanten Teilnehmer anzuzeigen. Tipp: Passen Sie bei Bedarf die Spalten in Ihren Tabellenansichten mithilfe der Tabelleneinstellungen an.

Hinweis: Passen Sie bei Bedarf die Spalten in Ihren Tabellenansichten über die Tabelleneinstellungen an.

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Kopieren Sie den Gesamtbetrag der Reise- und Aufenthaltskosten aus der Spalte „Direkte Kosten“ in EMDESK in das Eingabefeld für die Kostenkategorie „Reise- und Aufenthaltskosten“ im Teilnehmerportal.

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Kehren Sie zu Schritt 1 zurück und wiederholen Sie diese Schritte für die Unterkategorien „Ausrüstung” und „Sonstige Waren, Arbeiten und Dienstleistungen”.

Hinweis: Wenn die Gesamtkaufkosten für Ihren Teilnehmer 15 % Ihrer geltend gemachten Gesamtpersonalkosten übersteigen, müssen Sie zusätzliche Angaben zur Verwendung dieser Kosten machen. Um zu überprüfen, ob Sie diesen Schwellenwert erreicht haben, klicken Sie auf das Symbol „R“ (es erscheint ein neues Dialogfenster mit der Angabe der zu erklärenden Kaufkosten): 4

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Wenn der Schwellenwert von 15 % überschritten wird, kehren Sie zu EMDESK zurück, legen Sie einen Tabellenfilter in der Spalte „Kostenkategorie” fest, um Datensätze für alle Einkaufskostenkategorien („Reise- und Aufenthaltskosten”, „Ausrüstung”, „Sonstige Waren, Arbeiten und Dienstleistungen”) und sortieren Sie die Tabelle, um die Ausgabendatensätze beginnend mit den höchsten anzuzeigen, indem Sie auf die Tabellenspaltenüberschrift „Direkte Kosten” klicken.

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Kehren Sie zum Teilnehmerportal zurück und klicken Sie auf das Symbol „R“ neben dem Eingabefeld für die Unterkategorie, das der Kategorie des ersten und höchsten Datensatzes in EMDESK entspricht.

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Es öffnet sich ein neues Dialogfenster. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+Hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke, um eine neue Eingabezeile hinzuzufügen und die Daten aus EMDESK zu übertragen, beginnend mit den Datensätzen mit den höchsten Kosten:

• Name des Kostenpostens : Kopieren Sie den Namen aus der Spalte „Beschreibung“ in EMDESK.

  

• Arbeitspakete : Wählen Sie das mit dem Kostendatensatz verbundene Arbeitspaket aus. Sie können dies in der Spalte „Aktivitäten“ auf EMDESK überprüfen.

  

• In Anhang 1 vorgesehen? : Wählen Sie „Ja“ oder „Nein“. Wenn „Ja“, müssen Sie keine Erläuterungen zum Kostenbeleg abgeben. Wenn „Nein“, müssen Sie eine Erläuterung zum Kostenbeleg abgeben, indem Sie auf das Symbol in der Spalte „Erläuterung“ klicken.
  Hinweis: Dies muss dem Projektbeauftragten mitgeteilt werden, der die unvorhergesehenen Kosten im Rahmen des sogenannten vereinfachten Genehmigungsverfahrens genehmigen kann, und es kann eine formelle Änderung der Fördervereinbarung erforderlich sein.
• Kosten: Kopieren Sie die Kosten für den Ausgabenbeleg aus der Spalte „Direkte Kosten” in EMDESK.

  

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Kehren Sie zu Schritt 5 zurück und wiederholen Sie den Vorgang in EMDESK für nachfolgende Kostenaufzeichnungen, bis die verbleibenden Gesamtkaufkosten 15 % der für diesen Zeitraum geltend gemachten Gesamtpersonalkosten entsprechen. Die kleinsten Kosten, die diese 15 % ausmachen, können unkommentiert bleiben. Klicken Sie anschließend unten im Dialogfeld auf „Bestätigen”.

Abrechnung indirekter Kosten

Bei Horizon Europe-Projekten werden indirekte Kosten pauschal in Höhe von 25 % der förderfähigen direkten Kosten (Kategorien A-D) erstattet, ausgenommen sind Kosten für Freiwillige, Unterauftragnehmer, finanzielle Unterstützung für Dritte und bestimmte ausgenommene Kostenkategorien.

Die Berechnung der indirekten Kosten erfolgt automatisch im Teilnehmerportal. Klicken Sie einfach auf das Symbol „Stift“ in der Zeile „Indirekte Kosten“, um diesen Vorgang zu starten.

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Wenn Sie alle Einträge für alle Kostenkategorien vorgenommen haben, klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Speichern“ und anschließend unten auf „Validieren“, um zu überprüfen, ob Validierungsfehler vorliegen.

Hinweis: Sie haben auch die Möglichkeit, ein Dokument zu erstellen, indem Sie oben links auf „Verwendung von Referenzen als PDF exportieren“ klicken. Vergessen Sie jedoch nicht, es zuvor zu speichern und zu validieren.

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Kehren Sie zur Hauptseite zurück und klicken Sie auf die Schaltfläche „Zur Überprüfung sperren”. Die Bearbeitung der Datei wird deaktiviert und Ihr Projektfinanzbeauftragter (PFSIGN) erhält eine Benachrichtigung, dass der Finanzbericht zur Überprüfung bereitsteht.

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Ihr PFSIGN muss dann den Entwurf entsperren, indem er auf die Schaltfläche „Zum Entwurf entsperren“ klickt, um die Datei zu überprüfen und gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen. Anschließend muss er die Erklärung unterschreiben und einreichen, indem er auf die Schaltfläche „Unterschreiben und einreichen“ klickt.

Hinweis: Nur der Projektfinanzverantwortliche (PFSIGN) kann diesen Schritt ausführen – Teilnehmerkontakte, Koordinatorenkontakte, Hauptkoordinatorenkontakte, Aufgabenmanager und Teammitglieder können die PDF-Datei öffnen, um die Daten anzuzeigen, aber sie können die Daten nicht entsperren.

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Nach der Bestätigung fordert das System PFSIGN auf, sein EU-Login-Passwort einzugeben, um die Finanzerklärung elektronisch zu unterzeichnen.

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Sobald Ihre Erklärung elektronisch unterzeichnet und an den Koordinator übermittelt wurde, haben Sie Ihre Finanzerklärung abgeschlossen. Nach Erhalt Ihrer Erklärung kann der Koordinator entweder auf die Schaltfläche „Wiederholen“ klicken, um sie zur weiteren Korrektur zurückzusenden, oder auf die Schaltfläche „Einbeziehen“ klicken, um sie zu akzeptieren.

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Nachdem der Koordinator die Berichte aller Partner akzeptiert hat, muss er sie als Teil eines periodischen Berichts an die Europäische Kommission übermitteln, indem er auf die Schaltfläche „An EU übermitteln“ klickt. Sobald der Koordinator den Bericht übermittelt hat, wird der Zahlungsantrag ausgestellt.

Berichtskorrekturen

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Um eine Anpassung vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anpassung hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke, wählen Sie den Berichtszeitraum aus, für den Sie Kosten hinzufügen möchten, und klicken Sie auf „OK“.

Hinweis: Anpassungen können nur für die Kostenkategorien vorgenommen werden, die für den vorherigen Zeitraum angefordert wurden. Daher ist diese Funktion erst ab Zeitraum 2 verfügbar.

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Dadurch wird ein separater Finanzbericht für Anpassungen mit denselben Kostenkategorien geöffnet. Geben Sie alle Anpassungskosten wie oben beschrieben ein und klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Um eine Anpassung zu löschen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „X“.