Finanzbericht im EC-Teilnehmerportal mit EMDESK erstellen
Jeder Begünstigte eines Horizon-Europe-Projekts muss seine Kosten für jeden Berichtszeitraum in einer Finanzaufstellung angeben, die über das EU-Funding-&-Tenders-Portal (das Grant-Management-Modul der Kommission, oft noch „Teilnehmerportal“ genannt) eingereicht wird. Dieser Artikel zeigt, wie Sie sie ausfüllen – und woher Sie die Zahlen in Ihrer EMDESK-Tabelle Ausgaben bekommen.
💡 Hinweis: Um die Zahlen für eine Finanzaufstellung zu erhalten, benötigen Sie mindestens Leserechte für den Bereich Ausgaben in EMDESK (siehe Rollen und Zugriffsrechte).
Die Kommission aktualisiert das Funding-&-Tenders-Portal laufend, daher können die Bildschirme etwas anders aussehen als in den Screenshots unten. Die Schritte und Begriffe bleiben dieselben.
Inhalt
Den periodischen Bericht öffnenDer Finanzteil und der CFSDie Zahlen aus EMDESK holenPersonalkostenKosten für UnteraufträgeBeschaffungskostenIndirekte KostenSpeichern, sperren und unterschreibenAnpassungen in einem späteren Zeitraum
Den periodischen Bericht öffnen
- Melden Sie sich mit Ihren EU-Login-Zugangsdaten beim EU-Funding-&-Tenders-Portal an. Öffnen Sie im linken Menü Grants centre > Projects.
- Klicken Sie am Ende der Zeile Ihres Projekts auf die drei Punkte (⋮) und wählen Sie Manage project. Ein separates Fenster mit dem Grant-Management-Bereich des Projekts öffnet sich.
- Gehen Sie zu Periodic Reporting. Jeder periodische Bericht hat einen technischen und einen finanziellen Teil. Alle Begünstigten tragen zum technischen Teil bei; jeder Begünstigte füllt außerdem seine eigene Finanzaufstellung aus.
💡 Hinweis: Nach Abschluss beider Teile unterschreibt jeder Begünstigte elektronisch und reicht sie beim Koordinator ein. Dieser kann Korrekturen zurücksenden oder, wenn alles korrekt ist, den Bericht bei der Kommission einreichen.
- Klicken Sie auf Financial Part, um Ihre Finanzaufstellung in einem neuen Fenster zu öffnen.
Der Finanzteil und der CFS
- Prüfen Sie das schreibgeschützte Feld mit den Financial information: das Bankkonto, auf das die Zahlung erfolgt.
- Prüfen Sie, ob Sie eine Bescheinigung zum Finanzbericht (CFS) benötigen. Sie ist erforderlich, wenn der in Ihrer Finanzaufstellung beantragte EU-Beitrag den CFS-Schwellenwert erreicht (siehe Tipp unten). In diesem Fall zeigt das Portal oberhalb der Kostentabelle eine Warnung an.
Tipp: Der CFS ist ein Sachbericht eines unabhängigen, qualifizierten Wirtschaftsprüfers (bei öffentlichen Einrichtungen eines zuständigen Beamten), der bestätigt, dass Ihre angegebenen Kosten förderfähig sind. Bei den meisten Horizon-Europe-Maßnahmen verlangt die Finanzhilfevereinbarung (Model Grant Agreement, Datenblatt Punkt 4.3) einen CFS nur bei der Schlusszahlung und nur, wenn der in Ihrer Finanzaufstellung beantragte EU-Beitrag zu den Kosten mindestens 430.000 EUR beträgt (725.000 EUR bei Begünstigten mit einem Audit der Systeme und Prozesse, „systems and process audit“). Jeder Begünstigte, der den Schwellenwert erreicht, reicht seinen eigenen CFS ein. Die genauen Bedingungen finden Sie in Punkt 4.3 Ihrer eigenen Finanzhilfevereinbarung.
- Wenn ein CFS erforderlich ist, wählen Sie Yes, füllen Sie Name of the Auditor und Cost of Certificate aus und laden Sie die CFS-Datei hoch. Die Vorlage für den CFS finden Sie über den Link Download Template.
- Gehen Sie zum Abschnitt Financial Statements, um Ihre förderfähigen Kosten pro Kategorie anzugeben.
💡 Hinweis: Es gibt eine Finanzaufstellung pro Berichtszeitraum. Ab Zeitraum 2 können Sie außerdem Anpassungen für Kosten hinzufügen, die Sie in einem vorherigen Zeitraum nicht angegeben haben (siehe Anpassungen in einem späteren Zeitraum).
- Tragen Sie den Total amount pro Kostenkategorie für den ausgewählten Teilnehmer und Zeitraum ein. Für manche Kategorien klicken Sie auf das Symbol R (Use of Resources) neben dem Feld, um zusätzliche Angaben zu machen.
Die Kostenkategorien sind: Personnel costs (A), Subcontracting costs (B), Purchase costs (C), Other cost categories (D) und Indirect costs (E).
💡 Hinweis: Kategorie D ist ausschreibungsspezifisch und selten. Sie umfasst Kosten wie finanzielle Unterstützung für Dritte, intern in Rechnung gestellte Waren und Dienstleistungen, transnationalen und virtuellen Zugang zu Forschungsinfrastrukturen (Einheitskosten), PCP/PPI-Beschaffungskosten, Euratom-Cofund-Kosten für die Mobilität von Mitarbeitern und zusätzliche ERC-Finanzierung. Füllen Sie sie, falls zutreffend, nach derselben Logik wie die anderen Kategorien aus.
Die Zahlen aus EMDESK holen
Öffnen Sie in EMDESK Ihren Projektarbeitsbereich und gehen Sie zu Ausgaben. Oberhalb der Tabelle finden Sie eine Reihe von Filtern; klicken Sie die passenden an, um die Zahlen je Kategorie zu erhalten:
- Klicken Sie auf den Filter Berichte und wählen Sie den benötigten Berichtszeitraum.
- Klicken Sie auf den Filter Kostenkategorie für die gemeldete Kategorie (z. B. Personal), und, falls Sie Zugriff auf mehr als einen Teilnehmer haben, zusätzlich auf Teilnehmer. Die Tabelle grenzt sich sofort ein – ein weiterer Schritt zum Anwenden des Filters ist nicht nötig.
💡 Hinweis: Die Filter Aktivität und Teilnehmer erfassen nur genau den ausgewählten Eintrag – nicht die darunterliegenden Aufgaben eines Arbeitspakets bzw. die darunterliegenden Mitarbeiterzeilen eines Teilnehmers. Wählen Sie diese zusätzlich aus (Mehrfachauswahl ist möglich).
- Lesen Sie die Summe aus der Spalte Direkte Kosten ab, oder sortieren Sie nach dieser Spalte (Klick auf die Spaltenüberschrift), um die größten Einträge zuerst zu sehen, wenn Sie sie einzeln übertragen müssen.
Tipp: Die Tabelle zeigt standardmäßig nur einen Teil der Spalten. Klicken Sie oben rechts auf Tabellen-Optionen, um Spalten wie Personenmonate (Personalaufwand) oder Beschreibung (der Text, den Sie je Ausgabe eingeben – hilfreich als Name, wenn das Portal einen verlangt) hinzuzufügen.
Tipp: Statt die Zahlen einzeln zu kopieren, können Sie oberhalb der Tabelle auf Export klicken und die gefilterten Einträge als Excel- (.xlsx) oder CSV-Datei herunterladen.
Personalkosten
Aus EMDESK benötigen Sie die gesamten Personalkosten und den Aufwand pro Arbeitspaket (WP):
- Filtern Sie Ausgaben wie oben beschrieben nach Kostenkategorie = Personal (und ggf. Teilnehmer). Kopieren Sie die Summe aus Direkte Kosten in das Feld Personnel Costs im Portal.
- Für den Aufwand pro WP klicken Sie in EMDESK auf den Filter Aktivität und wählen das WP (wählen Sie auch die zugehörigen Aufgaben aus, siehe Hinweis oben). Lesen Sie dann dessen Summe aus der Spalte Personenmonate ab (über Tabellen-Optionen einblenden, falls nicht vorhanden).
- Klicken Sie im Portal auf das Symbol R neben dem Feld Personnel Costs. Wählen Sie im Dialog das Work Package, klicken Sie auf Add und tragen Sie die in EMDESK abgelesenen Person Months ein. Wiederholen Sie dies für jedes WP und klicken Sie dann auf Confirm.
💡 Hinweis: Seit 2025 bietet das Portal neben dem Reiter Financial Statement außerdem einen optionalen Reiter Personnel Costs Wizard. Er unterstützt Sie bei der Berechnung der direkten tatsächlichen Personalkosten und steht für Horizon-Europe-Projekte zur Verfügung, die tatsächliche Personalkosten verwenden (nicht für Pauschalbetragsprojekte und nicht für MSCA).
Kosten für Unteraufträge
- Filtern Sie Ausgaben nach Kostenkategorie = Unteraufträge. Sortieren Sie nach Direkte Kosten, um die größten Einträge zuerst zu sehen.
- Klicken Sie im Portal auf das Symbol R neben den Unterauftragskosten und dann auf +Add für jeden Unterauftrag, beginnend mit dem größten. Kopieren Sie jeweils den Namen aus der EMDESK-Spalte Beschreibung, wählen Sie bei Foreseen in Annex 1, ob er in Anhang 1 vorgesehen war, und kopieren Sie die Kosten aus Direkte Kosten.
💡 Hinweis: War ein Unterauftrag nicht in Anhang 1 vorgesehen, müssen Sie ihn erläutern (Symbol in der Spalte Explanation). Nicht vorgesehene Unteraufträge können über das vereinfachte Genehmigungsverfahren genehmigt werden – informieren Sie dennoch Ihren Projektbeauftragten und prüfen Sie, ob eine formelle Änderung der Finanzhilfevereinbarung nötig ist.
- Wiederholen Sie dies für jeden Unterauftrag und klicken Sie dann auf Confirm.
Beschaffungskosten
Beschaffungskosten umfassen drei Unterkategorien: Travel and subsistence, Equipment und Other goods, works and services.
- Filtern Sie Ausgaben für jede Unterkategorie nach der passenden Kostenkategorie und kopieren Sie die Summe aus Direkte Kosten in das entsprechende Feld im Portal.
💡 Hinweis: Übersteigen Ihre gesamten Beschaffungskosten 15 % Ihrer geltend gemachten Personalkosten, müssen Sie die Kosten erläutern, die diesen Überschuss ausmachen – beginnend mit den größten. Klicken Sie auf das Symbol R einer Unterkategorie, um den noch zu erläuternden Betrag zu sehen.
- Wird der 15-%-Schwellenwert überschritten, sortieren Sie die EMDESK-Tabelle Ausgaben nach Direkte Kosten (über alle drei Beschaffungs-Unterkategorien hinweg), um die größten Einträge zu finden. Klicken Sie dann im Portal-Dialog für jeden auf +Add: Kopieren Sie den Namen aus Beschreibung, wählen Sie das Work Package (aus der Spalte Aktivität in EMDESK), geben Sie bei Foreseen in Annex 1 an, ob er in Anhang 1 vorgesehen war (erläutern Sie ihn sonst), und kopieren Sie die Kosten aus Direkte Kosten.
- Fahren Sie fort, bis die verbleibenden (nicht erläuterten) Beschaffungskosten höchstens 15 % der geltend gemachten Personalkosten betragen. Die kleinsten Kosten, die zu diesen 15 % gehören, dürfen ohne Erläuterung bleiben. Klicken Sie dann auf Confirm.
Indirekte Kosten
Indirekte Kosten werden pauschal mit 25 % der förderfähigen direkten Kosten (Kategorien A–D) erstattet, ausgenommen Kosten für Freiwillige, Unterauftragskosten, finanzielle Unterstützung für Dritte und bestimmte ausgenommene Kategorien. Das Portal berechnet diesen Betrag automatisch, Sie müssen nichts eingeben. Das Stift-Symbol in der Zeile Indirect Costs macht das Feld lediglich bearbeitbar, damit Sie den Betrag ändern können (relevant für Rechtsträger, die für denselben Zeitraum zusätzlich einen Betriebskostenzuschuss, „operating grant“, mit indirekten Kosten erhalten). Nach einer Änderung erscheint neben dem Feld ein Reset-Symbol; es stellt den automatisch berechneten Wert wieder her.
Speichern, sperren und unterschreiben
Tipp: Wenn für Ihren Finanzbericht ein Anhang gilt (zum Beispiel die Zusammenfassung der Mittelverwendung oder eine detaillierte Kostenübersicht), laden Sie die Vorlage im Abschnitt Attachments am Ende der Seite herunter, füllen Sie sie aus und hängen Sie sie mit Upload an. Nach dem Hochladen können Sie das Dokument ansehen oder löschen.
- Wenn alle Kategorien ausgefüllt sind, klicken Sie auf Save und dann auf Validate, um Fehler zu prüfen.
Tipp: Nach dem Speichern und Validieren können Sie eine PDF-Zusammenfassung der Ressourcennutzung über Export Use of Resources to PDF exportieren. Der Link steht oben rechts auf der Seite, unterhalb von Save.
- Klicken Sie auf Lock for review. Die Datei wird schreibgeschützt und Ihr Project Financial Signatory (PFSIGN) wird benachrichtigt, dass sie zur Überprüfung bereitsteht.
- Der PFSIGN prüft sie, klickt bei Bedarf auf Unlock to draft, um Änderungen vorzunehmen, und anschließend auf Sign & Submit.
💡 Hinweis: Nur der PFSIGN kann entsperren und unterschreiben. Andere Rollen (Teilnehmer- und Koordinatorkontakte, Task Manager, Teammitglieder) können die PDF-Datei ansehen, aber nicht entsperren oder unterschreiben.
- Der PFSIGN gibt sein EU-Login-Passwort ein, um elektronisch zu unterschreiben.
- Nach Unterschrift und Einreichung ist Ihr Teil erledigt. Der Koordinator kann sie zur Korrektur über Redo zurückgeben oder über Include annehmen.
- Nachdem alle Begünstigten einbezogen sind, klickt der Koordinator auf Submit to EU, wodurch der Zahlungsantrag ausgelöst wird.
Anpassungen in einem späteren Zeitraum
Ab Zeitraum 2 können Sie Kostenkategorien anpassen, die in einem vorherigen Zeitraum angefordert wurden.
- Klicken Sie oberhalb der Liste der Finanzaufstellungen auf Add Adjustment. Wählen Sie im Dialog Create Adjustment Financial Statement den anzupassenden Reporting Period und klicken Sie auf OK.
- Dies öffnet eine separate Anpassungsaufstellung mit denselben Kategorien. Geben Sie die Anpassung wie oben beschrieben ein und klicken Sie auf Save. Um eine Anpassung zu entfernen, klicken Sie auf ihr X.
Siehe auch Ausgaben verfolgen und melden und Rollen und Zugriffsrechte.
Screenshots des EU-Funding-&-Tenders-Portals: © Europäische Union, Europäische Kommission, IT How To (webgate.ec.europa.eu/funding-tenders-opportunities/display/IT), CC BY 4.0, zugeschnitten und annotiert von EMDESK.