Indirekte Kostensätze erstellen und bearbeiten
Indirekte Kostensätze legen fest, wie indirekte Kosten als Prozentsatz zusätzlich zu den förderfähigen direkten Kosten (z. B. Personal, Reisen, sonstige direkte Kosten) berechnet werden. In EMDESK werden sie sowohl in der
- Budgetplanung – indirekte Kosten werden automatisch zusätzlich zu den budgetierten direkten Kosten berechnet
- Kostenberichterstattung – indirekte Kosten werden automatisch zusätzlich zu den gemeldeten direkten Kosten berechnet
Sie können indirekte Kostensätze auf zwei Ebenen definieren:
Allgemeine Ebene – in der Anpassung als Standard-Sätze, die für alle Teilnehmer für alle oder ausgewählte Projekte und für alle oder ausgewählte Kostenkategorien gelten
Teilnehmerebene – im Finanzprofil jedes Teilnehmers, die für diesen Teilnehmer für alle oder ausgewählte Projekte und für alle oder ausgewählte Kostenkategorien gelten (siehe hier).
Sobald Sie die indirekten Kostensätze festgelegt haben, werden die Budgeteinträge und Ausgabensätze automatisch auf der Grundlage dieser Sätze berechnet.
Wenn Sie einen Budgettitel oder eine Ausgabe eingeben, wählen Sie einfach den Teilnehmer und die Kostenkategorie (z. B. Personal, Reisen, sonstige direkte Kosten). Sie müssen keinen indirekten Kostensatz selbst auswählen. EMDESK überprüft alle in Ihrem Arbeitsbereich vorhandenen Regeln für indirekte Kosten und wählt automatisch diejenige aus, die am besten zu diesem Projekt, diesem Teilnehmer und dieser Kostenkategorie passt. Anschließend berechnet es für Sie die indirekten Kosten zusätzlich zu den direkten Kosten.
Das bedeutet, dass Sie unterschiedliche Regeln für indirekte Kosten auf Arbeitsbereichsebene und auf Teilnehmerebene und sogar unterschiedliche Regeln für verschiedene Projekte haben können. Beispielsweise kann ein Projekt 25 % Gemeinkosten für Personal verwenden, ein anderes Projekt 15 %, und ein bestimmter Teilnehmer kann seinen eigenen Sonderzinssatz haben.
Hinweis: EMDESK bevorzugt stets projektspezifische Regeln gegenüber allgemeinen Regeln und Teilnehmerregeln gegenüber Arbeitsbereichsregeln, wenn beide den gleichen Detaillierungsgrad aufweisen. Ein projektspezifischer Satz hat Vorrang vor einem allgemeinen „Alle Projekte”-Satz, und wenn beide projektspezifisch sind, hat der Teilnehmersatz Vorrang vor dem Arbeitsbereichssatz. Ein guter Ansatz besteht darin, zunächst einen allgemeinen indirekten Kostensatz als Standard festzulegen und dann im Finanzprofil nur für diejenigen Teilnehmer teilnehmerspezifische Sätze zu definieren, die unterschiedliche Regeln benötigen.
Hinweis:
- Um indirekte Kostensätze auf Teilnehmerebene zu erstellen und zu bearbeiten, benötigen Sie Bearbeitungszugriff auf diesen Teilnehmer.
- Um allgemeine indirekte Kostensätze zu erstellen und zu bearbeiten, müssen Sie Administrator oder Manager sein (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte”).
Erstellen eines allgemeinen indirekten Kostensatzes
Allgemeine indirekte Kostensätze werden in der Anpassung definiert und können wie folgt festgelegt werden:
- Für alle Projekte oder nur für ein bestimmtes Projekt gelten und
- Für eine oder mehrere Kostenkategorien gelten
Diese Sätze dienen als Standardwerte und gelten für alle Teilnehmer der jeweiligen Projekte, für die kein projektspezifischer Satz auf Teilnehmerebene für eine bestimmte Kostenkategorie definiert ist.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Einstellungen“ auf der linken Seite Ihres Arbeitsbereichs und klicken Sie auf „Anpassung“.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Allgemeine indirekte Kostensätze“ und klicken Sie auf „+ Indirekten Kostensatz hinzufügen“. Es öffnet sich eine Seitenleiste für indirekte Kostensätze, in der Sie den allgemeinen indirekten Kostensatz festlegen können:
- Satz (%): Klicken Sie auf den blauen Platzhalter „0“ und geben Sie den Satz als Prozentsatz ein.
- Name: Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung ein, z. B. „25 % HE-Gemeinkosten“ oder „Sonder-Gemeinkosten Org X“.
- Beschreibung (optional): Fügen Sie gegebenenfalls eine Erklärung hinzu.
- Projekte:
- Alle Projekte – verwenden Sie diesen Satz als Standard für diesen Teilnehmer in allen Projekten.
- Oder wählen Sie ein Projekt aus, wenn der Satz nur dort gelten soll.
- Kostenkategorien:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jede Kostenkategorie, für die der Tarif gelten soll.
- Kostenkategorien können in den Anpassungseinstellungen konfiguriert werden.
Hinweis: Es werden nur diejenigen Kostenkategorien zur Auswahl angeboten, für die noch kein allgemeiner indirekter Kostensatz für den ausgewählten Umfang (alle Projekte oder das spezifische Projekt) definiert wurde.
- Klicken Sie unten rechts auf „Kostenquote speichern”.
Tipp: Wiederholen Sie die Schritte gegebenenfalls, bis allgemeine indirekte Kostensätze für alle Projekte und Kostenkategorien definiert sind, für die eine Standardbehandlung der indirekten Kosten erforderlich ist.
Aktualisieren eines bestehenden allgemeinen indirekten Kostensatzes
Gehen Sie zu „Einstellungen“ → „Anpassung“. Scrollen Sie zum Abschnitt„Indirekte Kostensätze“. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Satz, den Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“. Aktualisieren Sie in der Seitenleiste:
- Satz (%): Klicken Sie auf den blauen Wert und geben Sie den Satz als Prozentsatz ein.
- Name: Aktualisieren Sie den Namen des Satzes.
- Beschreibung (optional): Aktualisieren Sie die Beschreibung.
- Projekte:
- Alle Projekte – verwenden Sie diesen Satz als Standard für diesen Teilnehmer in allen Projekten
- Oder wählen Sie ein Projekt aus, wenn der Satz nur dort gelten soll
- Kostenkategorien:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jede Kostenkategorie, für die der Tarif gelten soll.
- Kostenkategorien können in den Anpassungseinstellungen konfiguriert werden.
Hinweis: Es werden nur diejenigen Kostenkategorien zur Auswahl angeboten, für die noch kein allgemeiner indirekter Kostensatz für den ausgewählten Umfang (alle Projekte oder das spezifische Projekt) definiert wurde.