Mit der Gantt-Ansicht arbeiten

Die Gantt-Ansicht

Die Gantt-Ansicht ist ein grafischer Zeitplan, der den zeitlichen Ablauf von Projekten, Aktivitäten, Arbeitsergebnissen und Meilensteinen sowie deren Abhängigkeiten darstellt. Sie zeigt die Projektstrukturplan (PSP) der Projekte, den Gesamtzeitraum, die zeitliche Planung und die Abhängigkeiten zwischen Projekten, Aktivitäten, Arbeitsergebnissen und Meilensteinen sowie deren Status (Fortschritt, Verbrauch und/oder Abweichung).

Um zur Gantt-Ansicht zu gelangen, gehen Sie zu Arbeitsplan und klicken Sie dann auf Gantt.

Grundlagen

  1. Die linke Spalte zeigt die Projekte in einer aufklappbaren Übersicht aller Aktivitäten, Arbeitsergebnisse und Meilensteine mit ihren Details, z. B. ID und Titel.
  2. Die rechte Spalte zeigt die Zeitachse als grafische Darstellung des Projekt- und Arbeitsplans.
  3. Die beiden Seiten sind durch eine Trennleiste getrennt, die nach links oder rechts gezogen werden kann, um die Ansicht der jeweiligen Seite zu vergrößern.
  4. "Heute" wird durch eine vertikale orangefarbene Linie in der Zeitachse markiert.
  5. Ein Klick auf einen Balken oder ein Symbol öffnet die Seitenleiste für dieses Element. Jede Zeile verfügt zudem über ein Kebab-Menü (⋮) mit denselben Aktionen.
  6. Wie in der Tabellen- und Kanban-Ansicht können Sie am unteren Seitenrand auf Aktivität hinzufügen oder Ereignis hinzufügen (Auswahl zwischen Arbeitsergebnis und Meilenstein) klicken, um neue Elemente hinzuzufügen. Projektmanager und Administratoren können zudem auf Bericht hinzufügen klicken, um direkt aus der Gantt-Ansicht einen neuen Bericht zu planen.
  7. Balken zeigen direkt auf dem Balken einen Status-Punkt und ein Label zusammen mit dem Fertigstellungsgrad an.
  8. Projekt — filtert die Gantt-Ansicht auf ein einzelnes Projekt. Siehe Nach Projekt filtern und Berichtszeiträume.
  9. Einstellungen — legen Sie fest, was auf den Balken angezeigt wird. Siehe Ansichtseinstellungen.
  10. Aktivieren Sie den At-Risk-Schalter, um Elemente hervorzuheben, die Aufmerksamkeit benötigen — siehe Risikobehaftete Elemente hervorheben.
  11. Export — laden Sie das Gantt-Diagramm als PDF oder Excel herunter. Siehe Gantt-Diagramm exportieren.
  12. Mit dem Zoom-Regler können Sie schrittweise vergrößern/verkleinern oder die Ansicht zurücksetzen. Siehe Zoomen und Zeitskala ändern.
  13. Jahr, Monat und Woche wechseln zwischen festen Zeitskalen-Voreinstellungen. Siehe Zoomen und Zeitskala ändern.
  • Wenn Sie ein Element erstellen, bearbeiten oder löschen, wird kurz ein Lade-Platzhalter bzw. eine Überlagerung auf der betroffenen Zeile angezeigt, während die Änderung gespeichert wird.
  • Wenn Sie mehrere Gantt-Tabs angeheftet haben, merkt sich jeder Tab unabhängig sein eigenes Zoomlevel, Spaltenlayout, seine Ansichtseinstellungen und aufgeklappten Zweige.

Nach Projekt filtern

Verwenden Sie das Projekt-Dropdown im Kopfbereich, um die Gantt-Ansicht nach bestimmten Projekten innerhalb Ihres Arbeitsbereichs zu filtern. So können Sie sich auf einzelne Projekte konzentrieren, ohne von anderen Arbeiten abgelenkt zu werden.

1
Klicken Sie auf das Projekt-Dropdown im Gantt-Kopfbereich
2
Wählen Sie das Projekt aus, das Sie anzeigen möchten
3
Das Gantt-Diagramm zeigt nun nur noch Elemente des ausgewählten Projekts

Der Zweig des Projekts wird beim Filtern automatisch aufgeklappt, sodass Sie den vollständigen Plan sehen, ohne ihn manuell aufklappen zu müssen.

Berichtszeiträume

Filtern Sie die Gantt-Ansicht auf ein einzelnes Projekt (siehe oben), um jeden Berichtszeitraum als schattiertes Band auf der Zeitachse zu sehen, sodass Sie Berichtsfenster auf einen Blick erkennen, ohne darüber fahren zu müssen. Eine angeheftete Zeile am unteren Rand des Diagramms zeigt beim Scrollen durch die Zeitachse stets den aktuellen Berichtszeitraum an.

Wechseln Sie zur Skala Jahr, um mehrere Berichtszeiträume gleichzeitig zu sehen:

Hinweis: Die Schattierung der Berichtszeiträume erscheint nur, wenn Sie auf ein einzelnes Projekt gefiltert haben — bei mehreren Projekten kann jedes seine eigenen Berichtszeiträume haben, sodass es nichts Einheitliches zum Schattieren gibt.

PSP durchsuchen und Zweige auf-/zuklappen

Die Gantt-Ansicht zeigt die Projekte als vollständige hierarchische Liste von Projekten mit Unteraktivitäten, die aufgeklappt werden kann, um Aktivitäten, Arbeitsergebnisse und Meilensteine auf niedrigeren Ebenen anzuzeigen.

Projekte und Arbeitspakete mit Unteraktivitäten (Container) haben links neben ihrem Namen einen kleinen Pfeil. Klicken Sie auf diesen Pfeil, um den Zweig aufzuklappen und die Unteraktivitäten, Arbeitsergebnisse oder Meilensteine anzuzeigen. Die entsprechenden grafischen Daten in den Balken auf der rechten Seite klappen sich ebenfalls auf bzw. zu.

Hinweis: Wenn Sie eine neue Unteraktivität, ein neues Arbeitsergebnis oder einen neuen Meilenstein hinzufügen, klappt sich der Zweig auf Ihrem eigenen Bildschirm automatisch auf, sodass Sie ihn sofort sehen. Betrachtet jemand anderes gleichzeitig dieselbe Gantt-Ansicht, bleibt der Zweig für diese Person zugeklappt, bis sie ihn selbst aufklappt oder die Seite neu lädt.

Projekte und Arbeitspakete mit Unteraktivitäten

  • In der Liste ist ein Container — ein Projekt oder Arbeitspaket mit weiteren Unteraktivitäten — am Auf-/Zuklapp-Pfeil neben seinem Namen erkennbar.
  • Ein Container-Balken (ein Projekt oder Arbeitspaket mit weiteren Unteraktivitäten) ist genauso hoch wie ein Aktivitätsbalken — das Erkennungsmerkmal ist nicht die Dicke, sondern die kleine eckige Klammer-Einkerbung an beiden Enden, die anzeigt, dass es sich um eine Zusammenfassung seiner Unteraktivitäten handelt und nicht um eine einzelne Aufgabe.

Farbe und Fertigstellungsfüllung funktionieren genau wie bei einem Aktivitätsbalken — siehe Balkenstatus und Farben.

Projekte und Aktivitäten ohne Unteraktivitäten

  • Eine Aktivität auf unterster Ebene (ohne weitere Unteraktivitäten) hat keinen Auf-/Zuklapp-Pfeil neben ihrem Namen — das ist das Erkennungsmerkmal dafür, dass es sich um eine Endaktivität und keinen Container handelt.

Der Balken einer Aktivität auf unterster Ebene hat an seinen Enden keine Klammer-Einkerbungen — zusammen mit dem fehlenden Auf-/Zuklapp-Pfeil in der Liste erkennen Sie so auf einen Blick den Unterschied zu einem Container-Balken. Siehe Balkenstatus und Farben für die Bedeutung von Schraffur und Farben.

Arbeitsergebnisse und Meilensteine

  • Arbeitsergebnisse werden durch Pakete (vier Quadrate) dargestellt

  • Meilensteine werden durch Rauten dargestellt

Wie Aktivitätsbalken folgen auch Symbole für Arbeitsergebnisse und Meilensteine derselben Farbgebung für "im Zeitplan"/"bald fällig"/"überfällig" — siehe Balkenstatus und Farben.

Tipp: Ein Klick auf eine Zeile, einen Balken oder ein Symbol einer Aktivität, eines Arbeitsergebnisses oder Meilensteins in der Zeitachse öffnet das Element in der Seitenleiste.

Abhängigkeiten

  • Pfeile zwischen Aktivitäten zeigen die Abhängigkeiten zwischen ihnen.
  • Die Pfeile beginnen bei den festgelegten Vorgängern und zeigen auf die Nachfolger.

Tipp: Klicken Sie auf einen Nachfolger, um die Seitenleiste zu öffnen, wechseln Sie zum Tab 'Bearbeiten' und legen Sie den Nachfolger fest.

Balkenstatus und Farben

Balken sowie Symbole für Arbeitsergebnisse/Meilensteine verwenden überall in der Gantt-Ansicht dieselbe Farbsprache.

Plan vs. Ist

  • Schraffierte Balken (bzw. hellgraue Symbole) zeigen den geplanten Termin bzw. das geplante Erreichungsdatum.
  • Durchgehende Balken (bzw. dunkelgraue Symbole) zeigen den tatsächlichen Termin gemäß der letzten Statusaktualisierung.

Statusfarben

Die Füllfarbe richtet sich nach dem Status des Elements — dieselben drei Farben gelten gleichermaßen für Aktivitäten, Arbeitspakete, Arbeitsergebnisse und Meilensteine:

  • Grün (im Zeitplan) — abgeschlossen oder im Zeitplan. Der Balken füllt sich mit zunehmendem Fortschritt grün (kein Grün = 0 %, vollständig grün = 100 %).

  • Rot (überfällig) — nach dem geplanten Ende. Füllt sich je nach Fortschritt mit kräftigem Rot.

  • Orange (bald fällig) — endet innerhalb der nächsten 30 Tage. Füllt sich je nach Fortschritt mit kräftigem Orange.

Wenn sich ein Arbeitsergebnis oder Meilenstein verschiebt

Weicht das tatsächliche Datum eines Ereignisses vom geplanten Datum ab, verbindet eine dünne Linie mit Pfeilspitze das ausgeblichene (geplante) Symbol mit dem durchgehenden (tatsächlichen) Symbol und zeigt auf das jeweils spätere Datum — so erkennen Sie die Verschiebung (bzw. bei einem früheren Termin die Vorverlegung) auf einen Blick, ohne das Element zu öffnen.

Abweichungen

Zahlen rechts neben Aktivitäten, Arbeitsergebnissen und Meilensteinen zeigen Abweichungen vom Plan in Tagen an.

  • Frühere Termine werden als negative Anzahl von Tagen in Grün angezeigt.
  • Spätere Termine werden als positive Zahl in Rot angezeigt.

Hinweis: Die Abweichung ergibt sich aus dem geplanten Ende bzw. Erreichungsmonat (letzter Tag des Monats) abzüglich des prognostizierten Ende- bzw. Erreichungsdatums.

Dieselbe Verschiebung bei M2.1 oben zeigt das ebenfalls — beachten Sie die roten "+91 Tage" neben der Verbindungslinie, da der Bericht später als geplant ist:

Berichte

Dokumentensymbole mit Häkchen am unteren Rand der Zeitachse zeigen geplante Berichte anhand ihres Fälligkeitsdatums an. Siehe Berichtszeiträume für die Funktionsweise der Berichtszeitraum-Bänder und der angehefteten Übersichtszeile.

Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird der zugehörige Berichtszeitraum als beschriftetes Band daneben angezeigt:

Tipp: Um die Details, den Berichtszeitraum oder das Fälligkeitsdatum eines Berichts zu bearbeiten, klicken Sie auf das Berichtssymbol, um es in der Seitenleiste zu öffnen.

Schnell einen Status berichten

Fahren Sie mit der Maus über den Balken einer Aktivität oder eines Ereignisses, um ein kleines Symbol Status berichten einzublenden. Klicken Sie darauf, um direkt in die Seitenleiste zur Statusaktualisierung zu springen, ohne zuerst das gesamte Element zu öffnen — ein schneller Weg, den Fortschritt zu berichten, ohne die Gantt-Ansicht zu verlassen. Dies wird nur angezeigt, wenn für dieses Element die Berichterstattung aktiviert ist.

Ein Klick öffnet direkt die Seitenleiste zur Aktualisierung:

Eine vollständige Übersicht aller Felder in der Seitenleiste zur Statusaktualisierung finden Sie unter Berichterstattung über den Fortschritt.

Risikobehaftete Elemente hervorheben

Aktivieren Sie den Schalter At-Risk in der Gantt-Symbolleiste, um alle überfälligen und bald fälligen Aktivitäten, Arbeitsergebnisse und Meilensteine sowohl in der Liste als auch in der Zeitachse rot hervorzuheben. Elemente im Zeitplan und abgeschlossene Elemente bleiben unverändert. Klicken Sie erneut auf den Schalter, um die Hervorhebung zu deaktivieren.

Spalten anpassen

Blenden Sie Spalten in der linken Liste ein oder aus, ändern Sie ihre Größe und Reihenfolge, ganz nach Ihrem Arbeitsstil. Ihre Änderungen werden gespeichert und beim nächsten Öffnen der Gantt-Ansicht übernommen. Die ID-Spalte bleibt beim horizontalen Scrollen fixiert, und abgeschlossene Zeilen zeigen ein Schloss-Symbol.

Spalten ein-/ausblenden

Klicken Sie oben links in der Liste auf das +-Symbol und aktivieren oder deaktivieren Sie dann eine Spalte — z. B. Titel, Teilnehmer, Aktivitätstyp, Status oder Priorität.

Spaltenbreite ändern

Ziehen Sie den Rand einer Spalte nach links oder rechts, um sie schmaler oder breiter zu machen.

Spalten neu anordnen

Ziehen Sie eine Spaltenüberschrift nach links oder rechts, um sie an eine neue Position zu verschieben.

Ansichtseinstellungen

Klicken Sie in der Symbolleiste auf Einstellungen, um festzulegen, was auf den Balken und in der Zeitachse angezeigt wird:

  • Titel — zeigt Titel neben den Balken an; legen Sie fest, für welche Elementtypen (Projekte, Aktivitäten, Arbeitsergebnisse, Meilensteine, Berichte) ein Titel angezeigt wird.
  • Verzugsanzeige — zeigt die Abweichung in Tagen zwischen geplantem und tatsächlichem Termin neben jedem Balken an.
  • Berichtszeiträume — schattiert den Hintergrund der Zeitachse je Berichtszeitraum (wird angezeigt, wenn ein einzelnes Projekt betrachtet wird).
  • Abhängigkeiten — zeigt die Abhängigkeitslinien zwischen verknüpften Aktivitäten an.
  • Zuständige — zeigt Avatare der Zuständigen neben jedem Balken an.
  • Status — zeigt Status-Punkt und -Label innerhalb jedes Balkens an.
  • Fertigstellung % — zeigt den prozentualen Fertigstellungsgrad innerhalb jedes Balkens an.
  • Geplante Balken — zeigt die grauen geplanten Balken hinter den tatsächlichen Balken (und um Container-Balken herum) an, wenn der Zeitplan vom Plan abweicht.

Eine Legende, die jede Balkenfarbe, jedes Symbol und jede Markierung erklärt, wird zusammen mit diesen Einstellungen angezeigt.

Gantt-Diagramm exportieren

Klicken Sie oben rechts auf Export und wählen Sie ein Format:

  • PDF — exportiert die aktuelle Ansicht als mehrseitiges PDF im A3-Querformat, zugeschnitten auf den tatsächlichen Zeitraum Ihres Projekts (keine leeren Seiten davor oder danach), inklusive Legende und Balkenbeschriftungen. Ideal für Berichte oder die Weitergabe außerhalb von EMDESK.
  • Excel — exportiert den Arbeitsplan als Tabelle mit genau den aktuell auf dem Bildschirm sichtbaren Spalten in derselben Reihenfolge.

Zoomen und Zeitskala ändern

Passen Sie an, wie viel von der Zeitachse Sie auf einmal sehen:

Stufenloses Zoomen

Halten Sie Strg (Windows) bzw. Cmd (Mac) gedrückt und scrollen Sie, oder zoomen Sie per Zwei-Finger-Geste auf einem Trackpad, um an der Position des Mauszeigers hinein- oder herauszuzoomen. Verwenden Sie die Schaltflächen − / + in der Symbolleiste, um das Zoomlevel schrittweise zu ändern, oder klicken Sie auf die Prozentanzeige, um auf 100 % zurückzusetzen.

An Ansicht anpassen

Klicken Sie auf Fit to view, um herauszuzoomen, bis das gesamte Projekt auf den Bildschirm passt.

Voreinstellungen Jahr/Monat/Woche und weiteres Hineinzoomen

Wechseln Sie zwischen den Tabs Jahr, Monat und Woche für feste Voreinstellungen, oder zoomen Sie für mehr Detail weiter hinein.

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