Was Zugriffsrechte für Aktivitäten, Teilnehmer und Ordner bedeuten

Dieser Artikel zeigt, was die Rechte „Lesen“, „Bearbeiten“ und „Verwalten“ einem Benutzer bei Aktivitäten, Teilnehmern und Ordnern erlauben und was mit den Elementen darin passiert.

Ein höheres Recht enthält immer die niedrigeren: „Bearbeiten“ erlaubt alles, was „Lesen“ erlaubt, „Verwalten“ alles, was „Bearbeiten“ erlaubt. Mit „Aus“ sieht der Benutzer das Element nicht. Gäste können höchstens „Lesen“ haben; für sie gilt also nur die Spalte „Lesen“.

Aktivitäten

Das sind die Elemente im Bereich „Arbeitsbereiche & Aktivitäten“: Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben sowie Deliverables und Meilensteine.

Teilnehmer

Ist für einen Teilnehmer das Ausblenden der Personalkostensätze eingeschaltet, sehen Benutzer mit nur „Lesen“ seine Kostensätze maskiert. Siehe Personalkostensätze erstellen und bearbeiten.

Ordner und Dokumente

Ein Dokument hat immer dasselbe Recht wie der Ordner, in dem es liegt.

Budgetposten und Ausgaben

Ein Benutzer sieht einen Budgetposten oder eine Ausgabe nur, wenn er sowohl die Aktivität als auch den Teilnehmer sehen kann, zu denen der Eintrag gehört. Ist eines davon „Aus“, ist der Eintrag ausgeblendet, auch in den Summen. Für die Einträge, die er sieht, entscheidet sein Recht für „Budget“ bzw. „Ausgaben“, was er tun kann:

Auch „Verwalten“ auf „Ausgaben“ reicht nie an Einträge, die der Benutzer nicht sieht: Ein Partner kann nur Ausgaben von Aktivitäten und Teilnehmern ändern, die für ihn sichtbar sind. Die Rechte für Budget und Ausgaben gelten für den ganzen Arbeitsbereich; ein hohes Recht auf eine Aktivität gibt keine zusätzlichen Rechte auf ihre Ausgaben.

Elemente in anderen Elementen

Projekte enthalten Arbeitspakete, Arbeitspakete enthalten Aufgaben, Teilnehmer enthalten Sub-Teilnehmer, Ordner enthalten Unterordner. Zwischen einem Element und den Elementen darin gelten diese Regeln:

• Neue Elemente übernehmen die Rechte des Elements, in dem sie angelegt werden. Eine neue Aufgabe erhält die Rechte ihres Arbeitspakets.
• Ein höheres Recht hebt die Elemente darin mit an. Wenn Sie das Recht auf ein Arbeitspaket über „Anpassen“ erhöhen, erhalten seine Aufgaben mit niedrigerem Recht ebenfalls das höhere.
• Ein niedrigeres Recht tut das nicht. Wenn Sie ein Arbeitspaket auf „Aus“ setzen, bleiben seine Aufgaben sichtbar. Setzen Sie sie ebenfalls auf „Aus“.
• Der Tab „Rechte“ ändert nur das eine Element, das Sie geöffnet haben.
• Jedes Element zählt für sich. Mit „Lesen“ auf ein Arbeitspaket und „Verwalten“ auf eine seiner Aufgaben kann der Benutzer diese Aufgabe bearbeiten und löschen.
• Elemente darin können allein sichtbar sein. Sieht ein Benutzer eine Aufgabe, aber nicht ihr Arbeitspaket, zeigt das Gantt-Diagramm das Arbeitspaket als leere Zeile. In „Dokumente“ gilt dasselbe für Ordner.

Bereiche und Projekte

Das Recht eines Benutzers für einen ganzen Bereich, z.B. „Arbeitsbereiche & Aktivitäten“, ist der Ausgangspunkt für jedes Element darin. Es spielt in diesen Fällen eine Rolle:

• Linkes Menü: Ist ein Bereich „Aus“, verschwindet er aus dem Menü des Benutzers, z.B. „Arbeitsplan“. Analytics braucht Zugriff auf „Budget“ und „Ausgaben“.
• Nur einige Elemente: Setzen Sie den Bereich auf „Aus“ und geben Sie einzelne Elemente über „Anpassen“ frei. Der Benutzer sieht den Bereich dann nur mit diesen Elementen.
• Neue Elemente auf oberster Ebene anlegen, z.B. einen neuen Teilnehmer oder einen Ordner, der nicht in einem anderen liegt, erfordert „Verwalten“ auf den Bereich. Diese neuen Elemente erhalten das Bereichsrecht jedes Benutzers. Neue Projekte können nur Admins und Manager anlegen.
• Projekte: Ein Arbeitsbereich kann mehrere Projekte enthalten. Sie sind Aktivitäten auf oberster Ebene im „Arbeitsplan“, daher gilt das Recht für „Arbeitsbereiche & Aktivitäten“ für alle. Budget und Ausgaben werden nie nach Projekten getrennt.

Beispiele

Einem Benutzer nur ein Projekt freigeben

1. Setzen Sie unter „Nutzer“ das Recht des Benutzers für „Arbeitsbereiche & Aktivitäten“ auf „Aus“.
2. Klicken Sie in dieser Spalte auf „Anpassen“, geben Sie dem Projekt das benötigte Recht, z.B. „Bearbeiten“, und klicken Sie auf „Änderungen speichern“. Alles im Projekt erhält mindestens dieses Recht.
3. Für Budget und Ausgaben geben Sie außerdem „Lesen“ auf die Teilnehmer des Benutzers und das benötigte Recht für „Budget“ und „Ausgaben“.

Ein Arbeitspaket vollständig ausblenden

1. Klicken Sie unter „Nutzer“ in der Spalte „Arbeitsbereiche & Aktivitäten“ des Benutzers auf „Anpassen“.
2. Setzen Sie das Arbeitspaket und alle seine Aufgaben, Deliverables und Meilensteine auf „Aus“ und klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
3. Prüfen Sie im Tab „Rechte“ des Arbeitspakets: Gibt eine der Gruppen des Benutzers ein höheres Recht, gewinnt dieses.

Ein Arbeitspaket vor allen außer zwei Partnern verbergen

EMDESK hat keinen Schalter „nur diese Personen“: Neue Benutzer erhalten „Verwalten“ auf alles, und das stärkste Recht gewinnt immer. Sie blenden das Arbeitspaket daher für alle aus, die es nicht sehen sollen:

1. Öffnen Sie den Tab „Rechte“ des Arbeitspakets. Er listet alle Benutzer und Gruppen mit ihrem Recht auf dieses Element.
2. Setzen Sie das Arbeitspaket für jeden Benutzer und jede Gruppe, die es nicht sehen sollen, auf „Aus“. Lassen Sie die Benutzer der zwei Partner (oder ihre Gruppe) auf dem benötigten Recht.
3. Tun Sie dasselbe für jede Aufgabe, jedes Deliverable und jeden Meilenstein darin: „Aus“ wird nicht weitergegeben. Bei vielen Benutzern geht es schneller pro Benutzer unter „Nutzer“ > „Anpassen“, wo Sie das Arbeitspaket und alles darin in einer Liste sehen.
4. Öffnen Sie den Tab „Rechte“ erneut und prüfen Sie die wirksamen Rechte: Niemand sonst sollte mehr als „Aus“ haben.