Hinzufügen von Gastbenutzern
Hinweis:
- Um Gastbenutzer hinzuzufügen, müssen Sie über Administrator- oder Managerrechte verfügen (siehe „Rollen, Zugriffsebenen und Zugriffsrechte”).
- Das Hinzufügen und Verwalten von Gästen erfolgt separat für jeden Ihrer Arbeitsbereiche.
Sie können Personen außerhalb Ihres täglichen Projektteams einen sicheren Lesezugriff auf alle oder bestimmte Arbeitsbereichselemente – Projekte, Aktivitäten, Teilnehmer, Dokumente und Ressourcen – gewähren, indem Sie sie als Gäste in Ihren Arbeitsbereich einladen. Um eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen, werden sie in die Kontaktliste des Arbeitsbereichs aufgenommen und können Kommentare eingeben, an Diskussionen teilnehmen, an Videoanrufen teilnehmen sowie auf Dokumente zugreifen und diese herunterladen.
Sie können jede Person mit einer E-Mail-Adresse als Gast zu einem Arbeitsbereich einladen, unabhängig davon, ob sie bereits über ein EMDESK-Konto verfügt oder nicht (wenn sie kein EMDESK-Konto hat, wird sie aufgefordert, sich anzumelden).
Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um Gastbenutzer zu einem Arbeitsbereich hinzuzufügen.
Klicken Sie im Startmenü auf „Benutzer“, um den Abschnitt „Benutzer“ zu öffnen.
Gehen Sie zur Registerkarte „Gäste” und klicken Sie unten im Abschnitt auf „+ Neuen Gast einladen”. Dadurch wird das Dialogfeld „Neue Gastmitglieder einladen” geöffnet.
Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie als Gast zum Arbeitsbereich hinzufügen möchten (trennen Sie die E-Mail-Adressen durch Kommas, Semikolons oder Leerzeichen) und klicken Sie auf „Einladen“.
- Die E-Mail-Einladung mit dem Link und der persönlichen Nachricht wird an jede der angegebenen E-Mail-Adressen gesendet. Die Eingeladenen sollen über diese E-Mail-Einladung einem Arbeitsbereich beitreten.
- Der Link in der E-Mail-Einladung ist 7 Tage lang gültig. Nach Ablauf dieser Zeit oder wenn der Benutzer die ursprüngliche E-Mail verlegt hat, können Sie eine Einladung erneut senden.
Jeder eingeladene Gastbenutzer mit seiner E-Mail-Adresse wird nun auf der Registerkarte „Gäste” mit dem Symbol „Informationen” als ausstehend aufgeführt, bis er die Einladung zum Beitritt zum Arbeitsbereich annimmt.
Sie können die Zugriffsrechte der eingeladenen Gäste bereits überprüfen und verwalten, während sie sich im Status „Ausstehend” befinden:
- Um den Zugriff auf alle Elemente in einem Abschnitt zu beschränken, klicken Sie auf die Dropdown-Liste im Abschnitt und wählen Sie „Aus”.
- Um den Zugriff auf bestimmte Elemente in den Abschnitten „Projekte & Aktivitäten”, „Teilnehmer” und „Dokumente” (nicht relevant für „Ressourcen”) zu beschränken, klicken Sie auf „Verfeinern” in dem Abschnitt, in dem sich das Element befindet, auf das der Gast keinen Zugriff haben soll, setzen Sie die entsprechenden Elemente auf „Aus” und klicken Sie auf „Änderungen speichern”.
