Checks, Reviews, Audits & Investigations (Article 25)

2. Verfahren – Wie? Die Überprüfung wird durch ein Einladungsschreiben zur Projektüberprüfung eingeleitet, das über das Portal an den Koordinator (oder ausnahmsweise an den betreffenden Begünstigten) übermittelt wird.

Das Schreiben enthält auch die Namen der unabhängigen Sachverständigen, die gegebenenfalls bestellt wurden. Das Konsortium kann Einwände gegen einen Sachverständigen erheben, jedoch nur aus Gründen der Geschäftsvertraulichkeit oder wegen Interessenkonflikten.

Die Überprüfung kann Vor-Ort-Besuche oder ein Überprüfungsgespräch umfassen (in den Räumlichkeiten der bewilligenden Behörde oder an jedem für die Maßnahme relevanten Ort). Im Falle eines Gesprächs wird in der Einladung angegeben, welche Dokumente erörtert werden, in der Regel:

− Anhang 1 (die vertragliche Beschreibung der Maßnahme, anhand derer die Bewertung vorgenommen wird)

− für regelmäßige Überprüfungen: den/die Zwischenbericht(e) (technisch und finanziell) für den/die zu überprüfenden Zeitraum/Zeiträume (einschließlich Unterlagen zu finanziellen/haushaltsbezogenen Fragen)

− Leistungen, die fällig waren

− für Abschlussprüfungen: die periodischen Berichte (technisch und finanziell) für alle Zeiträume (einschließlich Unterlagen zu finanziellen/haushaltsbezogenen Angelegenheiten).

Die Ergebnisse der Überprüfung werden in einem Projektüberprüfungsbericht festgehalten.

Der Projektüberprüfungsbericht wird zusammen mit den Kommentaren der gewährenden Behörde dem Koordinator (oder ausnahmsweise dem betroffenen Begünstigten) mitgeteilt, der 30 Tage Zeit hat, um Stellungnahmen einzureichen (kontradiktorisches Projektüberprüfungsverfahren; nicht zu verwechseln mit dem gesonderten kontradiktorischen Verfahren für eine etwaige anschließende Ablehnung, Kürzung der Finanzhilfe oder ein Aussetzungs-/Kündigungsverfahren gemäß den Artikeln 27, 28, 31 und 32).

Die operativen Dienststellen der gewährenden Behörde (Anweisungsbefugte) werden die eingegangenen Stellungnahmen analysieren und gegebenenfalls über die weiteren Maßnahmen entscheiden.

Wenn die gewährende Behörde eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragt, wird deren Name in diesem Schreiben genannt. Der Begünstigte kann aus Gründen der Geschäftsvertraulichkeit oder wegen eines Interessenkonflikts Einwände erheben (zusammen mit der Begründung), und — sofern diese gerechtfertigt sind — kann die gewährende Behörde beschließen, einen anderen externen Prüfer zu bestellen (oder unter außergewöhnlichen Umständen die Prüfung selbst durchzuführen).

Die Prüfung umfasst in der Regel eine Schreibtischprüfung der vom Begünstigten angeforderten Unterlagen sowie einen Vor-Ort-Besuch (d. h. in den Räumlichkeiten des Begünstigten oder am Ort der Durchführung der Maßnahme). Es kann jedoch auch Prüfungen geben, die ausschließlich aus einer Schreibtischprüfung bestehen.

Die Prüfer werden Zugang zu einer Vielzahl von Unterlagen und Dokumenten anfordern (z. B. Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, vollständige gesetzliche Jahresabschlüsse usw.) und angeben, wie und wann diese bereitzustellen sind (und in welchem Format).

Der Begünstigte muss den Prüfern alle angeforderten Informationen, Aufzeichnungen und Belege zur Verfügung stellen (in dem angegebenen Format und innerhalb der festgelegten Frist).

Beispiel

Eine gedruckte Liste von Buchungen aus dem Hauptbuch (Buchungsbeleg), die Hunderte oder Tausende von Transaktionen offenlegt, kann manuell nicht verarbeitet werden; daher benötigen die Prüfer in der Regel eine elektronische Version.

Einwände auf Grundlage des Datenschutzes oder der Vertraulichkeit werden NICHT akzeptiert. Soweit die Aufzeichnungen und Unterlagen personenbezogene Daten enthalten, verarbeitet die gewährende Behörde diese in Übereinstimmung mit der Verordnung 2018/1725, und der Begünstigte muss die betroffenen Personen über diese Verarbeitung informieren (siehe Article 15.1).

Vertrauliche Daten werden gemäß Article 13 verarbeitet.

Die Nichtvorlage der angeforderten Informationen (im geforderten Format und innerhalb der festgelegten Frist) führt zur Ablehnung von Kosten oder Beiträgen (und möglicherweise zu weiteren Maßnahmen wie Einziehung, Aussetzung von Zahlungen, Kündigung, verwaltungsrechtlichen und finanziellen Sanktionen usw.).

Für Vor-Ort-Prüfungen muss der Begünstigte Zugang zu seinen Räumlichkeiten gewähren und sicherstellen, dass alle Aufzeichnungen und Belege ohne Weiteres verfügbar sind. Dies schließt die Gewährung des Zugangs zu Forschungseinrichtungen und die Befragung der Forscher ein, die an der Maßnahme mitgewirkt haben.

Die Ergebnisse der Prüfung werden in einem Prüfbericht festgehalten.

Der Entwurf des Prüfberichts wird dem betreffenden Begünstigten übermittelt, der 30 Tage Zeit hat, um Stellungnahmen einzureichen (kontradiktorisches Prüfverfahren; nicht zu verwechseln mit dem gesonderten kontradiktorischen Verfahren im Falle einer nachfolgenden Ablehnung oder Kürzung der Finanzhilfe gemäß den Artikeln 27 und 28).

Das Prüfungsverfahren wird (durch die Prüfer der gewährenden Behörde) mit dem abschließenden Prüfungsbericht und dem Abschlussschreiben der Prüfung (Letter of Conclusion, LoC) abgeschlossen — die Akte wird anschließend zur etwaigen Weiterverfolgung an die gewährende Behörde weitergeleitet.

Bitte ergreifen Sie zu diesem Zeitpunkt keine unmittelbaren Maßnahmen — auch wenn im Rahmen der Prüfung nicht förderfähige Kosten/Verstöße festgestellt wurden. Ziehen Sie diese NICHT von der nächsten Finanzaufstellung ab. Die vorgeschlagenen Anpassungen müssen zunächst analysiert werden und werden, falls erforderlich, von der bewilligenden Behörde bei der nächsten Zahlung umgesetzt. Sie werden durch ein Zahlungsschreiben/Vorabinformationsschreiben zur Prüfungsumsetzung informiert und erhalten eine weitere Möglichkeit zur Einreichung von Stellungnahmen.

Behörden

25.2 Prüfungen, Überprüfungen und Audits der Europäischen Kommission bei Finanzhilfen anderer bewilligender Behörden Ist die bewilligende Behörde nicht die Europäische Kommission, so hat letztere dieselben Rechte auf Prüfungen, Überprüfungen und Audits wie die bewilligende Behörde.

Kontrollen, Überprüfungen und Prüfungen (durch die Europäische Kommission) EU-Finanzhilfen werden häufig nicht von der Europäischen Kommission selbst verwaltet, sondern von rechtlich eigenständigen Einrichtungen wie den Exekutivagenturen der EU oder gemeinsamen Unternehmen. Die Europäische Kommission ist in diesen Fällen nicht die gewährende Behörde, behält jedoch gleichwertige Rechte für Kontrollen, Überprüfungen und Prüfungen.

Führt die Europäische Kommission eine solche Überprüfung, Kontrolle oder Prüfung einer Maßnahme einer anderen bewilligenden Behörde durch, so gelten die vorstehenden Hinweise sinngemäß, siehe Articles 25.1.1, 25.1.2, 25.1.3.

25.3 Zugang zu Unterlagen für die Bewertung vereinfachter Finanzierungsformen Die Begünstigten müssen der Europäischen Kommission Zugang zu ihren gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen gewähren, damit diese die regelmäßige Bewertung vereinfachter Finanzierungsformen durchführen kann, die in EU-Programmen verwendet werden.

Zugang zur Bewertung vereinfachter Finanzierungsformen (durch die Europäische Kommission) Die Europäische Kommission kann auf die Buchführungsunterlagen der Begünstigten zugreifen, um allgemeine Informationen über die tatsächlichen Kosten von Kostenpositionen zu erhalten, für die sie feste Einheitskosten oder Beiträge, Pauschalbeträge oder Pauschalfinanzierungen festgelegt hat (zu statistischen Zwecken oder zur Erhebung von Daten zur Bewertung ihrer Angemessenheit). Ein solcher Zugang hat in der Regel keine unmittelbaren Auswirkungen auf die Begünstigten. Selbst wenn sich die tatsächlichen Kosten als niedriger erweisen als die vereinfachte Finanzierungsform, führt dies nicht zu einer Ablehnung der Kosten.

25.4 Prüfungen und Untersuchungen durch OLAF, EPPO und ECA Die folgenden Stellen können ebenfalls Überprüfungen, Kontrollen, Prüfungen und Untersuchungen durchführen — während der Maßnahme oder danach: - das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) gemäß den Verordnungen Nr. 883/201344 und Nr. 2185/9645 - die Europäische Staatsanwaltschaft (EPPO) gemäß der Verordnung 2017/1939 - der Europäische Rechnungshof (ECA) gemäß Artikel 287 des Vertrags über die Arbeitsweise der EU (AEUV) und Artikel 263 der EU-Haushaltsordnung 2024/2509. Auf Anfrage dieser Stellen muss der betreffende Begünstigte vollständige, genaue und lückenlose Informationen in dem angeforderten Format bereitstellen (einschließlich vollständiger Buchführungsunterlagen, individueller Gehaltsabrechnungen oder anderer personenbezogener Daten, auch in elektronischem Format) und Zugang zu Standorten und Räumlichkeiten für Vor-Ort-Besuche oder -Inspektionen gewähren — wie in diesen Verordnungen vorgesehen. Zu diesem Zweck muss der betreffende Begünstigte alle relevanten Informationen im Zusammenhang mit der Maßnahme mindestens bis zu der im Datenblatt (Punkt 6) festgelegten Frist aufbewahren und in jedem Fall so lange, bis laufende Überprüfungen, Kontrollen, Prüfungen, Untersuchungen, Rechtsstreitigkeiten oder sonstige Anspruchsverfolgungen abgeschlossen sind.

Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates und der Verordnung (Euratom) Nr. 1074/1999 des Rates (ABl. L 248, 18/09/2013, S. 1). Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/1996 des Rates vom 11. November 1996 betreffend die Kontrollen und Überprüfungen vor Ort durch die Kommission zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften vor Betrug und anderen Unregelmäßigkeiten (ABl. L 292, 15/11/1996, S. 2).

Prüfungen und Untersuchungen durch OLAF, EPPO und ECA Zusätzlich zur Bewilligungsbehörde und der Europäischen Kommission können Sie auch einer Überprüfung, Kontrolle, Prüfung oder Untersuchung durch eine der folgenden Stellen unterzogen werden:

− das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF): OLAF ist das Betrugsbekämpfungsamt der EU, das für die Untersuchung von Betrug zulasten des EU-Haushalts zuständig ist.

Wenn die gewährende Behörde den Verdacht hegt, dass ein Begünstigter oder ein an einer Maßnahme beteiligter Dritter Betrug oder andere rechtswidrige Handlungen begangen hat, wird sie OLAF (und/oder EPPO) informieren, die gegebenenfalls beschließen können, Ermittlungen einzuleiten.

OLAF übermittelt das Ergebnis der Untersuchung an die gewährende Behörde, die anschließend über das weitere Vorgehen entscheidet.

− die Europäische Staatsanwaltschaft (EPPO): Die EPPO ist eine unabhängige und dezentrale Staatsanwaltschaft der Europäischen Union, die befugt ist, Straftaten gegen den EU-Haushalt – wie Betrug, Korruption oder schweren grenzüberschreitenden Mehrwertsteuerbetrug – zu untersuchen, strafrechtlich zu verfolgen und vor Gericht zu bringen.

− der Europäische Rechnungshof (ECA): Der ECA ist die unabhängige externe Prüfungsstelle für alle europäischen Institutionen. Als solche kann er Prüfungen bei allen Empfängern von EU-Mitteln durchführen (einschließlich Begünstigter, verbundener Einrichtungen, assoziierter Partner, Unterauftragnehmer und Empfänger finanzieller Unterstützung für Dritte (FSTP) sowie, im Rahmen von HE, auch Dritter, die Sachleistungen erbringen).

Abhängig vom Ergebnis können die Resultate einer solchen Prüfung dem Begünstigten mitgeteilt werden.

Diese Stellen unterliegen nicht den in der Datenübersicht (Punkt 6) für die gewährende Behörde festgelegten Fristen für Prüfungen und Überprüfungen. Sie können ihre Tätigkeiten zu jedem Zeitpunkt während oder nach der Maßnahme durchführen.

Ergibt die Prüfung, Überprüfung, das Audit oder die Untersuchung nicht förderfähige Kosten oder Beiträge, wesentliche Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Betrug oder einen schwerwiegenden Verstoß gegen Pflichten, kann dies zur Aussetzung, Kündigung, Kostenablehnung, Finanzhilfekürzung und Einziehung führen (siehe Articles 30, 31, 32, 27, 28 und 22.2) und in besonders schwerwiegenden Fällen zum Ausschluss und/oder zu finanziellen Sanktionen (siehe Article 34).

Verweigerung des Zugangs für Prüfungen, Überprüfungen, Audits oder Untersuchungen Die Begünstigten (und über Article 9 auch die anderen an der Maßnahme beteiligten Partner) sind verpflichtet, der gewährenden Behörde/Kommission/OLAF/EPPO/ECA Zugang für die in Article 25 der Finanzhilfevereinbarung vorgesehenen Prüfungen, Überprüfungen, Audits und Untersuchungen zu gewähren.

Wenn sie einen solchen Zugang verweigern oder sich einer Überprüfung, Kontrolle, Prüfung oder Untersuchung auf andere Weise vorsätzlich und ohne ordnungsgemäße Begründung widersetzen, stellt dies einen Verstoß gegen die Finanzhilfevereinbarung dar.

Die Folgen hängen vom jeweiligen Fall ab. Wenn die Verweigerung bedeutet, dass bestimmte Kosten oder Beiträge nicht überprüft werden konnten (und somit unzureichend belegt sind), werden diese als nicht förderfähig betrachtet und abgelehnt (siehe Article 27). Darüber hinaus (oder wenn keine Auswirkungen auf bestimmte Kosten oder Beiträge bestehen) kann die Finanzhilfe gekürzt werden (siehe Article 28).