Personnel Costs — Employees (Article 6.2.A.1)

6.2 Besondere Förderfähigkeitsbedingungen für jede Budgetkategorie Für jede Budgetkategorie gelten die folgenden besonderen Förderfähigkeitsbedingungen:

1. Besondere Förderfähigkeitsbedingungen für jede Budgetkategorie Article 6.2 bezieht sich auf besondere Förderfähigkeitsbedingungen, die je Budgetkategorie gelten.

Alle Programme folgen grundsätzlich dem Basissatz gemeinsamer Budgetkategorien aus dem General MGA (A. Personal, B. Unterauftragsvergabe, C. Anschaffungen und D. Sonstiges). Allerdings verwenden nicht alle Programme sämtliche Kostenkategorien, und einige Programme können besondere/zusätzliche Budgetkategorien aufweisen.

Die Förderfähigkeitsbedingungen für alle derzeit verwendeten Budgetkategorien werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Eine konsolidierte Liste von Förderfähigkeitsfragen in Bezug auf besondere Situationen/rechtliche Rahmenbedingungen in einzelnen Ländern finden Sie im AGA — Liste länderspezifischer Fragen.

Direkte Kosten

A.1 Beschäftigte (alle Programme außer SMP ESS, CUST/FISC)

Die Referenz für nationale Projekte ist die im nationalen Recht, in Tarifverträgen oder in schriftlichen internen Vorschriften des Begünstigten festgelegte Vergütung, die für die Arbeit in aus nationalen Programmen finanzierten Projekten gilt.

— Berechnung

1.1 Was? Sofern im Rahmen der Finanzhilfevereinbarung förderfähig (alle Programme außer SMP ESS, CUST/FISC oder wenn in den Ausschreibungsbedingungen als nicht förderfähig erklärt), können die Begünstigten/verbundenen Einrichtungen „Kosten für Beschäftigte oder Gleichgestellte" abrechnen.

Diese Budgetkategorie umfasst die Kosten für Beschäftigte oder Gleichgestellte, die in der Maßnahme tätig waren, d. h. Personen, die auf Grundlage eines Arbeitsvertrags oder eines gleichwertigen Ernennungsakts für den Begünstigten arbeiten.

„Gleichwertiger Ernennungsakt" bezeichnet die Ernennungsakte von Beamten (die keine Arbeitsverträge unterzeichnen, sondern eine offizielle Ernennung für ihre Stellen erhalten).

NUR Kosten für Personal, das der Maßnahme zugewiesen ist (d. h. das gemäß internen schriftlichen Weisungen, dem Organigramm oder einer anderen dokumentierten Managemententscheidung für das Projekt arbeitet), können förderfähig sein.

Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Die ordnungsgemäß unterzeichnete monatliche Erklärung der im Projekt geleisteten Arbeitstage (siehe Article 20) ODER zuverlässige Zeitaufzeichnungen stellen in der Regel einen ausreichenden Nachweis der Zuweisung zur Maßnahme dar — es sei denn, es liegen andere gegenteilige Nachweise vor (z. B. geht aus dem Arbeitsvertrag hervor, dass die Person eingestellt wurde, um an einem anderen Projekt zu arbeiten).

Was nicht? Kosten für Personen, die für den Begünstigten arbeiten, jedoch NICHT mit einem Arbeitsvertrag oder einem gleichwertigen Ernennungsakt (z. B. von einer Zeitarbeitsfirma gestelltes Personal, abgeordnetes Personal, selbständige Personen mit einem Direktvertrag mit dem Begünstigten).

1.2 Kosten für Beschäftigte (oder Gleichgestellte) sind wie folgt zu erklären:

− tatsächliche Personalkosten (Standardfall)

oder

− Stückkosten gemäß den üblichen Kostenrechnungspraktiken („durchschnittliche Personalkosten"; sofern die Option in der Finanzhilfevereinbarung vorgesehen ist; Option in HE, DEP, EDF, CEF, UCPM, HUMA).

1.3 Die Kosten für Beschäftigte (oder Gleichgestellte) müssen die in Article 6.2.A.1 festgelegten Förderfähigkeitsbedingungen erfüllen, insbesondere:

− die allgemeinen Bedingungen für die Förderfähigkeit von Kosten erfüllen (d. h. während der Laufzeit der Aktion angefallen, notwendig usw.; siehe Article 6.1(a) und (b)) und

− im Einklang mit dem nationalen Recht, dem Tarifvertrag und dem Arbeitsvertrag/gleichwertigen Ernennungsakt gezahlt werden.

Grundsätzlich können Sie für jede betroffene Person Folgendes einbeziehen:

− Festgehalt

− feste Zulagen, sofern es sich um unbedingte Ansprüche der betreffenden Person handelt (z. B. Familienzulage und Beiträge zu Krankenversicherungssystemen gemäß nationalem Recht, Beiträge zu betrieblichen Altersversorgungsplänen gemäß Tarifvertrag oder anderen verbindlichen Dokumenten wie Dienstvorschriften)

− variable Zulagen, z. B. Prämien, sofern:

− sie auf der Grundlage objektiver Bedingungen gezahlt werden, die mindestens in den internen Vorschriften des Begünstigten festgelegt sind

− sie in einheitlicher Weise gezahlt werden, z. B. nicht nur für durch EU-Finanzhilfen geförderte Aktionen, und

− gegebenenfalls den spezifischen Förderfähigkeitsbedingungen für Zusatzzahlungen unterliegen (siehe spezifische Fälle unten)

− Sozialversicherungsbeiträge (obligatorische Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge)

− an die Vergütung geknüpfte Steuern (z. B. Lohnsteuereinbehalt)

− sonstige Kosten und Zahlungen im Zusammenhang mit der Vergütung, sofern diese gerechtfertigt sind und gemäß den üblichen Vergütungspraktiken des Begünstigten als Personalkosten verbucht werden (z. B. Sachleistungen wie ein für die private Nutzung zur Verfügung gestellter Dienstwagen, Essensgutscheine, Rückstellungen für unbedingte Abfindungszahlungen, die nach nationalem Recht oder anderen verbindlichen Dokumenten wie Tarifverträgen oder sonstigen verbindlichen Dokumenten wie Dienstvorschriften vorgeschrieben sind).

Sie dürfen NICHT einbeziehen:

− jeglicher Teil der Vergütung, der für Sie keine tatsächlichen Kosten dargestellt hat (z. B. Gehälter, die im Falle von Langzeiterkrankung oder Mutterschaftsurlaub von einem Sozialversicherungssystem oder einer privaten Versicherung erstattet wurden)

− Dividendenzahlungen an Beschäftigte (Gewinnausschüttung in Form von Dividenden)

− variable Zulagen, die auf kommerziellen Zielvorgaben oder Zielvorgaben für die Mittelbeschaffung basieren (da sie weder im Zusammenhang mit der Arbeit der Maßnahme angefallen noch für deren Durchführung erforderlich sind)

− willkürliche Prämien (d. h. Prämien, die nicht auf der Grundlage objektiver Bedingungen gezahlt werden, die zumindest in den internen Vorschriften des Begünstigten festgelegt sind, oder Prämien, die nicht in einheitlicher Weise gezahlt werden)

− Prämien, die von der Budgetverfügbarkeit des jeweiligen Projekts abhängen (z. B. nur gezahlt werden, wenn im Budget eines Projekts Restmittel vorhanden sind).

„Objektive Bedingungen" sind Bedingungen, die es ermöglichen zu bestimmen, wer (z. B. welche Kategorie von Beschäftigten) wie viel (z. B. 5 € extra pro Stunde, 10 % zusätzliches Gehalt in jedem Monat vollständiger Widmung) in welchen Fällen erhält (z. B. Arbeitszeit als leitender Forscher in Kooperationsprojekten; ein unparteiisches und transparentes Bewertungsverfahren zur Leistungsbeurteilung).

1.4 Berechnung der Personalkosten. In den meisten Fällen müssen Sie Ihre Personalkosten für die Maßnahme wie folgt berechnen:

{Personalkosten} = {Tagesäquivalente} × {Tagessatz}

Pro Person für jeden Berichtszeitraum zu berechnen.

{Tagesäquivalente}: Bis zu einem maximal angebbaren Wert von: {((215 / 12) multipliziert mit der Anzahl der Monate innerhalb des Berichtszeitraums) multipliziert mit dem Arbeitszeitfaktor}

{Tagessatz}: {tatsächliche Personalkosten während der Monate innerhalb des Berichtszeitraums} geteilt durch {maximal angebbare Tagesäquivalente}

Sie müssen diese Berechnungen in der Regel einmal pro Berichtszeitraum (RP)6 für jede Person durchführen, die in der Maßnahme gearbeitet hat.

Für bestimmte Fälle, wie z. B. projektbezogene Vergütung oder durchschnittliche Personalkosten, können je nach den im Finanzhilfevertrag geltenden Optionen Anpassungen erforderlich sein (siehe nachstehend die Sonderfälle). Prüfen Sie das Datenblatt Ihres Finanzhilfevertrags, ob besondere Optionen gelten.

Hinsichtlich der Berechnung der für die Maßnahme geleisteten Tagesäquivalente:

Es handelt sich um die Summe der tatsächlich für die Maßnahme geleisteten Tagesäquivalente, gerundet auf den nächsten halben Tag, und erfasst in den monatlichen Erklärungen oder in Ihrem Zeiterfassungssystem (sofern Sie über ein zuverlässiges Zeiterfassungssystem verfügen, in dem Sie zumindest die gesamte tatsächlich für die Maßnahme geleistete Arbeitszeit erfassen).

Einzelheiten zu den Erklärungen und zur Umrechnung Ihrer Arbeitszeit für die Maßnahme in Tagesäquivalente finden Sie in den Erläuterungen zu Article 20.

Alternativ kann die Berechnung für jedes Kalenderjahr innerhalb des Berichtszeitraums separat erfolgen, sofern dies einheitlich angewandt wird. In diesem Fall ist die in den Formeln genannte „Anzahl der Monate innerhalb des Berichtszeitraums" als die Anzahl der Monate des jeweiligen Kalenderjahres zu verstehen, die innerhalb des Berichtszeitraums liegen.

Horizontale 215-Tage-Obergrenze

Bei Arbeit an mehreren Maßnahmen pro Jahr darf die Gesamtzahl

Hinsichtlich der maximal anrechenbaren Tagesäquivalente:

Um den Tagessatz zu berechnen, müssen Sie zunächst die maximal deklarierbaren Tagesäquivalente bestimmen. Da Sie nicht mehr als 100 % Ihrer Personalkosten deklarieren dürfen, ist die Anzahl der deklarierbaren Tagesäquivalente in jedem Berichtszeitraum gedeckelt. Die maximal deklarierbaren Tagesäquivalente für jeden Berichtszeitraum werden wie folgt berechnet:

{((215 / 12) multipliziert mit der Anzahl der Monate [in denen die Person beschäftigt ist] innerhalb des Berichtszeitraums) multipliziert mit dem Arbeitszeitfaktor [z. B. 1 für Vollzeit, 0,5 für 50 % Teilzeit usw.]}

Sie runden auf oder ab auf das nächste halbe Tagesäquivalent.

Beispiele: Der Berichtszeitraum läuft vom 01/01/2022 bis 30/06/2022 (6 Monate): Vollzeitfall: Die Person ist eine unbefristet vollzeitbeschäftigte Mitarbeiterin, eingestellt im Jahr 2020. Die Höchstzahl der Tagesäquivalente, die in der Tagessatzformel zu verwenden wäre, beträgt: ((215 / 12) x 6 [Monate]) x 1 [Vollzeit] = 107,5 Teilzeitfall: Die Person ist eine unbefristet zu 50 % teilzeitbeschäftigte Mitarbeiterin, eingestellt im Jahr 2020. Die Höchstzahl der Tagesäquivalente, die in der Tagessatzformel zu verwenden wäre, beträgt: ((215 / 12) x 6) x 0,5 [für 50 % Teilzeit] = 54 Fall einer Neueinstellung: Die Person ist eine zu 50 % teilzeitbeschäftigte Mitarbeiterin, eingestellt am 1/06/2022. Die Höchstzahl der Tagesäquivalente, die in der Tagessatzformel zu verwenden wäre, beträgt: ((215 / 12) x 1 [nur Juni 2022]) x 0,5 = 9

Die Anzahl der für die Berechnung herangezogenen Monate entspricht entweder der Länge des Berichtszeitraums oder der Dauer der Beschäftigung der Person während dieses Berichtszeitraums, sofern letztere kürzer ist (z. B. wenn die Person neu eingestellt wird oder zu einem beliebigen Zeitpunkt während des Berichtszeitraums nicht mehr beschäftigt ist).

Beispiel

Im Berichtszeitraum vom 01/01/2022 bis zum 31/03/2023 (d. h. 15 Monate) stellen Sie eine neue Person ein, die am 16/01/2023 in Vollzeit beginnt, wobei im Berichtszeitraum noch 2,5 Monate verbleiben. Die Anzahl der Monate für die Berechnung der maximal deklarierbaren Tagesäquivalente beträgt demnach 2,5, nicht 15. Die maximale Anzahl deklarierbarer Tagesäquivalente beträgt ((215/12) x 2,5) x 1 = 45 [gerundet auf das nächste halbe Tagesäquivalent].

Für die Zwecke aller Personalkostenberechnungen wird ein Monat mit 30 Tagen angesetzt.

Beispiel

Im Berichtszeitraum vom 01/05/2022 bis zum 31/03/2023 berechnen Sie die Anzahl der Monate, die zu verwenden ist, wenn ein Beschäftigter vom 05/05/2022 bis zum 20/10/2022 eingestellt ist: - Mai: 26 Tage ab dem Tag der Einstellung, d. h. 26 / 30 = 0,87 Monate - Juni-September: 4 Monate - Oktober: 20 Tage bis zum Ende der Beschäftigung, d. h. 20 / 30 = 0,67 Monate Das ergibt für die Person im Berichtszeitraum: (26 / 30) + 4 + (20 / 30) = 5,54 Monate.

Ändert sich der Arbeitszeitfaktor der Person während des Berichtszeitraums (z. B. ein Wechsel von Teilzeit zu Vollzeit, Vertragsänderung), berechnen Sie die maximal deklarierbaren Tagesäquivalente getrennt für die Monate vor und nach dieser Änderung der Bedingungen und addieren sie anschließend, um die maximal deklarierbaren Tagesäquivalente für den Berichtszeitraum zu berechnen.

Beispiel:

Im Berichtszeitraum vom 01/01/2022 bis zum 31/03/2023 arbeiten Sie in 2022 in Vollzeit und in 2023 zu 50 % in Teilzeit. Sie berechnen die maximal deklarierbaren Tagesäquivalente getrennt für 2022 und 2023 (da sich die Bedingungen geändert haben). 12 Monate Vollzeitarbeit: ((215 / 12) x 12) x 1 = 215 3 Monate Teilzeitarbeit: ((215 / 12) x 3) x 0.5 = 26,88 Gesamt: Die maximal deklarierbaren Tagesäquivalente für den Berichtszeitraum betragen daher 215 + 26,88 = 242 (gerundet auf das nächste halbe Tagesäquivalent).

Zur Berechnung des Tagessatzes:

Sie müssen für den Berichtszeitraum einen Tagessatz pro Person berechnen. Hierzu müssen Sie (unabhängig von der Situation, d. h. Vollzeit, Teilzeit, anteilige Beschäftigung usw.) folgende Formel verwenden:

{tatsächliche Personalkosten während der Monate innerhalb des Berichtszeitraums}

geteilt durch

{maximal deklarierbare Tageäquivalente}

Die tatsächlichen Personalkosten für die Person sind die förderfähigen Kosten, die in Übereinstimmung mit Ihrer üblichen Kostenrechnungspraxis in Ihren (gesetzlichen) Büchern bis zum Ende des Berichtszeitraums, für den Sie den Tagessatz berechnen, erfasst wurden.

Beispiel

Für einen Berichtszeitraum vom 01/01/2022 bis zum 31/03/2023 berücksichtigen Sie zur Berechnung des Tagessatzes (den Sie auf die Tage anwenden, an denen die Person in der Maßnahme vom 01/01/2022 bis zum 31/03/2023 gearbeitet hat) die gesamten Personalkosten der Person, die in Ihrer gesetzlichen Buchführung für die 12 Monate in 2022 und die 3 Monate in 2023 (Januar, Februar und März) erfasst sind.

Sofern gemäß den oben beschriebenen Bedingungen die Personalkosten jeden Bestandteil umfassen können, der nach nationalem Recht, dem Arbeitsvertrag oder einem vergleichbaren Rechtsakt gesetzlich vorgeschrieben ist. Neben Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen kann dies beispielsweise auch das dreizehnte Monatsgehalt, Weihnachtsgeld usw. umfassen. Diese Personalkosten können auch Zusatzzahlungen für der Maßnahme zugewiesenes Personal umfassen (einschließlich Zahlungen auf der Grundlage von Zusatzverträgen unabhängig von deren Art), sofern dies Ihrer üblichen Vergütungspraxis für die geforderte Art der Arbeit oder Fachkenntnis entspricht und auf objektiven Kriterien beruht, die unabhängig von der Finanzierungsquelle angewandt werden (d. h. nicht ausschließlich für die einzelne EU-Finanzhilfe).

Beispiel

Im Berichtszeitraum vom 01/12/2021 bis zum 31/05/2023 (18 Monate) arbeitet die Person vom 01/12/2021 bis zum 31/05/2022 zu 50 % in Teilzeit (6 Monate) und danach in Vollzeit (12 Monate). Sie berechnen die maximal deklarierbaren Tagesäquivalente und den Tagessatz für den Berichtszeitraum wie folgt: Maximal deklarierbare Tagesäquivalente: Aufgrund des Wechsels von Teilzeit- zu Vollzeitarbeit müssen Sie die deklarierbaren Tagesäquivalente getrennt für den Zeitraum vom 01/12/2021 bis zum 31/05/2022 und danach berechnen. Die Berechnung für die 6 Monate Teilzeitarbeit ergibt ((215 / 12) x 6) x 0.5 = 53.75 für die Teilzeit, die Sie zum Ergebnis der Berechnung für den 12-monatigen Vollzeitzeitraum addieren müssen, welches 215 beträgt (d. h. ((215 / 12) x 12) x 1); die maximale Anzahl deklarierbarer Tagesäquivalente für den Berichtszeitraum beträgt 53.75 + 215 = 269 (gerundet auf das nächste halbe Tagesäquivalent). Tagessatz: Nach Berücksichtigung aller förderfähigen Elemente (Gehalt zuzüglich Sozialabgaben und Steuern usw.) haben Sie in Ihrer Buchführung förderfähige Gesamtkosten in Höhe von EUR 15 000 Personalkosten für 6 Monate Teilzeitarbeit und EUR 60 000 für 12 Monate Vollzeitarbeit erfasst, bei Gesamtkosten von EUR 75 000. Der Tagessatz für die Person wird berechnet, indem die Personalkosten für die 18 Arbeitsmonate innerhalb des Berichtszeitraums durch die maximal deklarierbaren Tagesäquivalente geteilt werden, d. h. EUR 75 000 geteilt durch 269 = EUR 278.81 Tagessatz.

Für Personalkosten im Zusammenhang mit der Erstellung und Einreichung der Abschlussberichte, die nach der Laufzeit der Maßnahme anfallen (z. B. im Zusammenhang mit der Teilnahme an einer Projektprüfung oder der Erstellung eines Abschlussberichts; siehe Article 6.1), ist der Tagessatz des letzten Berichtszeitraums heranzuziehen. Die zusätzlichen Tage sind einfach zu den im letzten Berichtszeitraum erklärten Tagen hinzuzurechnen; es ist NICHT erforderlich, einen gesonderten Tagessatz dafür zu berechnen. Der Schwellenwert der

maximal erklärungsfähigen Tagesäquivalente (siehe Article 6.2.A.1) gilt jedoch NICHT für die zusätzlichen Tage.

Sonderfälle (Kosten für Beschäftigte oder Gleichgestellte (A.1)):

Telearbeit

Telearbeitstage werden anerkannt, wenn:

− der Zuwendungsempfänger über klare Regelungen verfügt, die Telearbeit ermöglichen, und

− die im Rahmen der Telearbeit geleisteten Tage mit diesen Regelungen im Einklang standen (beispielsweise: sie überschritten nicht die nach den Regelungen des Zuwendungsempfängers maximal zulässigen Telearbeitstage).

Vertragsendeabfindungen während der Aktion

Wenn das Arbeitsverhältnis einer Person, die

Beispiel

6 Monate nach Beginn des zweiten Berichtszeitraums (beide RP von 12 Monaten) einer Aktion beendet eine Vollzeitkraft, die insgesamt 154 Tagesäquivalente für die Aktion gearbeitet hat, ihr Beschäftigungsverhältnis und hat Anspruch auf eine Vertragsendeabfindung in Höhe von EUR 10 750. Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter hat diese Abfindung über 5 Jahre (60 Monate) Beschäftigung angesammelt. Sie haben festgestellt, dass 3000€ davon auf die Beschäftigungszeit während der Aktion entfallen (unter Berücksichtigung z. B. von Gehaltsänderungen, Abfindungsbedingungen, Arbeitszeit usw.). Um den der Finanzhilfe zurechenbaren Anteil der Abfindung zu ermitteln, teilen Sie zunächst EUR 3000 Abfindung (entsprechend der Beschäftigungszeit während der Aktion) durch die maximal meldebaren Tagesäquivalente der Person während der Aktion, d. h. {EUR 3000 geteilt durch (215 [maximal meldebare Tagesäquivalente RP1] + 107,5 [maximal meldebare Tagesäquivalente RP2])} = EUR 9,30 pro meldebares Tagesäquivalent. Anschließend multiplizieren Sie den Abfindungsbetrag pro Tagesäquivalent mit den tatsächlich für die Aktion geleisteten Tagesäquivalenten, d. h. EUR 9,30 x 154 [für die Aktion geleistete Tagesäquivalente in RP1+RP2] = EUR 1432,20.

Elternzeit (Option in HE, HUMA)

Wenn diese Option in der Finanzhilfevereinbarung aktiviert ist,

Beispiel

In einem Berichtszeitraum vom 01/12/2021 bis 31/01/2023 (14 Monate) nimmt eine Vollzeitkraft, die Vollzeit an der Aktion arbeitet, nach der Geburt eines Kindes vier Monate Elternzeit, d. h. 71,67 Tagesäquivalente (d. h. {((215/12) x 4 [Monate in Elternzeit]) x 1 [vertraglicher Arbeitszeitfaktor]}). Die maximale Anzahl meldebarer Tagesäquivalente für den Berichtszeitraum wird wie folgt berechnet: {((215/12) x 14 [Monate]) x 1} minus 71,67 Tagesäquivalente der Elternzeit = 179,16, gerundet auf 179 maximal meldebare Tagesäquivalente für den Berichtszeitraum.

Sie verwenden diese Zahl (179) zur Berechnung des Tagessatzes, d. h. (tatsächliche Personalkosten während des Berichtszeitraums) geteilt durch 179.

Mehrere parallele oder aufeinanderfolgende Verträge

Wenn eine Person mit mehr als einem

Verträge ohne festes Gehalt/feste Stundenzahl — Die maximale Anzahl meldebarer Tagesäquivalente für Beschäftigte, die in ihrem Vertrag kein festes Gehalt und keine feste Arbeitszeit vereinbart haben, sondern nur einen Stundensatz (sofern nach geltendem Recht zulässig und nicht unter andere Kostenkategorien fallend, z. B. SME-Eigentümer, Unteraufträge), kann wie folgt berechnet werden:

{((Gesamtvergütung, die dem Beschäftigten im Berichtszeitraum gezahlt wurde) geteilt durch (im Arbeitsvertrag festgelegter Stundensatz)) geteilt durch 8 [Standard-Tagesumrechnungsfaktor]}

Beispiel

Eine Person hat keine feste Arbeitszeit und kein festes Gehalt im Vertrag festgelegt, jedoch ist im Vertrag angegeben, dass die Person EUR 10/Stunde verdient, wenn sie zur Ausführung einer bestimmten Aufgabe herangezogen wird. Im Rahmen des Vertrags haben Sie der Person im Berichtszeitraum EUR 7000 gezahlt. Die maximal meldebaren Tagesäquivalente betragen = EUR 7000 / 10 [Stundensatz] / 8 = 87,5 für den Berichtszeitraum.

Von einem Zeitarbeitsunternehmen gestelltes Personal

Solches Personal kann NICHT unter dieser

Projektbezogene Vergütung (Option in HE)

Wenn diese Option in der Finanzhilfe-

Bitte beachten Sie, dass es für Horizon Europe insgesamt drei verschiedene Methoden zur Berechnung des Tagessatzes gibt: Fall 1A: Beschäftigte mit fester Vergütung, d. h. gleiche Vergütung unabhängig davon, ob sie an bestimmten Projekten beteiligt sind oder nicht (tatsächliche Kosten; Standardfall, siehe 2.1.4 oben). Fall 1B: Beschäftigte, deren Vergütung durch Zusatzzahlungen steigt, je nachdem, ob sie in bestimmten Projekten arbeiten (tatsächliche Kosten; Sonderfall „projektbezogene Vergütung", dieser Abschnitt). Fall 2: Begünstigte, die Personalkosten als Einheitskosten gemäß ihren üblichen Kostenrechnungspraktiken melden (Einheitskosten; Sonderfall „durchschnittliche Personalkosten", siehe nächsten Sonderfall unten).

Die projektbezogene Vergütung (Fall 1B) ist für Beschäftigte (oder Gleichgestellte) anzuwenden, deren Vergütungsniveau (Tagessatz, Stundensatz) steigt, wenn und weil der Beschäftigte in (EU-, nationalen oder sonstigen) Projekten arbeitet.

Beispiel

Eine Beschäftigte bzw. ein Beschäftigter, die bzw. der eine Prämie oder einen neuen Vertrag mit einer höheren Gehaltsstufe für die Arbeit in einem Projekt erhält.

Beschäftigte, deren Gehalt sich bei der Arbeit in Projekten nicht erhöht, fallen unter Fall 1A (nicht Fall 1B); auch wenn:

− der Arbeitsvertrag ausdrücklich zur Mitarbeit an der Maßnahme geschlossen wurde oder

− der die Arbeit an der Maßnahme abdeckende Vertrag zusätzlich zum Hauptvertrag mit dem Beschäftigten besteht, jedoch das gleiche Vergütungsniveau wie der Hauptvertrag aufweist (d. h. gleicher Stunden-/Tagessatz) oder

− ein Teil der Arbeit an der Maßnahme während Überstunden geleistet wurde und die Überstunden zu einem höheren Satz vergütet werden, der sich aus nationalem Recht, einem Tarifvertrag oder dem Arbeitsvertrag ergibt, sofern dieser höhere Satz nicht von Projekten abhängt.

Für die projektbezogene Vergütung (Fall 1B) ist der Tagessatz wie folgt zu berechnen:

Schritt 1 — Berechnung des Tagessatzes der Maßnahme gemäß Fall 1B je Person:

{tatsächliche Personalkosten für die Arbeit an der Maßnahme [einschl. projektbezogener Zusatzzahlungen, Prämien, erhöhtem Gehalt usw.] während der Monate innerhalb des Berichtszeitraums}

geteilt durch

{Tageäquivalente, die die Person im Rahmen der Aktion während der Monate innerhalb des Berichtszeitraums geleistet hat}

Für die Berechnung des Tagessatzes der Aktion können Sie dieselben Elemente in die Personalkosten einbeziehen wie in Fall 1A für den Tagessatz PLUS alle von Ihnen gezahlten Zulagen, die durch die Teilnahme an der Aktion ausgelöst wurden (auch wenn diese Zulagen nicht auf objektiven Bedingungen beruhten). Zulagen, die durch die Teilnahme der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters an anderen Projekten ausgelöst wurden, sind auszuschließen.

Schritt 2

Vergleichen Sie den Tagessatz der Maßnahme mit dem nationalen Projekttagessatz, d. h. dem (theoretischen) Tagessatz, den Sie der Person für die Arbeit in nationalen Projekten gemäß Ihren üblichen Vergütungspraktiken zahlen würden. Der für die Finanzaufstellung der EU-Finanzhilfe zu verwendende Tagessatz ist der niedrigere der beiden. Mit anderen Worten: Wenn der Tagessatz der Maßnahme höher ist als der nationale Projekttagessatz, müssen Sie für diesen Berichtszeitraum den nationalen Satz verwenden.

„Nationale Projekte" sind im weiten Sinne zu verstehen, d. h. alle Arten von Projekten, die im Rahmen jeglicher Art nationaler (öffentlicher oder privater) Förderprogramme finanziert werden, einschließlich Projekte, die durch EU-Mittel kofinanziert werden, die von EU-Mitgliedstaaten verwaltet werden (z. B. Regionalfonds, Agrar- und Fischereifonds). Hiervon ausgenommen sind EU-Finanzhilfen im Sinne der Finanzhilfevereinbarung, d. h. Maßnahmen, die von der EU-Kommission, EU-Exekutivagenturen oder anderen Fördereinrichtungen finanziert werden und nicht als nationale Projekte gelten.

Der (theoretische) nationale Projekttagessatz ist wie folgt zu berechnen:

{theoretische Personalkosten für vergleichbare Arbeiten in einem nationalen Projekt über dieselbe Anzahl von Monaten wie der Berichtszeitraum}

geteilt durch

{maximal deklarierbare Tageäquivalente}

Die Vergütung, auf die die Person für Arbeiten in nationalen Projekten Anspruch hätte, ist zu bestimmen:

− entweder durch regulatorische Anforderungen (wie nationales Recht oder Tarifverträge)

− oder durch Ihre schriftlichen internen Vergütungsregelungen.

Wenn die regulatorischen Anforderungen oder Ihre schriftlichen internen Vergütungsregelungen:

− eine Bonusspanne (z. B. zwischen 500 und 1000; zwischen 10 % und 50 %) oder eine Höchstgrenze (z. B. bis zu 50) anstelle eines genauen Betrags pro Tag oder pro Stunde vorsehen, so ist die Vergütung, auf die die Person Anspruch hätte (nationaler Projekttagessatz), der Durchschnitt der Vergütung, die die Person für Arbeiten in nationalen Projekten im vollständigen Jahr vor dem Ende des Berichtszeitraums (z. B. Kalender-, Finanz- oder Geschäftsjahr, je nach den üblichen Kostenrechnungspraktiken des Begünstigten) erhalten hat, für das Daten verfügbar sind (siehe weiter unten).

Beispiel

Hat der Begünstigte den Aktionstagessatz für einen 18-monatigen Berichtszeitraum vom 01/09/2021 bis zum 28/02/2023 berechnet, so könnte der Durchschnitt der Vergütung, die die Person für Arbeiten in nationalen Projekten erhalten hat, auf der Grundlage der Daten des vollständigen Kalenderjahres 2022 berechnet werden (sofern verfügbar, andernfalls des Jahres 2021 oder des letzten verfügbaren Kalender-, Finanz- oder Geschäftsjahres vor 2021).

− unterschiedliche Vergütungsniveaus je nach Personalkategorie vorsehen, entspricht die Vergütung, auf die die Person Anspruch hätte, derjenigen der Kategorie, der die Person angehört

− unterschiedliche Vergütungsniveaus je nach Art der national finanzierten Projekte (und/oder der Art der Arbeiten innerhalb dieser Projekte) vorsehen, entspricht die Vergütung, auf die die Person Anspruch hätte, derjenigen, die für die Art des Projekts (und/oder der Arbeiten) gilt, die der Aktion am nächsten kommt

− sich während des Berichtszeitraums ändern, entspricht die Vergütung, auf die die Person Anspruch hätte, derjenigen, die für den größeren Teil dieses Berichtszeitraums galt.

Wenn es keine regulatorischen Anforderungen gibt und Sie keine internen Regelungen haben, die objektive Bedingungen festlegen, anhand derer der nationale Projekttagessatz bestimmt werden kann, Sie aber nachweisen können, dass es Ihrer üblichen Praxis entspricht, Zulagen für Arbeiten in nationalen Projekten zu zahlen, entspricht der nationale Projekttagessatz dem Durchschnitt der Vergütung, die die Person im letzten vollständigen Jahr (Kalender-, Geschäfts- oder Steuerjahr, siehe oben) vor dem Ende des Berichtszeitraums für Arbeiten in nationalen Projekten erhalten hat, berechnet wie folgt:

{(gesamte Personalkosten der Person im letzten vollständigen Jahr) minus (Vergütung, die für EU-Aktionen während dieses vollständigen Jahres gezahlt wurde)}

geteilt durch

{215 minus (Tage, die in diesem vollständigen Jahr in EU-Maßnahmen gearbeitet wurden)}

„EU-Maßnahmen" sind EU-Finanzhilfen gemäß der Definition in der Finanzhilfevereinbarung (d. h. vergeben von EU-Organen, -Einrichtungen, -Ämtern oder -Agenturen, einschließlich EU-Exekutivagenturen, EU-Regulierungsagenturen, EDA, gemeinsamen Unternehmen).

„Gesamtpersonalkosten" umfassen alle Arten von Verträgen mit der Person, die gemäß Article 6.2.A als Personalkosten gelten.

Wenn die Person während des letzten Bezugszeitraums nur in EU-Finanzhilfen gemäß der Definition in der Finanzhilfevereinbarung für den Begünstigten tätig war, müssen Sie den nationalen Projekttagessatz auf der Grundlage des Vorjahres (oder des letzten Jahres, in dem die Person in einem nationalen Projekt tätig war) berechnen.

Handelt es sich bei der Person um einen neuen Beschäftigten, der im Berichtszeitraum eingestellt wurde, so entspricht ihr nationaler Projekttagessatz, berechnet nach der oben genannten Formel, demjenigen des Beschäftigten, dessen Grundgehalt (Gehalt ohne Boni) dem Gehalt dieser Person am ähnlichsten ist.

Durchschnittliche Personalkosten (Option in HE, DEP, CEF, EDF, UCPM, HUMA,) — Wenn diese Option in der Finanzhilfevereinbarung aktiviert ist, können Begünstigte, die im Rahmen ihres analytischen Kostenrechnungssystems durchgehend Durchschnittssätze für ihr Personal berechnen, diese Durchschnittssätze für den Tagessatz verwenden.

Sie können diese Methode verwenden, sofern:

− der Tagessatz auf der Grundlage der tatsächlich in Ihrer Buchführung erfassten Personalkosten berechnet wird, unter Ausschluss nicht förderfähiger Kosten oder bereits in anderen Budgetkategorien enthaltener Kosten (keine Doppelfinanzierung derselben Kosten)

Daher müssen Sie möglicherweise Ihre übliche Methodik anpassen, um Folgendes auszuschließen:

− Kosten, die im Rahmen der Finanzhilfevereinbarung nicht förderfähig sind

Beispiel

Der Tagessatz gemäß den üblichen Kostenrechnungspraktiken des Begünstigten enthält Steuern, die nicht an die Vergütung geknüpft sind. Diese Steuern sind nicht förderfähig und müssen bei der Berechnung der Tagessätze für die Maßnahme herausgerechnet werden.

− Kosten, die bereits in anderen Budgetkategorien enthalten sind

Beispiel

Begünstigte, deren Kostenrechnungspraktiken für Personalkosten indirekte Kosten beinhalten. Indirekte Kosten müssen aus dem Kostenpool, der zur Berechnung des der Maßnahme belasteten Tagessatzes herangezogen wird, herausgerechnet werden, da indirekte Kosten mittels eines Pauschalsatzes geltend zu machen sind. Personalkosten dürfen keine indirekten Kosten enthalten.

Wenn Ihre übliche Methodik budgetierte oder geschätzte Elemente enthält, können wir diese nur akzeptieren, wenn sie:

− relevant sind (d. h. eindeutig mit Personalkosten zusammenhängen)

− in angemessener Weise verwendet werden (d. h. bei der Berechnung keine wesentliche Rolle spielen)

− objektiven und überprüfbaren Informationen entsprechen (d. h. ihre Grundlage klar definiert ist und Sie nachweisen können, wie sie berechnet wurden)

Beispiel

Berechnung durchschnittlicher Tagessätze für 2021 unter Verwendung von Gehaltsabrechnungsdaten des Jahres 2020 und deren Erhöhung durch Hinzurechnung des VPI (Verbraucherpreisindex), an den die Grundgehälter indexiert sind.

− Sie Ihre Kostenrechnungspraktiken in konsistenter Weise anwenden, auf der Grundlage objektiver Kriterien, die im Falle einer Überprüfung, Kontrolle, Prüfung oder Untersuchung nachprüfbar sein müssen. Dies müssen Sie unabhängig davon tun, wer die Maßnahme finanziert.

Dies bedeutet nicht, dass die Kostenrechnungspraktiken für alle Ihre Beschäftigten, Abteilungen oder Kostenstellen identisch sein müssen. Wenn Ihre üblichen Kostenrechnungspraktiken beispielsweise unterschiedliche Berechnungsmethoden für festangestelltes Personal und Zeitpersonal vorsehen, ist dies zulässig. Sie dürfen jedoch nicht auf Ad-hoc-Basis unterschiedliche Methoden für bestimmte Maßnahmen, Projekte oder Personen anwenden.

Beispiel: zulässig

Für Forschende werden individuelle (tatsächliche) Personalkosten verwendet, für technisches Hilfspersonal werden durchschnittliche Personalkosten (Stückkosten, die gemäß den üblichen Kostenrechnungspraktiken des Begünstigten berechnet werden) verwendet. Beispiel (unzulässig): Durchschnittliche Personalkosten werden nur zur Berechnung der Kosten in extern finanzierten Projekten verwendet.

Wenn es Ihrer üblichen Kostenrechnungspraxis entspricht, Stundensätze anstelle von Tagessätzen zu berechnen, müssen Sie den Stundensatz wie folgt in einen Tagessatz umrechnen:

Tagessatz = Stundensatz x 8

Alternative: Wenn Sie über eine übliche Kostenrechnungspraxis verfügen, die die standardmäßige Anzahl der jährlichen produktiven Stunden eines Vollzeitbeschäftigten festlegt, können Sie alternativ mit der Stundenanzahl multiplizieren, die sich aus der folgenden Formel ergibt (anstatt mit 8):

{Der höhere Wert aus: (der standardmäßigen Anzahl der jährlichen produktiven Stunden eines Vollzeitbeschäftigten gemäß Ihrer Praxis) ODER (90 % der standardmäßigen jährlichen Arbeitsstunden eines Vollzeitbeschäftigten)} geteilt durch

[…Formel im Quelltext unvollständig extrahiert; die vollständige Nennerformel entnehmen Sie bitte dem offiziellen AGA-PDF]