Verwendung der EMDESK API zum Abrufen von Ausgabendaten

Die Workspace-API ermöglicht den Lesezugriff auf Ihre Spesenabrechnungen über einen sicheren Endpunkt. Sie können sich über Berichterstellungstools wie Microsoft Excel, Google Sheets oder Ihre eigenen Dashboards mit der API verbinden.

In diesem Artikel:

• Generieren und kopieren Sie Ihren API-Schlüssel
• Daten in Microsoft Excel abrufen (Power Query)
• Daten in Google Sheets abrufen (EMDESK-API)

API-Schlüssel generieren und kopieren

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemein → Workspace-API
2. Klicken Sie auf Neuen API-Schlüssel hinzufügen
3. Kopieren Sie den generierten Token (beginnt mit eyJ...) in Ihre Zwischenablage

Wählen Sie einen Endpunkt

Für Ausgaben verwenden Sie:

https://renaissance.api.emdesk.com/api/resource/actual-cost-entry

Dieser Endpunkt gibt eine Liste aller erfassten tatsächlichen Kosteneinträge zurück, einschließlich Feldern wie:

Die Authentifizierung erfolgt stets über:

Authorization: Bearer eyJ...(your API token)

Daten in Microsoft Excel abrufen (Power Query)

Sie können Excel direkt mit der EMDESK-API verbinden und Live-Ausgabedaten importieren. Dies funktioniert in Excel 365, 2019 oder 2016 mit Power Query (auch „Daten abrufen und transformieren” genannt).

Starten Sie eine neue Webabfrage

In Excel:

Es öffnet sich ein Dialogfeld. Klicken Sie auf „Erweitert“.

Geben Sie den API-Endpunkt und den Authentifizierungsheader ein

Im Abschnitt „URL-Teile“:

https://renaissance.api.emdesk.com/api/resource/actual-cost-entry

Im Abschnitt „HTTP-Anfrage-Header-Parameter“:

Klicken Sie auf „OK“.

Excel wird nun:

• Verbindung zum Endpunkt herstellen
• Ihr Token zur Authentifizierung verwenden
• die JSON-Daten abrufen
• den Power Query Editor öffnen

Wenn die Authentifizierung erfolgreich ist, sehen Sie entweder einen Datensatz, eine Liste oder eine Datenspalte.

Konvertieren Sie JSON in eine lesbare Tabelle

Im Power Query Editor:

1. Wenn der Inhalt als Datensatz angezeigt wird, klicken Sie auf „In Tabelle“ (Registerkarte „Start“).
2. Sie sehen wahrscheinlich Spalten wie „Daten“, „Zeitstempel“ oder „Status“.
3. Klicken Sie auf das Symbol zum Erweitern ↔ in der Datenspalte.

4. Im Dialogfeld „Erweitern“:

   Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Original-Spaltennamen als Präfix verwenden“.

5. Klicken Sie auf „OK“.

Sie sollten nun Ausgabenfelder wie die folgenden sehen:

Formatieren Sie Ihre Daten (optional, jedoch empfohlen)

Weisen Sie in Power Query die korrekten Datentypen zu:

Verwendung: Startseite → Datentyp

Laden Sie die Daten in Excel

Klicken Sie auf „Schließen und laden“

Ihre API-Daten werden nun in einem neuen Arbeitsblatt als formatierte Excel-Tabelle angezeigt.

Sie können nun:

✔ Filtern und sortieren

✔ Formeln oder Pivot-Tabellen verwenden

✔ Dashboards oder Diagramme erstellen

✔ Mit Ihrem Budget oder Ihrer Kostenaufstellung kombinieren

Ihre Daten jederzeit aktualisieren

So erhalten Sie aktualisierte Werte von EMDESK:

Excel stellt die Verbindung zur API wieder her und aktualisiert alle Zeilen automatisch.

🔍 Fehlerbehebung

Daten in Google Sheets abrufen (EMDESK-API)

Sie können Live-Ausgabedaten aus Ihrem EMDESK-Arbeitsbereich mithilfe von Apps Script direkt in Google Sheets importieren. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten und kann jederzeit wiederverwendet oder aktualisiert werden.

Öffnen Sie Apps Script

In Ihrer Google Tabelle:

Ein Code-Editor wird in einem neuen Tab geöffnet.

Fügen Sie das Skript ein

Löschen Sie den gesamten Inhalt des Editors und ersetzen Sie ihn durch das vollständige Skript unten:

const API_TOKEN = "eyJ0...Q"; // paste your API key from EMDESK
const API_ENDPOINT = "https://renaissance.api.emdesk.com/api/resource/actual-cost-entry";
const TARGET_SHEET = "ActualCostEntries";

function importEmdeskData() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheet = ss.getSheetByName(TARGET_SHEET);

  if (!sheet) {
    sheet = ss.insertSheet(TARGET_SHEET);
  }

  sheet.clearContents();

  const options = {
    method: "get",
    headers: {
      "Authorization": "Bearer " + API_TOKEN,
      "Accept": "application/json"
    },
    muteHttpExceptions: true
  };

  const response = UrlFetchApp.fetch(API_ENDPOINT, options);
  const status = response.getResponseCode();

  if (status < 200 || status >= 300) {
    sheet.getRange(1, 1).setValue("Error: " + status);
    sheet.getRange(2, 1).setValue(response.getContentText());
    return;
  }

  const json = JSON.parse(response.getContentText());

  if (!json.data || json.data.length === 0) {
    sheet.getRange(1, 1).setValue("No data returned");
    return;
  }

  const headers = Object.keys(json.data[0]);
  const rows = json.data.map(obj =>
    headers.map(field => obj[field])
  );

  rows.unshift(headers);
  sheet.getRange(1, 1, rows.length, headers.length).setValues(rows);
}

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu("EMDESK API")
    .addItem("Import Actual Cost Entries", "importEmdeskData")
    .addToUi();
}

Konfigurieren und speichern

Ersetzen Sie oben im Skript:

const API_TOKEN = "eyJ0...";

durch Ihren vollständigen API-Schlüssel von EMDESK (behalten Sie die Anführungszeichen bei).

Klicken Sie auf „Speichern“ und geben Sie Ihrem Skript einen Namen, z. B. „EmdeskImport“.

Autorisieren und ausführen

Klicken Sie in der Symbolleiste auf:

▶ importEmdeskData

Wenn Sie es zum ersten Mal ausführen, fordert Google Sie zur Erteilung von Berechtigungen auf:

Erlauben Sie den Zugriff für UrlFetchApp, damit Sheets eine Verbindung zur API herstellen kann.

Verwenden Sie das benutzerdefinierte Menü

Nachdem Sie die Tabelle gespeichert und neu geladen haben, wird ein neues Menü angezeigt:

EMDESK API → Tatsächliche Kosteneinträge importieren

Klicken Sie darauf – das Skript wird:

✔ Abrufen der Ausgabendaten aus EMDESK

✔ Das Blatt „ActualCostEntries” erstellen oder aktualisieren

✔ Alle Ausgabenfelder als Zeilen und Spalten einfügen

Aktualisieren der Daten

Sie können die Daten jederzeit aktualisieren:

Dadurch wird das Skript erneut ausgeführt und die Werte aus der API aktualisiert.

Optional – Automatische geplante Aktualisierung aktivieren

Sie können die Aktualisierung täglich, wöchentlich oder stündlich automatisieren:

Gehen Sie in Apps Script zu „Trigger“ → „Trigger hinzufügen“ und wählen Sie:

Die Daten werden nun automatisch aktualisiert.

Fehlerbehebung